Vous avez passé du temps à créer ce qui ressemble au plan de continuité d’activité parfait.
Vous avez même formé toutes les parties prenantes et vous êtes assuré que tous les employés clés savent exactement quoi faire à tout moment. Mais comment être sûr d’avoir un plan solide ?
Vraiment, vous ne pouvez pas le dire à moins d’avoir testé votre plan de continuité des activités pour vous donner une idée de ce à quoi ressemblerait une situation réelle.
Mais étant donné qu’aucun propriétaire d’entreprise n’attend qu’une catastrophe se produise pour pouvoir tester son plan de continuité des activités, il est nécessaire de trouver des moyens créatifs de tester le plan. Avant de discuter de certaines des stratégies de test que vous pouvez utiliser, il est important de réfléchir à la manière de planifier des tests de plan de continuité d’activité réussis.
Tout d’abord, vous devez décider de vos objectifs pour le test. Que comptez-vous réaliser exactement ? Et comment mesureriez-vous les performances ? Quels sont les résultats que vous attendez ? Vous devez répondre à ces questions importantes pour vous permettre de créer des exercices solides pour tester votre plan de continuité d’activité.
Cela permet également de réunir une équipe de conception de test pour votre plan de continuité d’activité. Cette équipe serait chargée d’étudier les principaux domaines de l’entreprise qui pourraient être touchés par une catastrophe d’urgence, puis de développer des missions expérimentales et théoriques pour aider à effectuer des tests de plan de continuité d’activité. Voici quelques façons créatives et intelligentes de tester votre plan de continuité des activités.
Comment tester votre plan de continuité d’activité
a. Tables rondes
Cela pourrait être fait en demandant aux employés clés ou aux intervenants de s’asseoir pour parler des scénarios de catastrophe potentiels et de la manière dont ils seraient gérés. C’est un moyen intelligent de s’assurer que chaque employé ou intervenant sait exactement quel est son rôle dans la reprise après sinistre et qu’il est effectivement capable de remplir ce rôle.
Vous pourriez continuer à former quelqu’un pour être un intervenant pendant des années et pourtant être profondément surpris lorsque la catastrophe se produit finalement, parce que la personne est sous-performante.
Pour éviter de telles situations, il est préférable de s’assurer que chacun comprend ce qu’on attend d’eux en démontrant verbalement comment il réagirait en cas de catastrophe critique et comment il jouerait son rôle dans le plan de continuité des activités.
b. Tester quelques variables
Lorsqu’un sinistre survient, il commence principalement par une situation qui affecte une petite partie de l’organisation, qui se propage ensuite et affecte l’ensemble de l’organisation. Par exemple, une petite brèche informatique peut s’avérer être un énorme désastre pour l’organisation si elle n’est pas vérifiée à temps.
Par conséquent, si vous souhaitez tester votre plan de continuité d’activité, vous pouvez créer une petite situation de test telle que paralyser l’accès à Internet de l’entreprise ou perturber délibérément le flux de travail, puis observer comment les employés y réagiraient. N’oubliez pas non plus de comparer leurs réponses à ce qui est détaillé dans le plan de continuité d’activité pour être sûr qu’ils comprennent vraiment leurs rôles et agissent en conséquence.
c. Créer de l’inconfort
Une autre stratégie qui fonctionne bien est d’introduire une situation d’inconfort. S’il y a quelque chose avec lequel vos employés sont si habitués à travailler, essayez de l’éliminer pendant quelques jours et voyez comment ils s’en sortiraient sans cela.
Par exemple, vous pouvez rendre les camionnettes de livraison « indisponibles » pendant quelques jours et voir comment elles garantiraient que les clients restent satisfaits et approvisionnés. L’idée derrière cela est d’observer comment vos employés seraient capables de répondre et de gérer une situation de ressources limitées.
d. Exercices d’urgence
Cela pourrait être utilisé pour tester le plan de continuité des activités ainsi que la réponse de votre employé aux problèmes d’urgence et de sécurité. En cas de catastrophe, le premier exercice est l’évacuation. Par conséquent, vous devez vous assurer que vos employés et intervenants comprennent parfaitement la procédure d’évacuation. Vous devez vous assurer de le faire au moins une fois par an.
e. Séminaires et formations
Des séminaires et des formations réguliers avec des exercices pratiques à la fin de la journée pourraient aider à accroître les connaissances de vos employés sur la planification de la continuité des activités. De plus, des tests pratiques et des devoirs à la fin de ces formations peuvent également contribuer grandement à tester leurs connaissances.
F. Examens réguliers
Il permet également d’effectuer des revues régulières de votre plan de continuité d’activité. Vous pouvez engager des experts en planification de la continuité des activités pour vous aider à évaluer votre plan ainsi que la préparation de votre entreprise aux catastrophes. Ces professionnels examineront votre plan et donneront des conseils professionnels sur ce que vous devriez inclure ou éliminer de votre plan de continuité des activités pour l’améliorer.
Comment mettre en œuvre un plan de continuité des activités
Bien que vous ayez besoin d’une dose modérée d’optimisme pour démarrer et démarrer votre entreprise, vous devez toujours garder à l’esprit que votre entreprise peut faire face à des défis difficiles à tout moment. La catastrophe est l’un de ces défis.
Bien que les catastrophes soient imprévues, vous devez préparer votre entreprise pour qu’elle puisse continuer même face à ces catastrophes. Il ne faut pas un gros désastre pour perturber les opérations quotidiennes de votre entreprise. Même une simple catastrophe telle qu’une panne de courant ou une attaque de cybercriminels peut causer d’énormes dommages à votre entreprise, sans parler de grandes catastrophes comme de fortes inondations et des ouragans.
Un plan de continuité des activités est une stratégie coordonnée impliquant des plans et des procédures qui garantit aux clients qu’une entreprise a la capacité de répondre en permanence à leurs besoins à la suite d’une interruption d’activité imprévue. Il détaille comment votre entreprise poursuivra ses activités après avoir été touchée par une quelconque forme de catastrophe. En avoir un en place signifie organiser la façon dont vous continuerez à fournir vos produits ou services (qui sont les plus critiques pour les opérations commerciales) et identifier les ressources dont vous avez besoin pour soutenir la continuité de votre entreprise.
Avoir un plan de continuité des activités est très important. Cependant, la mettre en œuvre de la bonne manière et au bon moment est encore plus important. Vous n’atteindrez pas vos objectifs de planification de la continuité des activités si votre plan est mal mis en œuvre.
Les types de sinistres auxquels votre entreprise est susceptible de faire face détermineront les mesures que vous devez prendre pour assurer la continuité des activités face à de tels sinistres. Par exemple, s’il y a un incendie ou toute autre catastrophe qui constitue un danger pour le bâtiment de votre entreprise, l’un de vos plans les plus importants devrait être d’évacuer vos employés vers des zones de réunion désignées ailleurs.
Cependant, en cas de catastrophe environnementale ou météorologique, l’évacuation du bâtiment de votre entreprise peut exposer vos employés à un plus grand risque de préjudice. Il est donc important de prendre les bonnes mesures lorsque vous essayez d’assurer la continuité des activités.
La mise en œuvre d’un plan de continuité des activités devrait être une tâche facile à condition que vous ayez déployé tous les efforts nécessaires pour créer le plan en premier lieu. Et l’étape que vous franchirez lors de la mise en œuvre dépend des catastrophes auxquelles vous préparez votre entreprise. Voici les étapes typiques à suivre lors de la mise en œuvre d’un plan de continuité des activités :
Étape 1- : Vérifiez vos plans de continuité d’activité pour connaître vos plans d’évacuation pour le type de sinistre.
Votre premier objectif majeur est de vous assurer que tout le monde, en particulier vos employés, est hors de l’installation et en sécurité. La perte d’un employé en cas de catastrophe pourrait paralyser votre entreprise, selon l’importance de l’employé pour votre entreprise.
Une fois arrivé aux points de rendez-vous d’évacuation désignés, effectuez un décompte de vos employés pour vous assurer que tout le monde est présent et va bien. Si un employé est touché par la catastrophe, commencez à faire des efforts pour l’aider à récupérer dès que possible.
Étape 2 : Évaluer le degré de dommages causés par la catastrophe.
Vous avez perdu votre inventaire ? Avez-vous perdu des informations vitales sur les clients et les produits ? Le sinistre a-t-il causé des dommages importants à votre centre de données ? Vous avez perdu des actifs importants de votre entreprise ? Vos réponses détermineront les mesures à prendre pour parvenir à la récupération complète des entités perdues.
Étape 3 : Contactez des tiers qui peuvent vous aider.
Entrez en contact avec vos fournisseurs et clients pour les informer du développement et sollicitez leur soutien pendant que vous essayez de relancer votre entreprise. De plus, contactez votre compagnie d’assurance pour commencer à faire des démarches pour une réclamation.
Étape 4 : Convoquez une réunion de vos employés, dirigeants et actionnaires.
Lors de la réunion, vous devez les informer du temps que cela peut prendre pour récupérer et mettre en évidence les différentes stratégies de récupération dans votre plan de continuité.
Étape 5 : Commencer la restauration des biens ou des services nécessaires à la reprise des activités commerciales à un niveau fonctionnel, même si le bâtiment de votre entreprise est toujours en cours de rénovation.
Si l’un de vos employés peut faire du télétravail pour le moment, permettez-le, car votre objectif est de remettre votre entreprise sur pied le plus rapidement possible.
Étape 6 : Vérifiez votre couverture d’assurance et déterminez quels actifs endommagés (tels que le matériel/logiciel et l’infrastructure doivent être remplacés.
Compilez une liste complète de ces actifs et analysez comment vous allez les remplacer. Envoyez également la liste à la compagnie d’assurance que le coût de remplacement des actifs perdus.
Bien que les plans de continuité des activités varient selon les activités et le type de catastrophe anticipée, ces étapes s’appliquent à pratiquement tous les plans de continuité des activités.