Peu importe combien vous avez dépensé pour assurer divers aspects de votre entreprise; vous avez toujours besoin d’un plan de continuité des activités.
Un plan de continuité des activités vous permet de gérer plus facilement les sinistres et de relancer votre entreprise en cas d’événement malheureux imprévu.
Avec un plan de continuité des activités en place, vous n’auriez pas à perdre grand-chose en termes d’entreprises, de clients et d’employés potentiels en cas de sinistre. Vous seriez en mesure de reprendre votre activité comme si de rien n’était.
Un plan de continuité des activités est l’une des formes d’assurance les moins chères qu’une entreprise puisse avoir car elle ne vous coûterait rien. Mais malheureusement, de nombreuses entreprises préfèrent ignorer cet aspect vital et ne s’en soucient généralement pas avant qu’il ne soit trop tard. Pour développer votre propre plan de continuité des activités, voici quelques-uns des éléments de la liste de contrôle que vous devriez inclure.
Rédaction d’un plan de continuité des activités – Exemple de modèle / liste de contrôle
1. Énumérez les buts et objectifs du plan
Tout d’abord, vous devez analyser clairement votre raison de créer le plan de continuité d’activité ainsi que les objectifs que vous souhaitez atteindre. Bien entendu, votre objectif principal lors de la création du plan de continuité des activités est d’aider votre entreprise à rebondir le plus rapidement possible en cas de catastrophe. Vous devez l’indiquer dans le plan de continuité des activités (PCA) ainsi que la nature des catastrophes potentielles.
2. Personnel de remplacement
Ensuite, vous devez dresser une liste du personnel qui prendra en charge la prise de décision ou remplira des rôles importants en cas de catastrophe. Certaines fonctions sont trop importantes pour être laissées vides pour quelque raison que ce soit, car les laisser vacantes peut entraîner des problèmes encore plus graves pour la pérennité de l’entreprise.
Vous devez identifier ces postes et dresser une liste des personnes qui pourraient occuper ces postes avec leurs adresses de contact, adresses e-mail et numéro de téléphone et toutes les autres informations de contact nécessaires.
3. Contacts externes
Outre les postes critiques internes, certains postes externes sont également très critiques, tels que les consultants commerciaux, les avocats et comptables d’entreprise, les banquiers et les consultants en technologies de l’information.
La plupart du temps, il devrait s’agir de personnes qui jouent un rôle déterminant et pourraient aider l’entreprise à rebondir rapidement. Vous devez dresser une liste de ces personnes ainsi que leurs adresses de contact et l’inclure dans votre plan de continuité des activités.
4. Équipement
Faites de même pour les équipements critiques. Existe-t-il des machines ou des équipements essentiels au fonctionnement de votre entreprise ? Existe-t-il un logiciel spécial contenant des données commerciales importantes ? Vous devriez faire une liste de ces équipements et logiciels. Et s’il existe des sauvegardes hors site, celles-ci doivent également être incluses.
5. Documents d’affaires
Chaque entreprise possède des documents vitaux et des documents commerciaux, tels que ses documents de constitution, ses certificats fiscaux, ses coordonnées bancaires, ses contrats de location et ses informations sur le personnel.
En cas de catastrophe telle qu’un incendie ou une inondation, ces documents peuvent être perdus, entraînant ainsi des complications supplémentaires pour l’entreprise. Comment comptez-vous gérer la perte de documents en cas de sinistre ? Vous devriez également inclure cela dans votre BCP.
6. Équipement d’urgence
Supposons qu’une entreprise de production perde tous ses équipements et machines vitaux, qu’elle utilise pour fabriquer ses produits. Bien sûr, la compagnie aurait assuré ces équipements et machines, mais la compagnie d’assurance ne va pas vous payer le jour même où vous déposez vos réclamations, n’est-ce pas ?
Laisseriez-vous alors vos consommateurs en suspens et laisseriez-vous vos concurrents prendre le relais pendant que vous essayez de vous ressaisir ? Vous devez mettre en place un plan d’équipement d’urgence qui pourrait être utilisé pour continuer à fonctionner jusqu’à ce que vous puissiez recommencé à fonctionner pleinement.
7. Emplacement d’urgence
Où déménageriez-vous temporairement votre entreprise au cas où vous perdriez vos locaux commerciaux actuels ? Vos employés peuvent-ils travailler à domicile en attendant le moment où vous pourrez récupérer votre emplacement ? Ce sont des choses que vous devez examiner et détailler comment cela va être géré si de telles situations se présentent.
8. Liste d’instructions
Il devrait également y avoir une liste d’instructions qui contient plusieurs responsabilités cruciales à gérer en cas de catastrophe et comment elles doivent être gérées. Par exemple, il devrait y avoir des instructions détaillées sur la façon de contacter votre compagnie d’assurance pour l’informer de la catastrophe ainsi que sur la façon de déposer des réclamations d’assurance. Cela devrait être fait pour chaque responsabilité cruciale dans l’entreprise.
9. Documentation de votre plan de continuité d’activité
Lorsque vous avez terminé de rédiger votre plan de continuité des activités, assurez-vous de l’avoir documenté à la fois sur papier et sur papier. Vous pouvez utiliser le stockage en nuage et des sauvegardes hors site pour les copies électroniques. En ce qui concerne les copies papier, assurez-vous que chaque membre du personnel clé en ait non seulement une copie, mais comprenne également quoi en faire.
Bien qu’un plan de continuité des activités soit facile à élaborer et que vous puissiez l’élaborer vous-même, vous pouvez envisager d’embaucher un consultant pour le gérer à votre place si vous le trouvez difficile à gérer.