Vous souhaitez suivre vos dépenses mais vous manquez de savoir-faire et d’outils ? Si OUI, voici des conseils utiles sur la façon de garder une trace de vos dépenses d’entreprise sans frais.
Quel que soit le type d’entreprise que vous dirigez ou exploitez, il est inévitable que vous encouriez une forme ou une autre de dépenses. Le montant d’argent qu’une entreprise dépense et comment elle la dépense jouera toujours un rôle majeur pour déterminer si une entreprise réussira ou non.
Pour qu’une entreprise qui dépense beaucoup d’argent en dépenses reste à flot, elle doit être en mesure de générer des bénéfices. Les entreprises qui engagent des dépenses élevées dans le cadre de leurs activités, mais ne font pas beaucoup de bénéfices, disparaîtront certainement avec le temps.
Étant donné que toutes les entreprises doivent essayer de maintenir un équilibre entre les bénéfices qu’elles obtiennent et les dépenses qu’elles dépensent, il est de la plus haute importance d’évaluer continuellement les dépenses. L’évaluation de ces dépenses permet aux propriétaires d’entreprise de déterminer où ils dépensent le plus d’argent et de déterminer des moyens de minimiser les dépenses.
En réduisant le montant qu’une entreprise dépense, elle peut augmenter ses bénéfices. Mais avant que les dépenses d’entreprise puissent être évaluées, les propriétaires d’entreprise doivent suivre correctement les dépenses d’entreprise. Il existe différentes méthodes qui peuvent être utilisées pour suivre les dépenses d’une entreprise. Certaines des méthodes les plus populaires de suivi des dépenses d’entreprise incluent l’utilisation du classement papier, des feuilles de calcul et des systèmes logiciels.
La méthode que vous choisirez peut être basée sur vos préférences personnelles ou sur le type et la taille de l’entreprise concernée. Chacune de ces méthodes se concentre sur l’organisation des dépenses professionnelles par catégories spécifiques et sur la mise à jour régulière des montants dépensés dans chacune pour découvrir le total des dépenses professionnelles d’une entreprise. Voici quelques autres raisons pour lesquelles vous devriez suivre régulièrement vos dépenses professionnelles
4 raisons pour lesquelles vous devez suivre vos dépenses professionnelles dès aujourd’hui
1. Amélioration de la connaissance financière et des compétences en gestion de l’argent
L’une des raisons les plus courantes de l’échec de la plupart des entreprises est le manque de liquidités. Ceci parce que les flux de trésorerie sont si importants pour la survie d’une entreprise, il est logique qu’un homme ou une femme d’affaires intelligent fasse de son mieux pour s’assurer que son entreprise ne tombe pas dans le piège d’avoir trop peu ? Une façon de le faire est de gérer les dépenses quotidiennes afin de ne pas arriver à la fin du mois et de constater que les dépenses dépassent les revenus.
En gardant une trace de vos dépenses d’entreprise, vous serez mieux en mesure de contrôler les coûts, de savoir exactement ce que vous dépensez et combien cela vous coûte. Ces chiffres quotidiens deviennent votre marqueur pour voir si vous êtes au-dessus ou en dessous de votre budget mensuel.
L’ensemble du processus vous aide à devenir plus conscient financièrement. Avec ces données, vous pouvez détecter et corriger les mauvaises habitudes de dépenses dès le début avant qu’elles ne deviennent incontrôlables.
Vous économiserez non seulement de l’argent – ce qui a un impact positif sur votre résultat net – mais vous libérerez également de l’argent que vous pourrez investir dans d’autres domaines d’activité cruciaux, tels que votre service marketing.
2. Vous êtes mieux préparé pour la saison fiscale
La saison des impôts peut être assez compliquée, surtout si vous n’êtes pas bien préparé; en fait, il peut être redouté. Les propriétaires d’entreprise se démènent souvent pour essayer de rassembler toutes les factures et reçus nécessaires sur leurs ordinateurs portables et leurs boîtes à chaussures.
Mais vous n’êtes pas obligé de passer par là. En tenant des registres appropriés, vous serez toujours prêt pour la prochaine saison fiscale. Pas de course, pas de stress et pas de souci de savoir si vous perdez de l’argent. Vous voyez, de nombreuses dépenses sont déductibles d’impôt, ce qui signifie que vous pourriez récupérer de l’argent.
Ces dépenses comprennent :
Les déjeuners et réunions d’affaires
Les frais de téléphone portable et de données
Les frais de déplacement, comme le carburant pour assister à une réunion client
Les fournitures de bureau telles que la papeterie.
Les charges de loyer
Les frais de bureau à domicile
Si vous avez des bureaux à domicile, vous pouvez être admissible à des amortissements de bureau à domicile. Par exemple, si votre bureau à domicile fait 20 % de la taille, vous pouvez réclamer 20 % des services publics, de l’entretien, etc.
Mais vous ne pouvez récupérer de l’argent que si vous suivez, catégorisez et divulguez ces dépenses professionnelles. Ne pas tenir des registres précis signifie que vous laissez de l’argent durement gagné sur la table et entre les mains du fisc.
3. Des employés plus heureux
Si vous gérez une équipe d’employés, ils vous envoient probablement des reçus pour les frais de déplacement, les repas et autres dépenses personnelles. En gardant une trace de ces dépenses, vous pouvez rembourser vos employés à temps. Rembourser leur argent à vos employés les rend heureux et leur évite d’avoir à vous rappeler la dépense déposée il y a quelque temps.
4. Facilité à déterminer la rentabilité
Presque tous les propriétaires d’entreprise savent comment calculer la rentabilité (revenus moins dépenses). La rentabilité vous indique si votre entreprise se porte bien ou non, elle aide également à attirer des investisseurs, à financer vos activités quotidiennes et à obtenir du financement.
L’importance d’être rentable ne peut pas être surestimée, pourtant, paradoxalement, beaucoup de propriétaires d’entreprise en ont une très mauvaise compréhension. C’est généralement parce qu’ils n’ont pas réussi à consigner avec précision leurs revenus et leurs dépenses, ce qui leur rend difficile de savoir vraiment où ils en sont.
Heureusement, en suivant souvent les dépenses, vous pouvez déterminer rapidement votre rentabilité sans fouiller dans les dossiers. Un suivi régulier des dépenses professionnelles vous empêchera également de faire des suppositions éclairées sur la rentabilité. Beaucoup d’entreprises font cette erreur – lorsqu’elles voient les ventes arriver, elles supposent à tort que leur entreprise est plus rentable qu’elle ne l’est en réalité.
Dans cet esprit, voici quelques moyens par lesquels une entreprise peut suivre ses dépenses :
4 moyens abordables mais très efficaces de suivre les dépenses d’entreprise
1. Le registre
Certains propriétaires d’entreprise préfèrent toujours le stylo et le papier périmés pour suivre leurs dépenses. Cependant, les grands livres ne peuvent être gérés que pour gérer une petite entreprise, telle qu’une entreprise individuelle, sans employés ni beaucoup de transactions complexes. .
Au moment des impôts, additionnez chaque catégorie de dépenses et inscrivez-les à l’annexe C de votre déclaration de revenus. Pour une plus grande entreprise, vous devrez opter pour quelque chose de plus efficace dans d’autres pour gérer correctement vos dépenses.
2. Logiciels et tableurs
Les logiciels informatiques facilitent grandement le suivi des dépenses de l’entreprise. Par exemple, un logiciel tel que QuickBooks vous permet de catégoriser les dépenses, d’enregistrer chaque dépense et de l’étiqueter avec la catégorie appropriée. Vous pouvez également générer des rapports pour suivre les dépenses dans différentes catégories.
Les logiciels sont plus efficaces que la méthode manuelle au stylo et au papier et facilitent la préparation des impôts, car l’ordinateur garde une trace des dépenses et les additionne pour vous. Vous devez sauvegarder votre logiciel quotidiennement pour éviter de perdre vos dossiers commerciaux.
Les propriétaires d’entreprise peuvent également suivre les dépenses de l’entreprise grâce à l’utilisation de feuilles de calcul. Les feuilles de calcul et les logiciels utilisent des journaux informatisés pour suivre les dépenses de la même manière que les journaux papier.
De nombreuses entreprises préfèrent opter pour cette méthode lors du suivi des dépenses, car elle nécessite moins d’espace de stockage physique et les enregistrements sont accessibles de presque n’importe où et à tout moment.
Il peut également être beaucoup plus facile d’organiser les catégories de dépenses professionnelles et de mettre à jour les totaux lorsque vous utilisez cette méthode. Les catégories de dépenses d’entreprise les plus courantes incluses dans les systèmes de suivi des logiciels comprennent le loyer, les services publics, les frais de déplacement, les divertissements des clients, la paie, les taxes et les fournitures.
Le logiciel de suivi des dépenses des petites entreprises calcule automatiquement les coûts lorsque les dépenses sont saisies, ce qui permet de gagner beaucoup de temps par rapport aux autres méthodes.
3. Les reçus
Votre relevé de dépenses, qu’il soit écrit ou saisi dans l’ordinateur, n’est qu’une partie de la documentation dont vous avez besoin pour vos impôts d’entreprise. Vous devez également conserver les justificatifs de vos dépenses.
Pour une petite entreprise avec peu de reçus, un fichier de type accordéon avec des étiquettes pour les différentes catégories de dépenses, telles que la publicité, les fournitures de bureau, les frais de port, etc. fonctionnera bien. Pour une entreprise plus grande, les dossiers dans un classeur peuvent fonctionner. Après avoir enregistré une dépense, classez-le reçu dans le dossier ou la section appropriée de votre fichier accordéon.
4. Millage
Si vous utilisez votre véhicule personnel pour votre entreprise, vous pouvez déduire un taux fixe pour chaque kilomètre parcouru à des fins professionnelles, comme appeler des clients ou se rendre au magasin de fournitures de bureau pour récupérer des cartouches d’imprimante.
Pour ce faire, vous devez conserver un journal de kilométrage dans votre voiture et enregistrer les kilomètres de début et de fin de chaque trajet, ainsi que le but du trajet. Cela facilite l’addition de vos miles professionnels à la fin de l’année, mais sert également de documentation pour justifier votre déduction de kilométrage auprès de l’IRS.