Vous souhaitez suivre vos dépenses mais vous manquez de savoir-faire et d’outils ? Si OUI, voici 17 conseils utiles sur la façon de garder une trace de vos dépenses d’entreprise sans frais.
Quel que soit le type d’entreprise que vous dirigez ou exploitez, il est inévitable que vous encouriez une forme ou une autre de dépenses. Le montant d’argent qu’une entreprise dépense et comment elle la dépense jouera toujours un rôle majeur pour déterminer si une entreprise réussira ou non.
Pour qu’une entreprise qui dépense beaucoup d’argent en dépenses reste à flot, elle doit être en mesure de générer des bénéfices. Les entreprises qui engagent des dépenses élevées dans le cadre de leurs activités, mais ne font pas beaucoup de bénéfices, disparaîtront certainement avec le temps.
Étant donné que toutes les entreprises doivent essayer de maintenir un équilibre entre les bénéfices qu’elles obtiennent et les dépenses qu’elles dépensent, il est de la plus haute importance d’évaluer continuellement les dépenses. L’évaluation de ces dépenses permet aux propriétaires d’entreprise de déterminer où ils dépensent le plus d’argent et de déterminer des moyens de minimiser les dépenses.
En réduisant le montant qu’une entreprise dépense, elle peut augmenter ses bénéfices. Mais avant que les dépenses d’entreprise puissent être évaluées, les propriétaires d’entreprise doivent suivre correctement les dépenses d’entreprise. Il existe différentes méthodes qui peuvent être utilisées pour suivre les dépenses d’une entreprise. Certaines des méthodes les plus populaires de suivi des dépenses d’entreprise incluent l’utilisation du classement papier, des feuilles de calcul et des systèmes logiciels.
Comment suivre les dépenses d’entreprise – 17 conseils utiles
1. Créez un compte bancaire professionnel
De nombreux propriétaires uniques ne voient pas la nécessité de séparer leurs comptes professionnels et personnels. Si vous avez un état d’esprit similaire, il est temps de le jeter et d’ouvrir un compte bancaire professionnel. Assurez-vous toujours que les revenus de votre entreprise vont sur votre compte professionnel et utilisez un crédit professionnel ou un compte courant pour tous les achats liés à l’entreprise qui peuvent être payés par carte.
En cas de besoin, vous pouvez transférer des fonds entre les deux comptes, mais une distinction claire entre les deux comptes vous aidera à suivre facilement vos dépenses professionnelles et personnelles. La création d’un compte bancaire professionnel constituera également votre crédit commercial, ce qui vous sera utile si vous avez besoin de financement à l’avenir.
De plus, il est logique de se procurer une carte de crédit dédiée à un usage professionnel. En effet, il vous sera plus facile d’organiser systématiquement vos dépenses à l’aide d’une carte de crédit dédiée. Cela devrait également être plus pratique que de transporter des espèces, car la plupart des détaillants acceptent désormais également les cartes de crédit pour les petites transactions.
2. Ne vous débarrassez pas de vos reçus
Ne vous contentez pas de jeter les reçus, plutôt lorsque vous obtenez des reçus pour des achats liés à l’entreprise, stockez-les dans des enveloppes ou un tiroir, puis classez-les dans un classeur, organisé par mois. Si vous êtes audité, vous aurez peut-être besoin de ces reçus comme preuve de vos achats commerciaux.
Conserver des copies des reçus de dépenses est très utile lorsque vous remplissez vos déclarations de revenus. Certes, l’IRS n’exige pas de reçus pour les dépenses professionnelles ne dépassant pas 75 dollars, mais il est recommandé (en particulier pour une petite entreprise) de conserver les reçus d’achat afin de suivre efficacement les dépenses professionnelles.
3. Utilisez un calendrier en ligne pour noter vos dépenses au fur et à mesure qu’elles surviennent
Un outil de calendrier en ligne tel que Google Calendar peut être un outil très précieux pour configurer des notifications pour les dépenses récurrentes ou ponctuelles. Utilisez le formulaire de l’événement pour noter le type de dépense (c.-à-d. les services publics, le loyer, les services de l’entrepreneur) et le bénéficiaire des fonds.
Ces calendriers peuvent également être utilisés pour configurer des alertes pour vous rappeler de payer les dépenses à venir avant leur échéance, et vous pourrez imprimer le calendrier complet pour référence lorsque la prochaine période d’imposition arrivera.
4. Utilisez un logiciel pour suivre et analyser les achats de votre entreprise
La plupart des logiciels de comptabilité offrent des options pour créer des catégories de dépenses et les lier à des éléments similaires sur vos formulaires fiscaux, ce qui réduira le temps passé à préparer vos déclarations de revenus. Ces programmes peuvent également être utilisés pour générer des déclarations de profits et pertes, afin que vous puissiez facilement évaluer la santé financière de votre entreprise. L’utilisation d’un logiciel pour suivre les dépenses d’entreprise vous fera gagner beaucoup de temps lorsque la saison des impôts approche et que vous devez déclarer vos impôts.
5. Engagez un comptable
Si vous remarquez que votre entreprise grandit et que les dépenses deviennent plus compliquées, vous devriez envisager de faire appel aux services d’un comptable pour vous aider à parcourir vos reçus et factures et à les suivre dans un logiciel de comptabilité quelques heures par mois. Habituellement, les comptables facturent entre 20 et 50 dollars de l’heure pour leurs services, ce qui en vaut la peine.
6. Obtenez de l’aide
Si vous venez de démarrer votre entreprise et que vous découvrez que vous rencontrez des problèmes pour suivre vos dépenses, vous devriez demander de l’aide afin que vous puissiez démarrer du bon pied.
7. Restez au top de la paperasse
Afin de déduire la plupart des dépenses, vous devrez conserver une trace des achats tels que les reçus, les chèques annulés ou les factures. Passez du temps à la fin de la semaine à saisir les reçus ou à les télécharger depuis le site Web de votre banque ou de votre carte de crédit dans votre programme comptable.
Attribuez toujours les dépenses à des catégories telles que la publicité, les services publics, les fournitures de bureau, etc. Vous devez également conserver tous les reçus commerciaux physiques pendant 7 ans au cas où l’IRS ou votre spécialiste en déclarations aurait besoin de les voir.
8. Coupez l’excédent
Si vos dépenses dépassent votre budget, alors vous savez que vous devez vous asseoir et prendre des précautions. Examinez chacune de vos dépenses pour voir où vous pourriez réduire.
9. N’oubliez pas votre véhicule
Suivez votre kilométrage et les autres dépenses liées au véhicule séparément et mettez-les à jour régulièrement. Ne vous contentez pas de suivre le nombre de kilomètres parcourus du point A au point B, mais assurez-vous également de noter le kilométrage.
10. Utiliser un logiciel de comptabilité
Avec les logiciels de comptabilité, vous pouvez facilement équilibrer votre chéquier. Mais la plupart des logiciels sont également livrés avec des fonctionnalités supplémentaires telles que la vérification du compte de résultat mensuellement, trimestriellement ou chaque fois que vous avez besoin de voir où se situe votre marge bénéficiaire. Il est temps d’arrêter de compter sur des calculatrices pour faire la comptabilité de votre entreprise.
Plusieurs programmes de comptabilité sont disponibles pour suivre et gérer les dépenses d’une manière facile à comprendre. La plupart d’entre eux sont sans erreur et produisent des résultats rapides. Lorsque vous choisissez un logiciel de comptabilité pour votre entreprise, assurez-vous d’avoir un programme reconnu et populaire parmi les comptables.
11. Désigner la gestion de la petite caisse
Désignez une personne de confiance dans l’entreprise pour gérer la petite caisse afin de faciliter le suivi des mouvements de votre argent et d’éviter les confusions et les erreurs.
Même si la gestion de la petite caisse consiste essentiellement à gérer de petites sommes d’argent, ces petites sommes peuvent rapidement devenir une grosse somme. Établissez des directives claires concernant l’utilisation de la petite caisse et éliminez les dépenses inutiles.
12. Ne tergiversez pas
Enregistrez toujours vos reçus dès que vous les récupérez au lieu d’attendre qu’ils s’accumulent. La procrastination dans ce domaine peut vous faire perdre la trace de vos données financières. La documentation de ces données régulièrement vous fait gagner du temps et garantit que vos dossiers sont toujours à jour.
13. Maintenir un budget
Avoir et maintenir un budget est très important pour garder une trace de vos dépenses. Examinez vos dépenses hebdomadaires en détail et voyez à quel point vos revenus leur résistent.
Cependant, selon la situation sur le terrain, vous devrez peut-être modifier votre budget à certains moments. Si le besoin s’en fait sentir, vous devez faire le nécessaire, mais assurez-vous d’allouer suffisamment de fonds à tous les principaux départements de votre entreprise. En plus de cela, mettez de côté des fonds de prévoyance pour les urgences.
14. Connaître la comptabilité de base
Même si vous avez l’intention d’embaucher un professionnel pour gérer votre comptabilité à votre place, votre entreprise en bénéficiera grandement si vous connaissez assez bien les outils comptables de base et si vous êtes activement impliqué dans la gestion financière de votre entreprise.
L’argent compte beaucoup dans le monde des affaires, connaître les aspects financiers de la gestion d’une entreprise est aussi important que de connaître le produit ou le service que vous vendez.
Faites de votre mieux pour étudier des sujets tels que la tenue de livres et la comptabilité afin de mieux comprendre et comprendre vos investissements. Suivez les mouvements d’argent entrant et sortant de votre entreprise ; c’est ce qu’on appelle les flux de trésorerie.
Les espèces font référence à votre argent en banque avec lequel vous devez payer vos employés, fournisseurs et créanciers. Minimiser la différence et l’implication d’un flux de trésorerie positif et négatif peut être très utile pour le bien-être financier de votre entreprise.
Un flux de trésorerie positif est bon pour toutes les entreprises et cela indique que plus d’argent entre dans l’entreprise qu’il n’en sort. D’un autre côté, un flux de trésorerie négatif montre que plus d’argent sort qu’il n’en rentre et que ce n’est jamais bon. Si la tendance des flux de trésorerie négatifs ne s’inverse pas, l’entreprise fermera définitivement.
Le suivi de vos flux de trésorerie vous aidera à suivre votre argent en déterminant si trop d’actifs de votre entreprise sont immobilisés dans les stocks, si vous devez recouvrer l’argent qui vous est dû ou s’il n’y a tout simplement pas assez d’entrées d’argent dans l’entreprise.
De plus, vous devrez également étudier le bilan de votre entreprise. Un bilan présente un instantané de la situation financière de votre entreprise à un moment donné. Il répertorie les actifs et les passifs de votre entreprise pour en arriver à sa valeur nette. Il présente également une image plus claire de ce que votre entreprise possède et doit à un moment donné.
15. Prévoyez les dépenses importantes
Gardez toujours les dépenses majeures en perspective et prévoyez qu’elles coïncident avec le moment où votre calendrier financier s’épanouit plutôt que pendant les périodes où votre budget est serré. Il est très nécessaire que tous les propriétaires d’entreprise sachent quels mois sont les plus lents pour les ventes afin d’éviter des dépenses inutiles pendant ces périodes.
Planifiez toutes les dépenses importantes à l’avance pour vous préparer aux dépenses supplémentaires. Cela permettra d’éviter tout emprunt inutile sur les comptes de l’entreprise. Si possible, évitez les dépenses importantes pendant votre saison creuse.
16. Enregistrer correctement les dépôts
Vous devez vous assurer que nous enregistrons correctement tous vos dépôts d’entreprise afin de vous assurer que vous ne payez pas d’impôts sur de l’argent qui n’a même pas été investi dans l’entreprise en tant que revenu en premier lieu. Adoptez un système dans votre bureau pour garder toutes les activités financières droites – sachez d’où vient l’argent, ainsi que où il va.
En conclusion, démarrer une entreprise peut être assez excitant, mais transformer l’entreprise en une entreprise prospère peut être assez compliqué. En plus des nombreux hauts, il y aura aussi quelques bas. Vous devez faire fonctionner les connaissances et la technologie en votre faveur pour faire face aux difficultés. En dehors de cela, les conseils ci-dessus devraient vous aider à vous préparer et à surmonter les tempêtes en maintenant vos dépenses faibles et vos revenus élevés.