Prendre des notes efficacement lors de réunions d’affaires est une compétence qui prend du temps à maîtriser.
Et si vous êtes un acteur du monde de l’entreprise ou des affaires, vous devrez sans doute maîtriser cette compétence car vous devrez assister à des réunions d’affaires où la prise de notes est très importante.
Bien que vous puissiez avoir une secrétaire ou un assistant qui prend des notes de réunion d’affaires pour vous, ils ne seront pas là pour faire la même chose lorsque vous assisterez à une conférence d’affaires importante à l’étranger ou à une réunion impromptue avec un client ou un fournisseur en dehors du bureau.
Même si vous avez pris des notes pour votre usage personnel à plusieurs reprises, cela ne signifie pas que vous serez doué pour prendre des notes de réunion d’affaires. En effet, prendre des notes lors de réunions d’affaires nécessite un ensemble de compétences totalement différent. Par exemple, dans les notes personnelles, vous êtes libre d’utiliser des abréviations et des sténographies, voire des dessins que vous seul pouvez interpréter.
Vos notes personnelles n’ont pas à suivre un modèle ou à montrer une quelconque considération pour un autre lecteur. Et ils n’ont pas besoin d’être soignés car ils sont réservés à votre usage personnel.
Cependant, les notes de réunion d’affaires ont un objectif complètement différent car elles sont écrites pour d’autres, et elles servent de documents historiques qui marquent les décisions et les actions prises ou discutées lors d’une réunion d’affaires. Si vous avez besoin de prendre des notes lors d’une réunion d’affaires ; les conseils suivants vous aideront à les prendre efficacement.
10 stratégies de prise de notes efficaces et conseils pour les réunions d’affaires
1. Utilisez un stylo et du papier
Vous voudrez peut-être soutenir que nous sommes maintenant dans le monde des tablettes, des ordinateurs portables et des PDA. Mais la vérité est que l’utilisation du stylo et du papier est moins intrusive, cela vous permet de maintenir plus facilement un contact visuel avec la personne qui parle.
En plus de créer un mur entre vous et la personne qui parle, les appareils numériques donnent l’impression que vous travaillez sur autre chose ou que vous discutez avec quelqu’un même si ce n’est pas le cas. Et il est encore plus facile de se laisser distraire lors de l’utilisation de ces appareils.
2. Apprendre et sténographie utilisation
Non, la sténographie n’est pas réservée aux secrétaires et aux journalistes. C’est toujours d’actualité pour prendre des notes lors de réunions d’affaires, surtout lorsque vous écoutez un orateur qui parle vite. Apprendre la sténographie n’est pas aussi difficile qu’on pourrait le penser. Recherchez simplement sur le Web des ressources utiles et pertinentes et vous pourrez le maîtriser en quelques mois.
Si vous n’avez pas le temps d’apprendre la sténographie, vous pouvez formuler vos propres abréviations et mnémoniques que vous utiliserez lors de la prise de notes de réunion d’affaires. Vous êtes libre de représenter tout ce que vous voulez ; assurez-vous simplement que cela a du sens pour vous.
3. Soulignez simplement les points clés
Vous vous ennuierez avec la prise de notes si vous essayez de tout noter. Lorsque vous prenez des notes lors d’une réunion d’affaires, écoutez tout, mais n’écrivez que les choses importantes et pertinentes. Cela va de soi, mais vous n’êtes pas obligé d’écrire une petite blague fêlée lors de la réunion.
4. Préparer un rapport écrit immédiatement après la réunion
Comme indiqué précédemment, une note commerciale sert de document historique et de référence, mais uniquement lorsqu’elle a été développée en un écrit complet.
Vous ne pouvez certainement pas vous attendre à ce que l’entreprise conserve la feuille grossièrement écrite sur laquelle vous avez griffonné pendant la réunion. Vous devez préparer un rapport bien écrit, plus présentable et compréhensible pour tout lecteur.
Essayez de préparer le rapport immédiatement après la réunion pendant que tout est encore frais dans votre esprit. Et même si on ne vous demande pas de soumettre un rapport formel, vous pouvez utiliser le document pour vos archives personnelles ou comme preuve en cas de conflit au sujet de la discussion.
5. Écoutez attentivement
Une fois qu’une réunion d’affaires démarre, votre double rôle d’écoute et de prise de notes commence. Bien qu’il soit difficile et apparemment irréaliste de devoir faire les deux ensemble, si vous voulez être meilleur à un, vous devriez être à l’écoute. Si vous êtes capable d’écouter tous les détails importants sans en manquer aucun, vous pouvez toujours inclure ce que vous avez manqué d’écrire plus tard.
6. Connaître la différence entre les différents types d’énoncés
Lors d’une réunion d’affaires, divers types de déclarations sont utilisés par les participants lors de la discussion. Ceux-ci incluent des opinions, des faits, des questions, des suggestions, des suppositions, des questions, etc.
Vous devez savoir comment comprendre chacun de ces types d’énoncés pour éviter de mélanger les choses. Vous savez que cela peut être déroutant lorsque vous signalez une suggestion comme un fait.
7. Soyez bref et simple
Quelle que soit la façon dont vous écrivez ce qui se passe au cours d’une réunion, vous devez rendre votre rapport final suffisamment clair pour le bénéfice des autres. À cette fin, assurez-vous que votre langage est compréhensible et objectif tout au long.
8. Enregistrez tout sur la réunion
Lorsque vous prenez des notes lors d’une réunion d’affaires, n’oubliez pas d’ajouter tous les détails nécessaires sur la réunion ; à côté des discussions. Il s’agit notamment du type de réunion (prévue ou d’urgence), l’objet de la réunion, la date et l’heure de la réunion, le nom de la personne qui a convoqué ou présidé la réunion, les noms des personnes présentes et toute information concernant la prochaine réunion.
Ces détails complètent vos notes de réunion. Vous ne voulez pas que les gens commencent à demander qui a dit à quelle date ou à quelle date la réunion s’est tenue.
9. Soyez exact
Vous devez être absolument précis dans la présentation des détails d’une réunion d’affaires, car elle deviendra un document officiel approuvé.
10. Relisez attentivement
Même si votre objectif est de fournir des informations précises sur une réunion d’affaires, il est également très important que votre note soit exempte d’erreurs typographiques, grammaticales et d’orthographe. Si vos notes sont remplies de ces erreurs, vous perdrez votre crédibilité en tant que fournisseur d’informations fiable.