En tant que propriétaire d’entreprise, dirigeant d’entreprise ou autre partie prenante d’une entreprise, vous serez amené à tenir des réunions du conseil d’administration régulièrement ou occasionnellement.
Étant donné que ces réunions sont destinées à servir à la communication de groupe et au partage d’idées entre les gros bonnets d’une entreprise ou d’un secteur, vous devez comprendre comment les mener efficacement pour atteindre cet objectif.
Si une réunion du conseil d’administration réussit, la plus grande partie du mérite revient à la personne qui a présidé la réunion. Et s’il n’atteint pas son objectif, la plus grande partie du blâme revient au même individu. La seule différence entre une réunion réussie et une réunion ratée réside dans la façon dont les deux sont gérées.
Souhaitez-vous organiser avec succès des réunions du conseil d’administration qui atteindront leur objectif ? Les dix conseils suivants vous aideront.
10 conseils puissants pour organiser avec succès une réunion du conseil d’administration
1. Définir les objectifs et distribuer l’ordre du jour à l’avance
L’un des moyens les plus simples de perdre du temps lors d’une réunion est de demander aux participants de suggérer des idées ou des suggestions pour quelque chose dont ils entendent parler pour la première fois lors de cette réunion. Pourtant, cette erreur est très courante.
Plutôt que de perdre un temps précieux lors d’une réunion en la transformant en session de brainstorming, vous pouvez créer une structure pour la réunion et communiquer à l’avance l’ordre du jour aux participants invités.
De cette façon, ils auraient réfléchi à des idées et les auraient même affinées avant la date de la réunion. Cela permettra d’économiser beaucoup de temps et vous aider à atteindre plus en une seule réunion.
2. Prendre en main tout au long de la réunion
De bonnes réunions sont le produit d’un bon leadership. Alors, gardez le contrôle de la réunion et indiquez clairement aux participants que vous avez l’intention de garder la réunion pertinente et brève. Placez une horloge là où tout le monde la verra pour montrer à vos collègues à la réunion que vous appréciez vraiment leur temps. Pendant la réunion, assurez-vous que vos discussions ne sortent pas du sujet. Chaque fois que cela se produit, recentrez le groupe en lui rappelant les questions pertinentes que vous avez à l’ordre du jour de la réunion.
3. Permettre à chacun de contribuer
L’essence de la convocation d’une réunion en premier lieu est d’assurer un flux de communication bidirectionnel. À cette fin, il est important d’encourager les contributions honnêtes et pertinentes de toutes les personnes présentes à la réunion.
En tant que leader de la réunion, vous pouvez facilement tomber dans l’erreur de porter votre opinion sur votre manche, mais vous devez vous méfier si cela, car cela va à l’encontre de l’objectif de la réunion. Évitez la tentation de rejeter immédiatement les contributions des autres, même si elles semblent risibles ou carrément stupides.
4. Terminez votre réunion avec un plan d’action
L’une des caractéristiques d’une réunion réussie est un plan d’action qui détaille les différentes stratégies à mettre en œuvre en fonction des décisions prises lors de la réunion, des personnes en charge de la mise en œuvre, de la date et de l’heure de la mise en œuvre et du résultat attendu de la stratégie.
5. Conservez un compte rendu détaillé de la réunion
Il est très important que quelqu’un enregistre le procès-verbal ou le déroulement d’une réunion. Le procès-verbal servira de preuve que la réunion a eu lieu et une référence historique pour clarifier les doutes ou les malentendus qui pourraient survenir au cours de la réunion.
6. Éliminez toutes les distractions du lieu
Bien qu’il soit attendu que tous les participants à la réunion suppriment toutes les distractions personnelles telles que les smartphones et les tablettes, il est également attendu que vous, en tant que responsable de la réunion, supprimiez toutes les distractions du lieu de la réunion.
Par exemple, si une réunion doit se tenir dans la salle de lancement de votre entreprise, éteignez le téléviseur LED, car il serait difficile pour vos participants de ne pas y jeter un coup d’œil à intervalles pendant la réunion si vous le laissez allumé.
7. N’interrompez jamais personne
Même si vous êtes supérieur à tous les autres participants à la réunion, vous devez toujours résister à la tentation d’intervenir lorsqu’ils parlent. Même si vous n’êtes pas du tout d’accord avec ce qu’ils disent ou si vous pensez que c’est des conneries, laissez-les finir avant d’aborder leurs points.
8. Porter une attention particulière
Lorsque vous organisez une réunion, tout le monde garde un contact visuel avec vous lorsqu’il parle. Les écouter attentivement est une façon de leur dire que vous respectez leurs opinions et que vous êtes prêt à les écouter.
Peu de choses peuvent être ennuyeuses pour les autres lors d’une réunion que de jouer avec votre smartphone pendant qu’ils parlent. Cela envoie des signaux que vous n’appréciez pas leurs opinions et que la réunion elle-même n’est pas importante pour vous.
9. Bien gérer les conflits
Il est courant que des conflits surviennent lors des réunions du conseil d’administration. Si cela se produit lors de la réunion que vous courez, essayez autant que possible de le contrôler sans laisser de rancune dans l’esprit de qui que ce soit.
10. Reconnaître et remercier toutes les personnes présentes
À la fin d’une réunion du conseil d’administration, reconnaissez la présence de toutes les personnes présentes et remerciez-les d’avoir assisté à la réunion et d’avoir apporté une contribution significative. Dites aux participants que vous les appréciez les incitera à s’impliquer davantage dans les réunions ultérieures.