Selon une étude, environ 50 % des employés pensent que les réunions sont la plus grande perte de temps au travail et la principale cause de productivité.
Ici, nous ne parlons pas de conférences, de séminaires et de réunions du conseil d’administration qui sont généralement bien planifiés. Nous parlons de ces réunions du personnel interne qui durent généralement des heures, mais ne sont pas toujours nécessaires.
Certes, les réunions d’affaires offrent un moyen de discuter de questions importantes concernant une entreprise et de tout ce qui s’y rapporte, mais ces réunions ont l’inconvénient de tuer la productivité des employés et des cadres.
Cela explique pourquoi les experts ont recommandé l’annulation de la plupart des réunions d’affaires comme moyen d’augmenter la productivité. Voici 10 raisons pour lesquelles les réunions d’affaires tuent la productivité :
10 raisons pour lesquelles les réunions d’affaires tuent la productivité
1. Les réunions d’affaires font perdre du temps
Comme indiqué précédemment, la plupart des réunions d’affaires occupent une fraction importante des heures de travail des employés, ce qui leur laisse très peu de temps pour accomplir des tâches importantes.
Pour les cadres, c’est encore pire : plus de la moitié de leur temps de travail est consacré à une réunion ou à l’autre, avec des employés ou des parties prenantes tierces telles que des clients, des fournisseurs et des partenaires commerciaux. En fait, l’une des caractéristiques des dirigeants d’entreprise modernes est qu’ils passent la plupart de leur temps à des réunions d’affaires.
2. La plupart des réunions d’affaires ne produisent aucun plan d’action
Après une réunion, il devrait y avoir un plan d’action qui décrit et explique les mesures essentielles à prendre. Mais malheureusement, la plupart des réunions se terminent sans ce genre de plan.
Et cela conduit à tenir des réunions ultérieures pour revoir des questions qui auraient autrement dû être réglées. Bien sûr, plus les employés et les cadres participent aux réunions, plus ils perdent de temps de travail productif.
3. La plupart des réunions d’affaires ne sont pas préparées pour
La plupart des réunions d’affaires sont convoquées lorsqu’il est clair que l’organisateur n’a rien préparé pour les réunions. Ils veulent juste parler de quelque chose, négligeant le fait que c’est une pure perte de temps précieux.
Sans un plan solide sur ce qui sera discuté lors d’une réunion et pendant combien de temps la réunion se tiendra, les questions inutiles seront discutées (et une autre réunion sera même programmée pour les restes), et rien de positif ne sera réalisé.
4. Les questions discutées lors de la dernière réunion sont passées en revue
C’est l’une des raisons les plus courantes pour lesquelles les réunions d’affaires prennent plus de temps que la normale. Les questions soulevées ou discutées lors de la réunion précédente auraient dû être diffusées et lues au préalable. Cela fera d’une réunion d’affaires une suite appropriée à la précédente, et non une répétition fastidieuse de la précédente.
Alors, éliminez toujours ce non-sens de « Lecture du procès-verbal de la dernière réunion » de l’ordre du jour de votre réunion.
5. Les réunions d’affaires se divisent parfois en sous-réunions
Il y a des moments où une réunion d’affaires déclenchera d’autres nouveaux débats et discussions. Bien qu’il soit tout à fait normal que de telles nouvelles idées ou problèmes surgissent au cours d’une réunion, leur permettre de changer la direction de la réunion est l’erreur courante qui conduit à un temps de réunion prolongé et à des réunions improductives.
Et pour chaque réunion qui ne produit pas de bons résultats, beaucoup d’autres viendront jusqu’à ce qu’un objectif acceptable soit atteint.
6. Les gens socialisent lors de réunions d’affaires
Les réunions d’affaires tuent la productivité car elles prennent plus de temps que la normale. Et l’une des raisons pour lesquelles ils prennent plus de temps est la socialisation inutile entre les participants. Les gens demandent à leurs collègues ce qu’ils ont fait pendant le week-end, alors que de telles questions pourraient être posées pendant le déjeuner.
7. Certains points des réunions sont répétés pour des raisons stupides
Une autre raison pour laquelle la plupart des réunions d’affaires prennent trop de temps est la répétition inutile de ce qui a été discuté, de sorte que quelqu’un qui est entré pendant la réunion ou qui était absent lors de la dernière réunion comprendrait d’où la réunion se dirigeait. C’est une façon subtile de négliger l’importance du temps des autres. Quelle que soit l’importance d’un individu pour une entreprise, il devrait exister un autre moyen de lui dire ce qu’il a manqué lors d’une réunion.
8. La plupart des réunions sont des sessions de brainstorming
Si une entreprise a besoin d’atteindre un certain objectif et a besoin d’idées d’employés et de dirigeants sur la façon d’atteindre cet objectif, une réunion d’affaires peut être convoquée pour cela. Cependant, là où la plupart des organisateurs d’affaires se trompent, c’est d’utiliser la réunion comme un moyen de proposer de nouvelles idées.
Cela prendrait toujours du temps, d’autant plus que la plupart des employés doivent chercher des idées sur le champ, ce à quoi ils n’étaient pas préparés. Idéalement, l’ordre du jour devrait avoir été communiqué aux participants, afin que chacun vienne avec ses propres idées.
9. La technologie prolonge la plupart des réunions
La plupart des réunions d’affaires se prolongent indûment par la nécessité de réparer le projecteur, la nécessité de rechercher des informations sur le Web ou la nécessité pour l’organisateur de recevoir un appel. Toutes ces choses s’ajoutent au temps total passé aux réunions d’affaires.
10. La plupart des réunions d’affaires sont tenues à des fins d’information
Les réunions d’affaires doivent être tenues à des fins de prise de décision. Lire des informations inutiles à partir d’une présentation PowerPoint ou raconter l’histoire de l’entreprise ne fera que perdre du temps.