Les sources de fraude sur les dépenses ne sont pas toujours les employés. Souvent, ce sont les processus, politiques, systèmes et pratiques laxistes et inefficaces que vous utilisez qui conduisent à la fraude aux dépenses. Dans cet article, nous parlerons de la source et des moyens de lutter contre la fraude aux dépenses.
Il existe plusieurs statistiques qui montrent à quel point la fraude aux dépenses peut être un problème pour les organisations. S’élevant généralement à des milliards de dollars, la fraude sur les dépenses est l’un des facteurs qui font une brèche dans les résultats. Cela, bien sûr, ne doit pas être de cette façon. Il existe de nombreuses façons pour les organisations de se protéger contre la fraude sur les dépenses et d’empêcher de manière proactive que l’étendue de la fraude ne se produise même sur le lieu de travail.
Mais d’abord…
Quelle est la source de la fraude ?
En clair, les principales sources de fraude aux dépenses sont les employés. Ce sont eux qui coupent les coins ronds et essaient d’y glisser des dépenses qui pourraient ne pas être complètement couvertes par la politique de l’entreprise. Cependant, ce qui est plus important pour la direction à considérer est le processus et les pratiques en tant que source de fraude. Ce n’est qu’alors qu’ils pourront le contrôler.
Les employés ne feraient que ce que vous leur donnez la chance de faire – si vous avez une pratique où les notes de frais ne sont pas vérifiées de manière approfondie, les employés n’hésiteront pas à introduire des dépenses illégitimes, alors que si votre processus exige que chaque note de frais soit soumise à un examen rigoureux de processus de validation, commettre une fraude serait beaucoup plus difficile pour eux.
Donc, fondamentalement, ce sont les pratiques, les politiques, les systèmes et les outils que vous utilisez qui donnent lieu à des risques de fraude. Donc d’abord, les perspectives doivent changer – comprendre où se trouve la source du problème et l’attaquer.
Bien qu’il ne s’agisse pas d’une norme, voici quelques-uns des facteurs qui mènent à la fraude :
Manque de visibilité
Manque de responsabilité parmi les parties prenantes
Manque de clarté dans les processus
Des délais de traitement plus longs qui conduisent à découvrir la fraude bien après qu’elle a été commise
Saisies de données inexactes – intentionnelles ou non
Absence ou incohérence de la politique des dépenses de l’organisation
Donc, pour contrôler la fraude, il faut commencer à remédier à ces problèmes.
Dans le reste de cet article, nous parlerons davantage de la façon d’éliminer ces problèmes et de rendre une organisation exempte de fraude.
La technologie
L’adoption d’un logiciel de gestion des dépenses est le remède qui peut avoir le plus d’impact sur la fraude aux dépenses. Il peut à lui seul éliminer bon nombre des problèmes énumérés ci-dessus, notamment le manque de visibilité et des délais de traitement plus longs.
Étant donné que l’ensemble du processus est divisé en étapes et que la partie prenante ou le logiciel assume la responsabilité de terminer la tâche, il est assuré que quelqu’un est responsable de l’achèvement des tâches.
Prenez les approbations par exemple. Une fois qu’une note de frais a été approuvée, elle doit être notifiée à la prochaine partie prenante afin qu’un traitement ultérieur puisse être effectué sur la note. Cependant, l’approbateur néglige souvent de le faire, soit en l’oubliant, soit en pensant que ce n’est pas de sa responsabilité. Par conséquent, la note de frais reste inactive même lorsqu’elle est prête à être traitée.
Lorsque vous disposez d’un logiciel qui comprend quand une note de frais a été approuvée, il se charge d’informer les autres parties prenantes afin que le traitement puisse être effectué. En outre, il devrait également envoyer des rappels pour s’assurer que le traitement est effectué à temps.
Dans les environnements d’entreprise où les gens sont prompts à blâmer les autres mais hésitent à assumer leurs responsabilités, une application logicielle comme celle-ci est indispensable pour que les choses se passent bien.
Une autre chose qu’un logiciel fait est de centraliser les opérations, ce qui signifie que les actions sont beaucoup plus visibles et transparentes. Fini le temps où les notes de frais remplies par les employés d’une division sont enterrées dans la paperasse et ne sont pas disponibles pour un examen efficace – toutes les notes de frais déposées doivent être disponibles dans le référentiel pour effectuer des validations ou des audits en double. De plus, un logiciel de suivi des fraudes aux dépenses vous permettra de contrôler l’accès et de le mettre à disposition des bonnes parties prenantes, ce qui signifie que les cadres supérieurs pourront valider les notes de frais de leurs juniors et de leur personnel chaque fois qu’ils en auront besoin.
Pour terminer
Il y a la transformation du processus qui garantit que les choses évoluent à un rythme beaucoup plus rapide par rapport aux processus traditionnels. Il ne devrait pas y avoir de véritable pression sur le papier – l’ensemble du processus doit être numérisé et les rapports doivent passer d’une étape à l’autre dans une application logicielle de manière standardisée et rationalisée. Le logiciel de suivi des fraudes aux dépenses doit également automatiser les processus, ce qui permet aux utilisateurs d’accomplir leurs tâches en une fraction du temps qu’il leur faut habituellement pour le faire.
De la saisie des données aux approbations, de nombreuses tâches manuelles doivent être automatisées et les employés devront consacrer très peu de temps et d’efforts à la déclaration des dépenses.
Ce type de logiciel améliore la prestation de services entre les parties prenantes, ce qui, dans un processus comme la déclaration des dépenses où plusieurs parties prenantes doivent collaborer, sera très utile pour garantir que le processus se déroule sans obstacles ni goulots d’étranglement.
Une politique claire
La technologie peut aider à bien des égards, mais ce n’est pas la seule chose qui aide à éliminer la fraude. Combiné à la technologie, il est tout à fait essentiel d’avoir une politique de dépenses efficace qui répertorie clairement tout ce qui concerne la gestion des dépenses au sein de l’organisation.
Souvent, la fraude se produit et les organisations ne peuvent même pas prendre de mesures, car aucune politique ne dit quelle dépense est légitime ou non. Il existe beaucoup d’ambiguïté dans le processus, ce qui permet aux employés de couper les coins ronds et de contourner les règles dans la préparation et la soumission des rapports de dépenses.
La politique doit énumérer les différents aspects de la gestion des dépenses — les relations entre les différentes parties prenantes, le déroulement du processus, les approbateurs et autres superviseurs, la responsabilité de toutes les parties prenantes, les limites des dépenses, les types de dépenses jugées légitimes et celles qui ne le sont pas, les récompenses et les pénalités pour l’accomplissement des tâches, et ainsi de suite.
La politique de voyage et de dépenses est le document le plus important dans les rapports de dépenses, responsable de la structure et de l’effet du processus.
Mais alors, le simple fait de créer une politique efficace n’a aucun sens pour contrôler la fraude si elle n’est pas communiquée aux employés ou n’est pas appliquée efficacement.
Dans ces deux cas, un logiciel sera d’une grande aide.
Un logiciel peut, en fait, être programmé pour suivre la politique, ce qui signifie qu’il éloignera automatiquement les entrées hors politique et garantira que les rapports de dépenses ne peuvent pas être modifiés. Si quelqu’un essaie de soumettre un rapport sans entrées de politique, le logiciel doit refuser la soumission et demander des corrections dans le rapport. De nombreux champs de la note de frais peuvent également être pré-remplis, ce qui garantirait à la fois la rapidité et l’exactitude des notes de frais.