L’organisation de conférences et de séminaires d’entreprise est l’un des moyens les plus intelligents de commercialiser votre entreprise et de faire mieux connaître votre marque.
C’est pourquoi plusieurs milliers de conférences et séminaires d’entreprise sont organisés chaque année.
Le bon déroulement de votre conférence ou séminaire peut déterminer comment les participants verront votre entreprise ou votre marque. Une conférence d’affaires ou un séminaire parfaitement organisé envoie le signal que votre entreprise peut faire les choses correctement à tout moment. En revanche, une mauvaise mise en scène créera des impressions négatives durables dans l’esprit des participants.
Chaque processus, parcours, entreprise commerciale ou investissement ; commence par un plan. Rien ne réussit sans une planification critique et une attention aux détails. En tant qu’entrepreneur et propriétaire d’entreprise, vous ne pouvez jamais hésiter à organiser des séminaires ou à faire des présentations commerciales. Pourquoi je dis ça ? Eh bien, voici quelques raisons pour lesquelles les présentations commerciales et les séminaires sont importants.
Pourquoi l’organisation de présentations commerciales et de séminaires est importante pour les entrepreneurs
Les présentations commerciales et les séminaires sont importants pour le processus de :
Pitch des investisseurs
La levée de capitaux
Lancements de produits
Formation des employés
S’adresser aux clients et aux parties prenantes
Conférences
Défendre un projet ou une proposition commerciale
La plupart du temps, les conférences et séminaires d’entreprise semblent se dérouler parfaitement et tous les événements se déroulent sans heurts selon le calendrier. En réalité, cependant, beaucoup doit être fait pour que cela se produise.
L’organisation d’une conférence ou d’un séminaire réussi nécessite une planification et une préparation approfondies. Beaucoup doit être fait pour créer la bonne atmosphère ainsi qu’une expérience bénéfique pour les participants. Voici les étapes à suivre pour organiser une conférence ou un séminaire d’affaires réussi.
7 façons intelligentes d’organiser une conférence ou un séminaire d’entreprise
1. Sélectionnez un sujet ou un thème
Le sujet ou le thème de votre événement déterminera la configuration, les publics ou participants cibles, les invités et l’approche marketing.
En général, une conférence ou un séminaire d’affaires pour une industrie particulière aura comme participants des personnes faisant des affaires dans cette industrie ou les clients ciblent des entreprises de cette industrie.
De plus, le thème ou le sujet de votre conférence ou séminaire d’entreprise déterminera le type de canaux marketing à utiliser pour la publicité ainsi que les personnes qui composeront l’équipe marketing. Par exemple, une conférence d’affaires ou un séminaire sur le marketing Internet dépendra très probablement des canaux de marketing en ligne, car le public cible peut être atteint en ligne et non hors ligne.
2. Sélectionner le lieu
Le choix du lieu pour votre conférence ou séminaire d’entreprise dépend de plusieurs facteurs. Il s’agit notamment du nombre prévu de participants, de la présence d’éventuels invités d’honneur ou internationaux, des activités pendant l’événement, etc.
Une conférence d’affaires ou un séminaire typique d’environ 100 à 200 participants peut être facilement organisé dans une salle de séminaire d’hôtel, éventuellement dans une salle de classe ou un décor de style théâtre. Cependant, les événements de 500 à 1 000 participants ou plus nécessiteront une grande salle, un auditorium ou un centre de congrès.
L’emplacement et les normes de qualité du lieu sont également importants, surtout si des VIP ou des invités étrangers sont attendus. Avec cela, vous aurez besoin d’un emplacement réputé avec un environnement attrayant et des installations de bonne qualité. Vous ne voulez certainement pas inviter des VIP à un séminaire d’entreprise dans un endroit généralement connu pour être un bidonville.
3. Créer un plan marketing
Vous devez créer un plan marketing qui commence par déterminer s’il existe ou non une forte demande pour que votre séminaire attire des participants. Même lorsque vous organisez un atelier interne, vous devez identifier les raisons pour lesquelles les gens devraient assister à votre événement, cela vous aidera dans la planification de votre contenu.
Vous devez également déterminer comment vous atteindrez vos participants et combien il vous en coûtera pour les atteindre. Allez-vous les atteindre par le biais de la publicité imprimée directe, du courrier ou du marketing sur les réseaux sociaux ?
Vous devez également déterminer combien facturer vos participants. Vous pouvez vérifier ce que des ateliers similaires rendent et facturent. Cependant, vous devez noter que votre objectif d’organiser le séminaire ou l’atelier déterminera si la participation à votre séminaire sera gratuite ou payante.
4. Déterminer le contenu du séminaire
Avant d’organiser un séminaire ou de faire une présentation, vous devez d’abord déterminer quel est votre sujet, d’où vous obtiendrez l’information, qui la fournira et comment l’information sera présentée aux gens.
Vous devrez peut-être également ajouter un programme ou un ordre du jour, avec une heure de début et de fin pour chaque partie du séminaire. N’oubliez pas d’ajouter les pauses. En outre, rédigez une liste du matériel dont vous aurez besoin, comme un cahier d’exercices, les conférenciers que vous inviterez et des documents de cours.
5. Rédigez une liste de la logistique qui sera nécessaire pour l’événement
Notez le coût de la réservation d’un emplacement ou d’un lieu et prenez des dispositions pour les sièges, une table d’inscription, les besoins audiovisuels, un projecteur, un podium et des rafraîchissements. C’est à vous de déterminer si vous apporterez de la nourriture et des boissons dans la région, ou si vous utiliserez la restauration sur place.
6. Créer et envoyer des invitations
Vos invitations peuvent aller d’une simple impression Microsoft Word à un design sophistiqué créé par un graphiste professionnel. Tout dépend de la taille et de la formalité de votre conférence ou séminaire.
Pour laisser à vos participants suffisamment de temps pour planifier leur participation, vous devez leur envoyer des invitations des semaines à l’avance pour l’événement. Cependant, ne le faites pas si longtemps à l’avance qu’ils pourraient oublier avant la date réelle, comme envoyer des invitations sept mois avant la date de l’événement.
Alternativement, vous pouvez envoyer vos invitations par e-mail. Mais gardez à l’esprit que certains destinataires peuvent ne pas recevoir d’invitations par e-mail en raison de filtres anti-spam trop zélés.
7. Démarrer le marketing
Le marketing est la tâche la plus critique et la plus difficile impliquée dans l’organisation d’une conférence ou d’un séminaire d’entreprise, et c’est le déterminant le plus vital du succès de votre événement.
En effet, le nombre de participants à votre événement dépend en grande partie de vos efforts de marketing. De même, que votre événement atteigne ou non ses objectifs dépend en grande partie du marketing. Vous devez donc adopter la bonne stratégie marketing pour attirer une fréquentation impressionnante.
En fonction de votre public cible, vous devrez vous concentrer davantage sur le marketing en ligne ou hors ligne. Les techniques hors ligne comprennent la distribution de dépliants et de prospectus, la publicité dans les journaux et les magazines, la publicité à la télévision et à la radio, etc. Les techniques en ligne incluent la publicité payante, le marketing sur les réseaux sociaux, le marketing par courrier électronique, etc.
8. Préparez tout le reste
Étant donné que le but de votre événement est de faire passer un message aux participants, vous devez préparer votre matériel de présentation avant l’événement. Vous voudrez probablement créer une présentation PowerPoint afin d’avoir une référence visuelle lorsque vous ou vos conférenciers présentez du matériel.
N’oubliez pas de mettre des stylos et des notes d’écriture à disposition des participants, surtout si le sujet de votre conférence ou séminaire d’entreprise nécessite que beaucoup de choses soient écrites. De plus, vous devez décider de la manière dont vous divertirez vos participants et invités.
Si votre conférence ou séminaire dure quelques heures, vous devrez proposer un déjeuner ou des rafraîchissements légers. S’il commence le matin et s’étend sur l’heure du déjeuner, vous devrez fournir le déjeuner.
Vous devez également créer des étiquettes de nom et une feuille de connexion. C’est bien pour les participants de pouvoir voir le nom des autres et d’où ils viennent juste après les avoir rencontrés.
Une autre chose que vous ne devriez pas oublier de faire est de promouvoir votre entreprise, surtout si c’est votre objectif principal pour organiser l’événement. Créez des brochures et autres supports promotionnels sur votre entreprise et placez-les sur les tables des participants. Une fois les étapes ci-dessus suivies, vous pouvez organiser le lieu un jour ou deux avant l’événement et vous assurer que tout est en place.