La plupart du temps, nous recevons des articles des magasins et ne prenons même pas la peine de penser à la manière dont ces articles nous parviennent des fabricants.
Nous avons la partie facile de les acheter en magasin, mais la vérité est que tous ces articles doivent passer par une sorte de tri en entrepôt. Ils sont stockés quelque part et une administration appropriée doit être prise pour conserver efficacement ces articles jusqu’à ce qu’ils soient nécessaires au consommateur.
Certains de ces articles sont périssables tandis que d’autres sont très sensibles et pourraient être endommagés s’ils ne sont pas correctement gérés. Si une entreprise ne sait pas comment gérer efficacement son inventaire, l’entreprise souffrira beaucoup lorsque certaines défaillances commenceront à apparaître en raison d’une mauvaise gestion des articles.
Les commandes sont retardées, les articles sont endommagés ou même manquants, sans que personne ne soit en mesure de rendre compte correctement de ce qui se passe et de la manière dont les choses se déroulent.
Si l’on est gestionnaire d’un entrepôt où les articles sont reçus, conservés et emportés en cas de besoin et ne sait pas comment gérer ces articles correctement, cela causera des problèmes dans l’ensemble du fonctionnement de l’entreprise. Il est donc important pour toute personne qui entrera dans l’inventaire de prendre du temps pour se former, afin qu’elle puisse savoir comment gérer l’inventaire dans un entrepôt.
Vous trouverez ci-dessous une liste de trucs et astuces intéressants pour aider une telle personne à être informée de la façon dont elle peut gérer les stocks de cette petite entreprise. Ces conseils aideront à donner à la personne une idée de la façon de mettre les choses en ordre de sorte que les erreurs involontaires coûteront beaucoup de pertes à l’entreprise.
Top meilleurs trucs et astuces de gestion des stocks d’entrepôt pour les petites entreprises
UTILISER L’APPROCHE PREMIER ENTRE PREMIER SORTIE
L’une des meilleures façons d’organiser votre entrepôt est d’utiliser l’approche du premier entré, premier sorti. Ceci est particulièrement utile pour les articles périssables qui peuvent se détériorer s’ils restent trop longtemps sur l’étagère. Cela garantira que ce sont les articles arrivés en premier qui seront retirés en premier. Même si les articles ne sont pas périssables, cette approche permettra d’éviter que les articles restent trop longtemps sur les étagères. Cela cause généralement des dommages à l’article en question.
REMARQUE LA FRÉQUENCE DES ARTICLES EST COMMANDÉS
Si vous regardez votre inventaire, vous connaîtrez probablement les articles commandés plus fréquemment que les autres.
Vous savez ceux que vos clients aiment le plus et ceux qu’ils commandent le plus souvent, ceux-ci feront bien de rester dans des endroits faciles d’accès car cela vous aidera à vous réapprovisionner en conséquence, afin de ne pas autoriser les articles que vous ne pouvez pas recevoir de commandes pour remplir votre stockage.
PLANIFIEZ VOTRE ESPACE
Identifiez la quantité d’articles qui seraient placés dans votre entrepôt par mètre carré. Si vous connaissez la taille totale de votre entrepôt, vous devez connaître le nombre d’articles qui seraient correctement installés dans votre entrepôt.
Une autre façon de maximiser efficacement votre espace sans nécessairement agrandir la taille de votre entrepôt est d’utiliser des racks ou d’empiler vos articles, puis bien sûr d’obtenir un type de chariot élévateur ou une autre machine pour permettre au personnel de monter beaucoup plus facilement. étagères plus hautes pour récupérer les articles.
NOTE LES DATES DE VALORISATION
Identifiez vos dates de péremption sur les articles de votre entrepôt, cela vous aidera à garder une trace de ces articles pour pouvoir les vendre avant qu’ils n’atteignent leur date de péremption. Il serait très dangereux d’expédier des articles aux clients alors que les articles ont déjà dépassé leur date de péremption.
Cela pourrait causer des problèmes qui pourraient mener votre entreprise devant les tribunaux, et vous pourriez perdre beaucoup d’argent à cause de ce type de négligence. Il serait judicieux de garder une trace des dates de péremption de tous les articles et des moyens de vente de ces articles avant leur date d’échéance.
GÉRER CORRECTEMENT LES ARTICLES RETOURNÉS
Certaines de ces petites procédures organisationnelles peuvent sembler insignifiantes mais elles s’avèrent impactantes si elles ne sont pas correctement gérées. Certains articles pour de nombreuses raisons peuvent être retournés, soit parce qu’ils ont été endommagés, soit parce que le mauvais article a été envoyé.
Maintenant, normalement, vous devriez avoir déjà documenté la sortie de ces articles de l’entrepôt, mais si pour une raison quelconque, ils sont retournés, vous devez également les documenter correctement et placer ces articles dans un endroit spécial ou mettre en évidence la raison pour laquelle ils ont été retournés pour de futures références et une meilleure organisation de votre entrepôt.
LES ARTICLES REÇUS DOIVENT ÊTRE BIEN PRÉPARÉS POUR
Habituellement, lorsqu’une personne pense à un entrepôt, tout ce à quoi elle semble penser est un endroit où les articles sont stockés pour une utilisation ultérieure. Mais de temps en temps, voire très souvent, des éléments sont ajoutés à ceux déjà présents en premier lieu.
La manière dont ces nouveaux articles sont reçus et traités est également importante pour assurer le bon fonctionnement de l’ensemble de l’entrepôt. Utilisez des méthodes appropriées pour gérer vos articles reçus, cela rendra la gestion de votre inventaire plus excellente.
TOUT DOIT ÊTRE ÉTIQUETÉ
Cela doit être l’une des meilleures idées en matière de gestion des stocks, vous devez étiqueter tout dans votre entrepôt. Ces étiquettes serviront d’identifiants de localisation pour les articles lorsque vous devrez les sortir.
Ces étiquettes contiennent des informations sur les éléments que vous recherchez et devraient corroborer ce que vous avez sur votre ordinateur pour une meilleure organisation et un meilleur fonctionnement. Si tous les articles ne sont pas étiquetés, il serait très difficile pour le personnel de retirer les articles une fois commandés, l’organisation serait loin d’un entrepôt qui n’aurait pas correctement étiqueté ses articles.
CATÉGORISEZ VOS ARTICLES
Cela va sans dire, même après avoir étiqueté vos articles, vous devrez découvrir la nature générique de ces articles et les placer dans leurs différentes sections au sein de l’entrepôt. Cela permet aux personnes de trouver beaucoup plus facilement où un ensemble particulier d’articles pourrait être trouvé.
Par exemple, l’électronique pourrait être regroupée et placée dans une section particulière de l’entrepôt avec une énorme signalisation au sommet de cette zone, puis les meubles ou d’autres groupes d’articles pourraient également être placés dans une autre section et ainsi de suite.
ÉTABLIR UN SYSTÈME DE CONTRLE QUALITÉ
Afin de minimiser les retours d’articles pour diverses raisons pouvant également impliquer des dommages ou une expiration, vous devez établir un système solide de contrôle de la qualité, généralement affecter une personne qui a travaillé dans l’entrepôt pendant une période beaucoup plus longue pour le faire.
Cette ou ces personnes doivent vérifier si les articles commandés sont tout d’abord le bon article commandé par le client. Les paramètres d’identification de l’article doivent être cohérents avec ceux qui ont été placés par le client. La personne vérifiera également si l’article est de la bonne taille, longueur et qualité comme annoncé, il doit également vérifier tout dommage sur l’article commandé.
Cette personne est également encouragée à confirmer qu’une telle commande est envoyée au bon destinataire. Prendre ces mesures pour un contrôle qualité approprié vous aidera à éviter la mauvaise impression qui peut venir de recevoir constamment des retours de vos clients.
ESSAYEZ DE PRIORISER VOS PRODUITS
Certains clients sont connus pour commander un ensemble de produits que vous avez habituellement dans votre entrepôt. Outre l’étiquetage et la catégorisation de vos articles, il est également prudent de hiérarchiser certains articles bien dans la catégorie pour ces clients de choix, qui sont connus pour commander constamment ces articles. Cela ne facilite le traitement de ces articles que lorsque les commandes arrivent et ces articles peuvent arriver à temps entre les mains du client, car de telles choses ont déjà été planifiées.
ÉTABLIR DES ALERTES RAPIDES POUR LES MODIFICATIONS D’INVENTAIRE
Lorsque les choses changent dans votre inventaire, il est important d’informer tous les principaux acteurs de votre processus de chaîne d’approvisionnement. Vos fournisseurs devront être informés des pénuries d’articles qu’ils vous fournissent ou vos autres membres du personnel devront peut-être être informés de l’arrivée de nouveaux articles, etc. Lorsque tous les acteurs clés de votre entrepôt reçoivent des notifications en temps réel lorsque les choses changent, les opérations sont beaucoup plus fluides et la confusion beaucoup moins.
PRÉVOYEZ VOTRE INVENTAIRE
Vous devez être capable de prévoir efficacement votre inventaire afin d’anticiper quels articles sont en baisse, quels articles sont en excès et ainsi de suite. Examiner ce dont vous pourriez avoir besoin au fur et à mesure de vos prévisions vous aidera grandement à vous assurer que vous n’avez pas de stock excédentaire qui prendra de la place et pourrait éventuellement être endommagé en raison de son manque de mouvement.
Il existe des logiciels qui peuvent aider à la prévision des stocks, ces logiciels peuvent vous donner des notifications lorsque les articles sont bas, comment certains articles sont achetés et à quel rythme ils seront achetés en fonction des modèles précédents, etc.
SUIVEZ VOTRE CARGAISON
Ce serait une bonne chose de suivre efficacement votre cargaison, en regardant l’horaire et en prêtant attention à l’heure d’arrivée estimée. Lorsque vous suivez votre cargaison, vous pouvez vous préparer correctement à ce que vous êtes sur le point de recevoir, vous pouvez connaître la quantité que vous attendez et l’heure d’arrivée estimée.
Toutes ces informations permettent une meilleure organisation et gestion de vos opérations d’entrepôt.
UTILISEZ L’ANALYSE POUR GÉRER VOTRE INVENTAIRE
L’analyse examine essentiellement les informations sur la nature du mouvement lors de l’achat d’articles. Vous serez en mesure d’analyser comment certains articles sont achetés, reçus, traités et tout.
Lorsque vous disposez de toutes ces informations correctement présentées, vous êtes alors bien informé pour connaître l’état de votre marchandise. Vous pouvez penser à de meilleures façons de gérer vos articles ; vous pouvez envisager diverses approches innovantes de vos opérations, etc.
ÉTABLIR DES SYSTÈMES DE GESTION
Ce système de gestion est simplement une sorte de deuxième représentation de la documentation sur votre ordinateur ou sur un autre appareil. Il serait vraiment utile d’avoir un système par lequel vous pouvez vérifier vos processus. Par exemple, lorsque des modifications sont apportées au côté physique du plan, vous pourrez modifier le profil numérique de l’inventaire pour qu’il corresponde.
Cela vous aide beaucoup lorsque vous devez équilibrer les informations de l’entrepôt avec celles de votre système. Habituellement, si l’inventaire sur l’appareil est le même que l’inventaire sur place, alors tout va bien. Il serait également très prudent de tenir à jour tous les aspects de vos opérations, car les changements sont généralement constants.
FIXER DES OBJECTIFS POUR LA VENTE D’OBJETS
Cela s’avère généralement utile lorsque vous êtes confronté à certaines conditions, comme des articles atteignant leur date de péremption ou des articles qui sont restés trop longtemps dans l’entrepôt et doivent être vendus, sinon ils peuvent être endommagés ou même des articles périssables qui n’ont pas été vendu pendant une longue période.
La direction peut proposer des idées créatives sur la façon de vendre ces articles, en donnant aux vendeurs des objectifs de vente.
ANTICIPER LES BESOINS EN INVENTAIRE
Vous devriez être capable de faire attention à votre inventaire, de ne rien laisser s’épuiser, vous ne pouvez vous permettre de manquer d’aucun article. Vos invités ne devraient pas avoir à souffrir un instant parce que votre hôtel n’a plus de papier de soie ou quelque chose comme ça. Alors faites attention à l’inventaire, c’est une bonne chose qu’il existe des logiciels pour vous aider aussi.
AMÉLIORER VOTRE PROCESSUS
Vous pouvez toujours améliorer vos processus, alors faites de la place pour améliorer les procédures par lesquelles vous recevez, empilez et livrez vos commandes. Il y aura toujours de la place pour mettre à jour vos méthodes, mettre à niveau les systèmes de support que vous utilisez, etc.
L’une des meilleures façons de le faire est de rechercher certaines choses qui ne fonctionnent pas aussi efficacement qu’elles le pourraient, certaines procédures qui vous posent actuellement des problèmes d’exécution. Ces procédures peuvent ralentir la livraison ou rendre généralement les opérations moins fluides. Avoir une session de remue-méninges pour améliorer cela aidera énormément. De plus, certaines choses qui ont fonctionné peuvent également bénéficier d’une mise à niveau.
TRAVAILLEZ AVEC PLUSIEURS FOURNISSEURS
Lorsque vous organisez une vente ou un exercice promotionnel dans votre entreprise, vous pouvez choisir de travailler avec un certain nombre de fournisseurs afin de ne pas vous retrouver dans une situation de rupture de stock au milieu de la période de vente. Ainsi, en travaillant avec plusieurs vendeurs ou fournisseurs, vous n’aurez pas à perturber l’ordre de votre entrepôt en ayant des articles excédentaires en raison de la saison.
EXPLORER LES OPTIONS DE DROPSHIPPING
Vous pourriez travailler avec un certain nombre de sociétés de vente en ligne qui pourraient avoir besoin des services d’un entrepôt. Cela vous aidera à vendre efficacement des articles régulièrement. Il sera particulièrement efficace lors de l’exécution de tout exercice promotionnel, car le monde numérique acquiert rapidement plus d’influence sur la façon dont nous faisons les choses.
RENDRE LA COMMUNICATION COHERENTE
Votre communication avec vos fournisseurs doit être très cohérente afin d’éviter toute confusion quant aux opérations en cours et aux changements apportés. Si vous ne respectez pas la façon dont vous transmettez les informations à vos fournisseurs, cela peut entraîner des interruptions dans l’ensemble du système de la chaîne d’approvisionnement.
STOCKS BASSE VENTE
Certains articles peuvent être dans l’entrepôt pendant plus de six mois en raison d’un manque de commandes. Vous devriez être en mesure de faire attention à ces stocks ou articles, car lorsqu’un article reste trop longtemps dans l’entrepôt, il peut commencer à être endommagé. Examinez ces types d’articles et évitez d’en commander d’autres, et générez des idées sur la façon de vendre plus de ces articles.
GÉREZ CORRECTEMENT VOS ERREURS
S’il y a eu des erreurs dues à un certain nombre de raisons, il est préférable d’avoir des procédures par lesquelles de tels événements peuvent être traités sans causer plus de dommages à une situation déjà mauvaise. Ce n’est pas une nouvelle que dans un tel système, une petite erreur dans une partie particulière de la chaîne d’approvisionnement peut affecter l’ensemble du processus, tout comme la chute de dominos. Assurez-vous donc que les erreurs sont traitées avec précision et professionnalisme.
FAIRE ATTENTION À L’AVIS DES CLIENTS
Lorsque les clients donnent leur avis sur la façon dont ils pensent que les services devraient être rendus, ne le négligez pas et agissez comme s’ils n’étaient pas des professionnels et que leur opinion n’a donc pas d’importance. S’efforcer de faire des ajustements selon leurs suggestions lorsque cela est nécessaire.
COMPTER VOTRE STOCK
Une à deux fois dans l’année il est très prudent de compter physiquement votre stock, même si vous avez peut-être déjà répertorié le nombre d’articles que vous possédez sur votre logiciel de gestion. Cela vous permet d’être doublement sûr des éléments que vous possédez, car lorsque des modifications sont apportées, certaines choses peuvent être perdues au cours du processus de modification. Donc, savoir que les numéros physiques sont les mêmes que ceux du système est une assurance solide.
FAIRE DE LA SÉCURITÉ UNE PRIORITÉ
Beaucoup de choses pourraient arriver dans un entrepôt qui pourraient être très dangereuses pour la vie des gens. Dysfonctionnement du véhicule, chute de piles, etc. ne sont que quelques-uns des éléments à prendre en compte lors de la gestion d’un entrepôt. S’assurer que l’entrepôt est équipé de consignes de sécurité ; au cas où l’un de ces événements se produirait, ces informations devraient être mises à la disposition des utilisateurs de l’entrepôt. Des extincteurs devraient également être mis à disposition dans le cas d’un tel événement.