Dans un monde où la technologie continue de façonner notre façon de faire les choses, il n’est pas surprenant qu’un groupe de personnes puisse se réunir dans un but particulier et atteindre l’objectif souhaité sans réellement se voir physiquement.
Il devient de plus en plus une norme non seulement dans l’industrie des technologies de l’information, mais également dans divers secteurs tels que la banque, la finance, l’ingénierie et la construction, pour diverses personnes de s’engager dans des projets à partir de lieux éloignés.
L’équipe virtuelle est le terme donné aux personnes de différents endroits, organisations ou pays qui se réunissent uniquement par des moyens technologiques pour effectuer une tâche particulière, et qui ne se rencontrent jamais physiquement à aucun moment.
On supposerait qu’une telle innovation aurait ses propres défis car les êtres humains sont des êtres sociaux et le fait d’interagir avec les autres membres de l’équipe favorise le lien émotionnel nécessaire. Ce besoin de socialiser en dehors de la tâche à accomplir pourrait être encouragé par des appels vidéo et autres.
Il appartient au chef d’équipe d’intégrer délibérément un certain type d’élément social dans le flux de travail, car cela serait essentiel au succès de l’équipe dans son ensemble.
Avantages et inconvénients des équipes virtuelles
La constitution d’une équipe virtuelle présente des avantages, dont la possibilité de travailler avec des talents qui auraient été impossibles à obtenir sans l’utilisation d’un environnement virtuel.
Il y a des professionnels mondiaux qui sont très bons dans ce qu’ils font, les organisations peuvent avoir besoin de leurs services, mais peuvent ne pas avoir la possibilité de les transporter là où les organisations ont leurs installations.
Dans de tels cas, une équipe virtuelle peut être créée pour que le spécialiste continue d’offrir ses services à l’organisation. De cette façon, l’organisation profite des avantages qui découleront de sa contribution sans avoir à se soucier des nombreuses logistiques liées au déplacement de la personne.
Réduire les budgets et économiser de l’argent sont les principales choses qui enthousiasment les cadres supérieurs. La mise en place d’une équipe virtuelle permet d’économiser sur diverses dépenses telles que la location d’un bureau, l’hébergement des travailleurs, le transport, etc. Les travailleurs au sein de cette équipe peuvent simplement travailler où qu’ils soient, sans avoir besoin de s’engager dans l’une des activités quotidiennes auxquelles le travailleur régulier peut être habitué.
Par conséquent, la productivité est augmentée car les diverses distractions liées aux déplacements et à la rigidité environnementale lorsque l’on travaille à partir d’un environnement formel sont supprimées. Les travailleurs peuvent en fait contourner certains des systèmes hiérarchiques du lieu de travail formel au sein de cette équipe virtuelle et se relier à eux-mêmes en temps réel à mesure que l’information continue de se développer.
Les coûts technologiques peuvent être classés parmi les inconvénients du développement d’une équipe virtuelle. La qualité et/ou la quantité de technologie nécessaire pour gérer avec succès une équipe virtuelle peut être coûteuse pour l’organisation. Afin de tirer le meilleur parti du processus, chaque personne au sein de l’équipe virtuelle possède non seulement les dernières technologies, mais également celles qui sont compatibles les unes avec les autres.
Des conflits peuvent survenir en travaillant dans ce type d’environnement, ce qui peut augmenter le manque de confiance entre les membres de l’équipe et produire un manque de collaboration. La manière dont ces défis sont relevés dépend du chef d’équipe dans son ensemble, il va sans dire qu’une forte présence de leadership est nécessaire pour résoudre des problèmes comme celui-ci.
Résoudre les conflits lorsque l’on travaille dans un environnement physique peut être beaucoup plus facile, car les parties impliquées peuvent se réunir avec un médiateur de paix. En dehors de cela, l’isolement des autres personnes peut créer une approche difficile du travail à accomplir ; Cependant, cela aussi peut être rectifié par un chef d’équipe impliqué, qui crée des imprévus pour des problèmes comme ceux-ci.
Comment gérer efficacement une équipe virtuelle dans votre petite entreprise
Avant de commencer à travailler sur une tâche qui a motivé la création de l’équipe virtuelle, vous auriez déjà placé les candidats en probation afin de déterminer s’ils correspondent bien à l’équipe. Ce serait une expérience très frustrante s’il y avait des gens dans l’équipe qui ne s’y intègrent pas. La façon dont vous choisissez d’établir cette période de test dépend de vous, le coordinateur. Une façon consiste à donner à chaque membre de l’équipe proposé des tâches à accomplir, puis à observer s’il atteint l’objectif.
Lorsque vous avez effectivement sélectionné les meilleurs candidats pour le poste, vous devez établir un certain type de programme de formation pour ceux que vous avez sélectionnés.
Peu importe s’ils ont déjà travaillé avec des équipes virtuelles, il est important que toutes les personnes sélectionnées se réunissent pour la formation. La formation qui peut durer de quelques minutes à plusieurs jours, selon la gravité du projet, peut être développée par des professionnels. Une telle formation donnera aux membres de l’équipe virtuelle les compétences indispensables pour travailler avec vous sur le projet.
Conseils pour gérer efficacement une équipe virtuelle
Ensemble de compétences
Cela pourrait en fait être fait au stade de la probation, lorsque vous devez savoir qui sélectionner pour votre équipe virtuelle. Maintenant, ne commettez pas l’erreur de constituer une équipe où tout le monde a exactement les mêmes compétences.
Vous voulez choisir ceux dont les compétences se complètent, où la faiblesse d’une personne devient la force d’une autre. De cette façon, lorsque vous serez finalement en mesure de synchroniser vos activités et de trouver une sorte de synergie, l’équipe sera efficace. Il sera plus facile d’accomplir plus ensemble qu’individuellement lorsque l’équipe se complète.
Communiquez fréquemment
Cela ne peut pas être surestimé si l’équipe virtuelle va être un succès. Vous devez mettre le niveau de communication sur la surmultipliée si vous voulez que l’équipe se rassemble vraiment. Cela est dû au fait que vous et votre équipe n’est pas physiquement présente pour voir face à face.
Cette communication comprendrait non seulement des interactions formelles liées aux tâches à accomplir, mais également informelles, car une atmosphère cordiale améliore les performances des membres de l’équipe. En tant que chef d’équipe, vous voudrez peut-être aussi vous engager avec des membres individuels de l’équipe de temps en temps, non seulement dans le but d’évaluer ou de gérer leurs activités, mais dans le but de socialiser un peu. Cela inspirera un certain type d’engagement personnel dans le projet et, par conséquent, une meilleure performance. Lors de l’engagement de la communication, un retour d’information doit être spécifié pour chaque message transmis, qu’il soit privé ou général. Cela garantira que tout le monde est à bord et en phase avec ce qui se passe tout au long de la période du projet.
Encourager les liens d’équipe
Bien que la raison principale de l’équipe virtuelle ne doive pas être mise de côté pour une autre activité, les gestes qui créent un lien plus fort entre les membres de l’équipe contribueront grandement à influencer l’attachement au projet.
Ne tenez pas pour acquis le besoin pour les gens de se sentir comme faisant partie de quelque chose d’important, quelque chose de personnel, alors faites entrer la personne humaine dans le mélange.
Lorsque les membres franchissent des étapes importantes, ce serait une bonne idée d’avoir une sorte de célébration, où tous les autres membres de l’équipe reçoivent des encouragements ou même de l’inspiration pour aspirer à leurs jalons. De telles célébrations devraient bien sûr être vécues collectivement, par appel vidéo, afin que chaque membre de l’équipe ressente l’excitation qui accompagne la réalisation.
Avoir plus de communication en face à face
Que ce soit avec un membre particulier de l’équipe ou avec l’ensemble du groupe, plus de communication en face à face est le catalyseur qui encouragerait davantage la synergie.
Ceci est différent du conseil général d’augmenter énormément la communication, ce qui est dit dans ce point est que ce canal de communication qui est des appels vidéo pour être exact devrait être augmenté de façon exponentielle afin de surcompenser le fait que les membres de l’équipe ne sont pas physiquement ensemble.
Avec plus de communication en face à face, la distance entre les membres de l’équipe ne serait pas ressentie autant, car chaque membre de l’équipe saurait à quoi ressemblent ses coéquipiers.
Outils de gestion de projet
Lorsque vous avez défini un certain type de calendrier ou de plan pour les livrables à réaliser par les membres de l’équipe, il serait très intelligent d’utiliser des applications ou des logiciels de gestion de projet qui peuvent garder toute l’équipe sur la bonne voie avec la tâche à portée de main. Encouragez chacun des membres de votre équipe à avoir également de telles applications sur leur téléphone ou sur leur PC.
Grâce à cela, tous les membres peuvent synchroniser les activités et continuer à se suivre. La grande chose à propos de l’utilisation de ces applications est qu’elles peuvent aider avec l’alarme et autres. Ils peuvent fournir des mises à jour hebdomadaires, quotidiennes ou même mensuelles sur l’avancement du projet et les domaines qui doivent encore être couverts.
Système de partage de documents
Établissez des canaux appropriés par lesquels les documents seraient partagés et/ou modifiés. Parfois, le projet peut nécessiter que les documents soient édités collectivement ; afin de rendre cela aussi efficace que possible, vous auriez besoin des outils appropriés.
La recherche de plates-formes sur lesquelles des fichiers, même volumineux, pourraient être partagés, est également une priorité. Ces éléments doivent donc être pris en compte lors de la constitution d’une équipe virtuelle, car le partage des connaissances et des informations fait également partie de l’épine dorsale de la communication qui fera fonctionner l’ensemble de ce système.
Concevoir un état d’esprit de leadership
Lorsque vous travaillez avec des personnes qui assument la responsabilité du travail qu’elles effectuent, alors vous avez peut-être aussi bien rendu le travail plus facile pour vous-même. Les dirigeants sont connus pour assumer une grande responsabilité pour les choses qu’ils font, car ils doivent être blâmés si de telles activités ne réussissent pas.
Une façon d’encourager ce type d’approche consiste soit à faire de chaque membre de l’équipe un leader d’une partie particulière du projet, soit à simplement échanger des postes de direction sur différents aspects du projet. Chaque fois qu’un membre de l’équipe devient le leader du projet, il ressentira un sens des responsabilités.
L’espoir de cette approche est que même après que le poste de direction est passé à un autre membre, le sens du dévouement inspiré par le moment où un membre particulier était chef d’équipe demeurerait. Cela devrait inspirer davantage les membres à des niveaux de performance plus élevés étant donné qu’un certain type d’enjeu personnel a été fait. De plus, l’idée que sa performance soit évaluée serait un facteur de motivation pour l’excellence.
Utiliser un logiciel similaire
Selon le type de projet sur lequel vous travaillez, la compatibilité logicielle est l’une des raisons d’un succès élevé ou d’un échec soudain. En fait, les membres de l’équipe doivent posséder un logiciel compatible avant le début du projet.
Ne pas le faire peut entraîner des retards, sans parler de la corruption d’informations précieuses qui auraient eu un impact positif sur le projet. Cela se produit alors que des logiciels de différents niveaux de compatibilité tentent de synchroniser les données reçues de nombreux homologues au sein de l’environnement d’équipe virtuelle.