Êtes-vous en train d’embaucher des employés ? Si OUI, voici un guide détaillé sur la façon de faire une vérification rapide mais approfondie des antécédents d’un employé potentiel.
Avant qu’un candidat ne soit employé dans une organisation, il est important qu’une vérification approfondie des antécédents soit effectuée sur l’individu. Les vérifications des antécédents sont généralement effectuées à la dernière étape du processus d’embauche en tant que vérification légale du passé d’un candidat pour savoir s’il est vraiment qui il prétend être.
Pourquoi dépenser des ressources pour effectuer une vérification des antécédents d’un employé potentiel ?
Les vérifications des antécédents sont rendues nécessaires par le fait que sans cela, le résultat pourrait être l’embauche d’un individu problématique ou d’un individu enclin au crime. Une vérification des antécédents contribuera grandement à fournir à un employeur l’assurance que le candidat est non seulement qualifié pour le poste, mais qu’il ne représentera également aucune menace juridique pour l’établissement.
Il est également important pour chaque propriétaire de petite entreprise d’évaluer le niveau de risque qu’il prend s’il n’effectue pas de vérifications approfondies des antécédents ou s’il effectue lui-même la plupart des travaux d’enquête. Les entreprises qui impliquent de travailler avec des enfants, des personnes âgées ou qui ont régulièrement accès à de grosses sommes d’argent devraient être disposées à assumer les coûts supplémentaires liés à la vérification des antécédents.
Cependant, il convient de noter que la vérification des antécédents n’est pas sans difficultés, en particulier pour une petite entreprise. Il existe un ensemble vaste et complexe de vérifications des antécédents qu’un employeur doit prendre en compte, et le coût de chacune de ces vérifications s’additionne rapidement, multiplié par le nombre de candidats potentiels que l’employeur envisage.
Combien cela coûte-t-il d’effectuer une vérification rapide des antécédents ?
Le montant total dépensé pour la vérification des antécédents de chaque candidat potentiel varie en fonction du type de vérification et d’un certain nombre d’autres facteurs, y compris l’état dans lequel les vérifications sont effectuées.
Habituellement, une vérification des antécédents de base coûtera à un employé un minimum de 15 $ et peut même coûter plus de 100 $ par employé potentiel. Si les vérifications sont extrêmement approfondies et impliquent la collecte d’informations de plus d’un État ou pays, le coût impliqué peut même être supérieur à 100 $.
Pourtant, même avec la composante de coût qui accompagne la vérification des antécédents, ils constituent toujours une partie très importante du processus d’embauche. Si vous voulez que votre entreprise réussisse, vous ne pouvez pas vous permettre de prendre une mauvaise décision d’embauche. En fait, pour de nombreuses petites entreprises, une mauvaise embauche peut faire la différence entre le succès et l’échec.
Avez-vous besoin de l’autorisation d’un employé pour effectuer une vérification des antécédents ?
Si vous souhaitez effectuer l’une des opérations suivantes, vous aurez besoin de l’autorisation de l’employé potentiel (par écrit) ;
Si vous souhaitez engager une entreprise extérieure pour enquêter
Si vous souhaitez accéder aux relevés de notes de l’école ou accéder aux dossiers militaires détaillés.
Si vous voulez faire un rapport de crédit
Cependant, si vous avez demandé à un employé potentiel de faire une vérification des antécédents afin de connaître les paramètres indiqués ci-dessus et que l’employé refuse, vous êtes légalement autorisé à radier l’employé par considération pour le poste.
Comment faire une vérification rapide des antécédents d’un employé potentiel
Une vérification des antécédents d’un employé cherche à déterminer certains paramètres tels que les casiers judiciaires, les qualifications et les qualifications des candidats, les dossiers de conduite et s’ils figurent sur une liste de surveillance du terrorisme ou sur un registre des délinquants sexuels. Parfois, cela peut également inclure une vérification des antécédents de crédit.
Si vous créez un mauvais processus de vérification des antécédents, cela augmentera grandement les coûts et la complexité de votre processus d’entretien et pourrait même vous causer des ennuis s’il entraîne l’exclusion de candidats pour des raisons que vous n’êtes pas autorisé à discriminer.
1). Ayez une politique cohérente concernant la manière dont les vérifications des antécédents sont effectuées
Cela devrait être idéalement documenté dans un organigramme qui permettra à chacun de savoir exactement quelle étape accomplir à un moment donné. Une vérification des antécédents désorganisée peut éviter les problèmes juridiques, surtout si vous n’appliquez certaines étapes qu’à certains candidats, par exemple en ne vérifiant que la solvabilité de candidats issus de milieux spécifiques.
2. Obtenez des conseils juridiques sur la façon dont les lois locales régissent votre utilisation des vérifications d’antécédents
Les vérifications d’antécédents sont connues pour révéler certaines informations qui peuvent être considérées comme sensibles et dans certains États des États- Unis d’Amérique, vous n’êtes pas autorisé à recueillir certaines informations comme partie d’une vérification des antécédents. Parlez à votre avocat pour vous assurer que votre vérification des antécédents ne cause pas de problèmes juridiques à votre entreprise.
3. Donnez aux candidats une chance de dissiper les erreurs ou les malentendus grâce à la vérification des antécédents
Il n’est pas rare que des informations recueillies lors de la vérification des antécédents soient légèrement incorrectes ou à juste titre erronées. A ce titre, il est conseillé de donner aux candidats une chance d’expliquer les informations que vous avez recueillies afin de donner une chance aux candidats qui auraient été exclus à tort.
4. Utilisez des services de vérification des antécédents conformes à la FCRA
La Fair Credit Reporting Act (FCRA) fournit un aperçu de ce qui peut et ne peut pas être fait dans le cadre d’une vérification des antécédents en ce qui concerne les informations de crédit. Ce document fournit un bon résumé de la façon dont les informations doivent être traitées du point de vue des candidats.
Presque toutes les vérifications des antécédents sont régies par le Fair Credit Reporting Act (FCRA), mais vous devez savoir qu’il existe un éventail d’autres lois qui les affectent, selon l’état et la région. Par exemple, dans certains États, il est acceptable d’utiliser des vérifications de crédit et d’antécédents criminels pour n’importe quel employé, dans d’autres, vous ne pouvez effectuer ces vérifications que pour des types spécifiques d’employés.
5. Connaître la différence entre les vérifications de références et les rapports d’enquête sur les consommateurs
Un rapport d’enquête sur les consommateurs se produit lorsque vous contactez une personne telle qu’un ancien employeur afin de vérifier certaines informations telles que la date d’emploi, le poste occupé, etc. Les vérifications de références, d’autre part, sont généralement faciles et directes.
Si la raison pour laquelle vous rejetez un employé potentiel est due à des informations recueillies dans le cadre d’un rapport d’enquête sur le consommateur, vous êtes alors tenu de remettre à l’employé potentiel une copie du rapport, tandis que si vous avez obtenu les informations par le biais d’une vérification des références, vous le faites ; pas besoin de le divulguer au candidat.
6. Utilisez systématiquement les vérifications d’antécédents et non pas candidat par candidat
Vous devez appliquer le même processus de vérification des antécédents à chaque candidat que vous interviewez pour le poste.
L’appliquer de manière sélective aux seuls candidats d’un niveau d’expérience ou d’expérience spécifique peut entraîner des conséquences juridiques imprévues s’il s’avère qu’il s’agit d’un indicateur de discrimination illégale.
En dehors de cela, faire signe à certains candidats en fonction de leur intuition, car «ils semblent être une personne gentille» va à l’encontre de l’objectif de vérifier les antécédents pour protéger votre entreprise.
7. Ne prenez aucune partie du processus de vérification des antécédents pour acquise
Vous serez surpris que des informations importantes apparaissent souvent au cours des étapes les plus ordinaires du processus de vérification des antécédents. Assurez-vous que les responsables du recrutement prennent le processus au sérieux et qu’ils prêtent attention aux informations obtenues.
8. Ne demandez pas d’informations sur le caractère tout en vérifiant les faits relatifs à l’emploi précédent
Dès que vous commencez à rechercher des opinions sur le caractère, l’attitude, etc. des candidats, vous faites un rapport d’enquête sur les consommateurs. Cela relève de la loi fédérale et, en tant que tel, vous êtes tenu par la loi d’informer l’employé potentiel, de lui donner la possibilité de demander des détails et de vous conformer à ses demandes. Si vous avez besoin de ce type d’informations, il est préférable d’obtenir d’abord des conseils juridiques.