Vous souhaitez connaître les principaux systèmes de gestion des connaissances ? Si OUI, voici les deux principaux systèmes de gestion des connaissances avec leurs avantages et leurs inconvénients.
Les systèmes de gestion des connaissances (KMS) sont un outil inestimable pour les grandes et petites entreprises, les clients externes et les employés internes.
Il existe plusieurs types de systèmes de gestion des connaissances que vous pouvez facilement exploiter dans votre organisation pour améliorer les connaissances commerciales. Avec un peu d’expertise dans les systèmes de gestion des connaissances, vous pouvez aider les clients à trouver des réponses.
Un système de gestion des connaissances est connu pour prendre en charge la fonctionnalité des systèmes informatiques, l’organisation des documents, tout en créant une culture de flexibilité et de collaboration.
Deux grands types de systèmes de gestion des connaissances
Les systèmes de gestion des connaissances offrent de nombreux avantages aux entreprises. Mais, ces systèmes peuvent offrir des avantages uniques, selon le type utilisé. Ils sont de deux types principaux : le KMS à l’échelle de l’entreprise et le KMS du travail de connaissance.
Les systèmes à l’échelle de l’entreprise
Un système à l’échelle de l’entreprise est un système à usage général qui collecte, stocke, distribue et utilise les informations numérisées et les connaissances connexes de l’organisation.
Le KMS à l’échelle de l’entreprise offre l’avantage clé de rationaliser le travail et de maintenir la productivité de l’organisation. Un avantage clé de ce système est qu’il permet à l’organisation de se concentrer sur les processus plutôt que sur les seules données.
En retour, ce système contribue à accroître l’efficacité au niveau organisationnel. De plus, il aide les entreprises à réduire divers coûts de production. Les portails, les moteurs de recherche, les outils de collaboration et le système de gestion de l’apprentissage (LMS) sont les principaux exemples de technologies qui maintiennent les systèmes de gestion.
De tels systèmes offrent des répertoires en ligne, des outils et d’autres détails de mise en œuvre pour localiser les entreprises et les travailleurs du savoir avec les sources essentielles de professionnels spécialisés.
Avantages
Amélioration de la tenue des registres et de la conformité
L’utilisation de systèmes d’entreprise peut profiter à votre entreprise en matière de tenue de registres et de conformité. Grâce aux systèmes de sécurité intégrés, les données que vous collectez dans les systèmes d’entreprise présentent moins de risques de perte ou de vol, bien que le risque ne soit pas nul.
De plus, ces données sont utiles lorsque vous avez besoin d’une preuve des performances de votre entreprise pour un organisme de réglementation.
Meilleure productivité et flexibilité : L’un des principaux avantages d’un système d’entreprise est qu’il facilite le travail des gestionnaires et des employés. Ces systèmes automatisent les processus métier répétitifs afin que votre personnel soit plus productif.
Dans le même temps, ces systèmes aident à organiser les informations clés dans un endroit pour un accès facile, quel que soit l’emplacement. Cela signifie que vos employés auront tous accès aux données nécessaires pour faire leur travail, même s’ils travaillent à domicile ou sur le terrain.
Planification d’entreprise plus facile :
Un autre avantage des systèmes entreprenants est qu’ils facilitent l’élaboration de plans d’affaires et le suivi de la manière dont votre entreprise atteint ses objectifs.
Que vous souhaitiez vérifier l’avancement de la production, surveiller vos dépenses d’entreprise ou voir les résultats de la satisfaction client, c’est aussi simple que de jeter un œil à un tableau de bord en ligne qui regroupe ces informations dans des graphiques et des tableaux faciles à lire.
Ces systèmes ont également des capacités d’alerte qui peuvent vous informer lorsque des problèmes potentiels surviennent, tels qu’un pic de défauts de produits ou un stock faible.
Cons
Risque de perte de données et de temps d’arrêt
Bien que les systèmes d’entreprise présentent des avantages en matière de sécurité et d’accessibilité, il existe un inconvénient lorsque vous dépendez d’un système unique pour les processus les plus importants de votre entreprise. Si quelqu’un de l’intérieur ou de l’extérieur de l’entreprise pirate votre système, vous risquez que cette personne obtienne des données confidentielles.
De plus, si quelque chose dans le système échoue, votre entreprise peut subir des temps d’arrêt qui empêchent les employés de faire leur travail et les clients sans que leurs besoins soient satisfaits. Vous pourriez même perdre des informations clés si les sauvegardes ne sont pas effectuées régulièrement
Coût de l’investissement
A noter que cela dépendra in fine du nombre d’utilisateurs, du niveau de personnalisation, du type de licence (perpétuelle ou par abonnement), et des modules applicatifs souhaités. Selon le système que vous choisissez, vous pouvez payer des frais d’abonnements annuels et des coûts de maintenance qui dépassent les frais de licence initiaux, et vous devrez peut-être également acheter du nouveau matériel.
Cependant, les systèmes d’entreprise basés sur le cloud sont plus abordables au départ. Par exemple, Software Advice a énuméré un budget estimé de 87 209 $ pour un système d’entreprise basé sur le cloud pour 21 à 50 utilisateurs contre 205 533 $ pour une licence perpétuelle.
Travail supplémentaire pour la mise en œuvre
Un défi notable est le travail supplémentaire que vous devrez effectuer pour préparer le système à une utilisation optimale dans votre entreprise. Vous devrez plus ou moins personnaliser les modules pour ce que vous devez faire dans votre entreprise, former vos employés à l’utilisation des systèmes et éventuellement déplacer des données d’un système existant.
De plus, vous devrez convaincre vos employés et vos gestionnaires de vouloir réellement utiliser le système. Tout cela nécessite du temps que vous devrez consacrer à d’autres tâches commerciales. Cela peut être un défi si vous êtes déjà aux prises avec d’autres demandes.
Le système de travail des connaissances
L’autre type de KMS est le système de travail des connaissances, qui fournit une gestion des connaissances à l’échelle de l’entreprise qui se concentre sur différents systèmes.
Ce sous-ensemble de systèmes peut inclure (mais sans s’y limiter) les éléments suivants : graphe de connaissances, base de données de connaissances et référentiel de connaissances.
Le système de travail des connaissances fait partie d’un système de gestion spécialisé conçu pour les ingénieurs, les scientifiques et d’autres personnes bien informées.
Notez que ces systèmes de gestion des connaissances efficaces contiennent un répertoire en ligne pour rechercher les connaissances de l’entreprise sur les professionnels de la gestion qui aident les personnes et les employés de l’entreprise avec les informations requises.
À l’aide des systèmes experts standardisés, ce système de gestion des connaissances permet aux employés de trouver des informations précises à partir de la base de données de connaissances disponible en utilisant les méthodes des meilleures pratiques à des fins futures.
Avantages
Meilleure communication.
Il est plus facile de trouver, d’utiliser et de réutiliser les informations pertinentes.
Une meilleure connaissance peut vous aider à reconnaître les tendances du marché et à repérer les problèmes.
Vous tirez le meilleur parti des compétences et de l’expertise existante de votre équipe.
En ayant plus de connaissances et d’expérience disponibles, vous pouvez prendre de meilleures décisions.
Agilité améliorée car vous disposez des informations nécessaires pour prendre des décisions plus rapidement.
Avec les meilleures pratiques et les leçons apprises organisées dans le système, vous pouvez résoudre les problèmes plus rapidement.
Les ressources de votre système de travail du savoir peuvent soutenir la croissance et le développement de vos employés.
Les spécialistes peuvent partager leur expertise avec plusieurs employés avec une seule entrée dans un wiki.
Cons
Vous êtes censé motiver votre équipe à partager ses connaissances et à utiliser les informations que vous avez mises à disposition.
Vous et vos collaborateurs devez obtenir et enregistrer efficacement vos connaissances commerciales.
Vous devez décider et mettre en œuvre un système qui fonctionne avec les processus existants de votre entreprise et correspond à votre stratégie commerciale.
Le système de travail du savoir est un processus continu. Il ne suffit pas que les experts saisissent leurs informations – ils doivent revenir en arrière et les mettre à jour régulièrement au fur et à mesure que les choses changent.
Conclusion
Le meilleur système de gestion des connaissances est celui qui convient aux besoins de votre entreprise, suit les meilleures pratiques et normes, est un atout stratégique dans l’économie de l’information d’aujourd’hui, possède un temps de réponse inférieur, des coûts inférieurs et un avantage concurrentiel.
Le choix de l’option appropriée parmi divers types de systèmes de gestion des connaissances peut différer en fonction de la valeur et des objectifs de l’entreprise.