La plupart des entreprises qui ont fini par grandir ont commencé petites, tout comme Apple® et Microsoft®. Certains d’entre eux sont partis du garage et sont finalement devenus un nom connu dans le monde entier.
La vérité est qu’au-delà d’avoir une idée d’entreprise fantastique, l’engagement, la discipline, le dévouement et l’attention aux détails sont quelques-uns des attributs de base qui font qu’une petite entreprise grandit si grande.
Si vous êtes un entrepreneur qui dirige une petite entreprise ou que vous êtes dans le commerce de détail, l’une des clés dont vous auriez besoin pour faire croître votre entreprise et devenir très rentable est de mettre en place un processus qui assurera une gestion efficace des stocks.
Le dicton selon lequel « le commerce de détail est un détail » décrit correctement le concept d’une approche efficace de la gestion des stocks pour les petites entreprises ; il vous suffit de prêter attention à tous les aspects de votre petite entreprise si vous voulez qu’elle se développe.
Deux façons de suivre votre inventaire et vos ventes
I. Méthode manuelle
Pour suivre votre inventaire en utilisant la méthode manuelle, commencez par compter vos produits pour déterminer l’inventaire de départ. Ensuite, catégorisez votre inventaire d’abord par nom de produit, puis par d’autres attributs spécifiques des produits, tels que la couleur, la taille, l’utilisation, la date ou le style.
Par exemple, si vous avez des parfums en inventaire, vous voudrez les classer par nom, puis par s’ils sont destinés aux hommes ou aux femmes ou aux deux, puis par taille. Cela vous permet de suivre plus facilement ce dont vous avez besoin et ce que vous n’avez pas vendu. Après avoir trié les articles de votre inventaire en catégories, créez une feuille de calcul dans Microsoft Excel pour suivre votre inventaire et vos ventes.
Créez simplement une feuille de calcul pour chaque produit et répertoriez le décompte initial de l’inventaire pour ce produit. À partir de ce point, ajustez le décompte initial de l’inventaire si nécessaire. C’est-à-dire, soustrayez toutes les ventes de chaque produit de votre registre et ajoutez-y les nouveaux arrivages. Faites-le au moins une fois par semaine, en ajustant le total des stocks si nécessaire.
Microsoft Excel suffira si vous avez moins de 10 articles différents dans votre inventaire. Cependant, si vous avez plus de 10 articles dans votre inventaire, une meilleure option consiste à configurer une base de données d’inventaire dans Microsoft Access.
Microsoft Access propose des modèles d’inventaire semi-automatisés, plus attrayants et plus faciles à utiliser. Et vous pouvez imprimer des rapports d’inventaire pratiques pour suivre les ventes, les ajouts aux stocks et les retours. Cependant, il n’est toujours pas aussi efficace qu’un système entièrement automatisé.
II. Méthode automatisée
Si vous dirigez une entreprise qui a plusieurs articles différents dans son inventaire (comme un magasin de détail), vous devrez utiliser un système automatisé car la méthode manuelle d’inventaire et de suivi des ventes sera trop lourde, voire réalisable.
Bien qu’il existe de nombreuses méthodes automatisées, la plus courante et la plus efficace consiste à intégrer un logiciel professionnel de gestion des stocks avec un lecteur de codes-barres et des registres dans votre magasin. Chaque produit a un code-barres unique, qui est scanné à la caisse. Le code-barres contient le prix ainsi que d’autres informations pertinentes sur l’article.
Une fois que le lecteur de codes-barres a détecté et enregistré un produit à vendre, il enregistre automatiquement la vente et déduit le nombre d’unités de cet article acheté du nombre total d’unités restantes dans le magasin. Cela se fait en quelques secondes.
Une autre méthode implique l’utilisation de l’identification par radiofréquence, qui étiquette chaque article d’inventaire avec une étiquette en plastique contenant une micro puce programmable et une petite antenne. Les étiquettes contiennent des informations pertinentes sur chaque produit et peuvent être lues par un lecteur portable spécial.
Bien que cette option soit plus coûteuse que l’utilisation de codes-barres, elle présente de nombreux avantages. Les tags peuvent être lus à distance. Une énorme pile d’articles étiquetés peut être lue à la fois et les informations sur les étiquettes peuvent être mises à jour immédiatement lorsque les articles sont déplacés d’un point à un autre dans votre magasin.
Et il est intéressant de noter que les étiquettes peuvent être configurées pour déclencher une alarme lorsque l’article quitte le magasin, empêchant ainsi le vol des marchandises étiquetées.
Donc, si vous vendez des articles très chers, comme des bijoux, vous feriez mieux de choisir cette option. Même si vous suivez vos ventes et vos stocks avec un système automatisé, effectuez une vérification manuelle au moins une fois par an pour vous assurer que vous n’avez pas perdu certains articles en stock.
10 conseils de gestion des stocks efficaces pour les petites entreprises
La vérité est que, si vous ne conservez pas des registres appropriés de toutes les transactions de produits et services dans votre entreprise, vous aurez probablement du mal à réaliser des bénéfices et cela affectera sûrement votre budget.
En fait, une mauvaise gestion des stocks fait partie des causes de la faillite d’une entreprise. Passons maintenant rapidement en revue les 10 conseils de gestion des stocks efficaces pour les petites entreprises :
1. Créez une merde de propagation Excel spéciale pour l’inventaire quotidien
L’une des choses de base que vous devez faire pour assurer une gestion efficace des stocks pour votre petite entreprise est de créer une merde spéciale Excel dans le but de faire le point quotidiennement.
Par exemple, si vous dirigez une entreprise familiale et que vous n’avez pas les moyens d’acheter un logiciel personnalisé, vous pouvez imprimer un fichier Excel et faire un inventaire manuel ; un livre à couverture rigide peut même servir le même objectif.
2. Assurez-vous que toutes les marchandises qui entrent dans votre entrepôt sont documentées par différents responsables
Un autre conseil qui vous garantira une gestion efficace des stocks pour votre petite entreprise est de vous assurer que chaque marchandise qui entre dans votre entrepôt ou votre magasin est documentée par un responsable différent.
Le processus est simple, une fois qu’un camion apporte la marchandise à votre entrepôt, le chauffeur du camion présentera sa feuille de route à l’agent de sécurité à la porte, l’homme de sécurité confirmera et prendra son propre stock, puis le responsable de l’entrepôt devrait également prendre son propre stock séparément de l’homme de sécurité.
4. Consultez les développeurs de logiciels pour développer un logiciel d’inventaire personnalisé pour votre entreprise
Il existe des logiciels d’inventaire personnalisés qui assurent une gestion efficace des stocks; il vous aidera à créer des factures et à générer des reçus pour chaque transaction commerciale.
La vérité est que la plupart des petites entreprises pourraient ne pas être en mesure de payer un développeur de logiciels pour les aider à développer des logiciels personnalisés pour leur entreprise. Si vous pouvez vous permettre un logiciel personnalisé pour votre entreprise, faites-le par tous les moyens.
4. Appliquer l’émission obligatoire d’un reçu pour chaque transaction commerciale
Un autre conseil pour une gestion efficace des stocks pour les petites entreprises consiste à imposer l’émission d’un reçu pour chaque transaction commerciale. En fait, l’émission de reçus par voie électronique est ce qui est à la mode. Cela aidera votre entreprise à combler les lacunes qui peuvent épuiser votre entreprise.
5. Encouragez l’utilisation de la machine POS par rapport à l’argent liquide
Si vous souhaitez mettre en œuvre une structure de gestion des stocks efficace pour votre petite entreprise, vous devez encourager les transactions sans numéraire.
L’utilisation d’un point de vente (POS) est un moyen efficace de minimiser la fraude dans les petites entreprises. Avec les machines de point de vente, vous pouvez être assuré que vos vendeurs ne vous voleront pas votre argent.
6. Créez un système de base de données central
Vous devrez créer un système de base de données central, surtout si vous avez plusieurs points de vente. Un système de base de données centralisé facilitera le suivi de chaque transaction commerciale dans votre entreprise en temps réel.
En fait, vous pouvez vous asseoir dans votre bureau ou à la maison pour surveiller le flux de votre entreprise une fois que vous disposez d’un système de base de données centralisé.
7. Développez votre système de suivi personnalisé
Il existe différents systèmes de suivi que vous pouvez mettre en place pour appliquer une gestion efficace des stocks pour votre petite entreprise. Vous pouvez vous asseoir avec votre équipe pour déterminer le meilleur système de suivi qui conviendra à votre entreprise.
Mais si vous exploitez une entreprise de transport ou une entreprise de taxi, vous pouvez installer un tracker de voiture sur tous vos camions et taxis – c’est le moyen le plus simple et le plus pratique de suivre l’inventaire pour une telle entreprise.
8. Créez un processus commercial qui vous aidera à recevoir les commentaires de vos clients
Une autre façon de mettre en œuvre une gestion efficace des stocks pour votre petite entreprise consiste à créer un processus commercial qui vous aidera à recevoir les commentaires de vos clients.
Par exemple, dans certaines banques, chaque fois que vous déposez de l’argent, vous devrez déposer une copie de votre caissier dans une boîte à l’intérieur de la banque et vous devrez également saisir les détails de votre transaction dans un grand livre. Vous pouvez adopter ce modèle de suivi des stocks s’il convient à votre entreprise.
9. Informez vos fournisseurs et vendeurs du rapport que vous attendez d’eux
Une autre façon d’assurer une gestion efficace des stocks pour votre petite entreprise consiste à établir la liaison avec vos fournisseurs et vendeurs pour discuter de vos attentes à leur égard en ce qui concerne les stocks.
Votre accord avec eux pourrait être que vous puissiez accéder aux détails de toutes les transactions avec eux sur une base bimensuelle, semestrielle ou même annuelle. C’est une façon de comparer les records pour être sûr que vous êtes sur la bonne voie.
10. Engagez un consultant en inventaire pour vous aider à revoir votre structure d’inventaire de temps en temps
Enfin, l’une des choses que vous devez mettre en place pour vous assurer de mettre en œuvre un style de gestion des stocks efficace pour votre petite entreprise est d’embaucher un consultant en stocks pour vous aider à revoir votre rapport et votre structure d’inventaire de temps en temps. Cette approche vous aidera à corriger les erreurs dans votre processus métier.
Voilà les 10 conseils de gestion des stocks efficaces pour les petites entreprises.