Vous souhaitez externaliser votre processus de recouvrement de créances ? Si OUI, voici un guide détaillé pour embaucher une agence de recouvrement de créances parfaite et combien cela coûte pour votre entreprise.
Avez-vous déjà eu un accord commercial avec un client qui refusait de s’en tenir au plan et de payer à temps ? Si cela vous dérange sur la façon de récupérer votre argent et d’éviter les retards de paiement à l’avenir, il est préférable de faire appel à une agence de recouvrement de créances. Une agence de recouvrement est une entreprise qui agit au nom d’une organisation pour racheter ses fonds.
Pourquoi faire appel à une agence de recouvrement ?
Le recouvrement de créances peut épuiser vos ressources et votre temps, il est donc conseillé de faire appel à un professionnel pour traiter les comptes en souffrance en raison de sa vaste connaissance des techniques de recouvrement. En tant que propriétaire d’entreprise, avant de faire appel à une agence de recouvrement, vous devez évaluer la situation de votre débiteur.
Examinez le nombre de jours de retard de paiement, combien ils vous doivent et combien vous êtes prêt à régler. Lorsque vous interagissez avec votre débiteur, maintenez un bon service client et réduisez les appels téléphoniques pour éviter de le harceler, car vous devrez peut-être maintenir une relation de travail cordiale avec lui, car le débiteur reste votre client.
Une agence de recouvrement intervient lorsqu’une entreprise a du mal à recouvrer des créances sur des comptes en souffrance. L’agence de recouvrement obtient les informations du débiteur et travaille au recouvrement de la dette.
Quand avez-vous besoin d’une agence de recouvrement pour recouvrer votre dette ?
Tous les portefeuilles de dettes ne méritent pas une agence de recouvrement, car les agents de recouvrement ne remboursent généralement pas le montant total qu’ils recouvrent. Pour cette raison, vous devez utiliser votre main-d’œuvre interne pour commencer à recouvrer vos dettes lorsqu’elles commencent à s’accumuler.
Mais il y a des moments où le recouvrement de créances va tout simplement au-delà de ce que vos employés généraux peuvent gérer, après tout, ils n’étaient pas employés pour cette situation. Encore une fois, désigner certains de vos employés pour effectuer des appels de recouvrement de créances peut priver votre entreprise de mains de travail essentielles.
Ce sont quelques-unes des façons de savoir que vos problèmes de dette ont dépassé ce que vous pouvez gérer confortablement en interne.
Lorsqu’un client ne répond pas à vos lettres ou ne tente pas de recouvrer la dette. Il y a plus de chances qu’ils refusent de payer lorsqu’il n’y a pas d’historique de paiement avec le client.
En cas de non-paiement selon les termes du contrat, certains consommateurs préfèrent payer à leur propre moment plutôt que de suivre les termes du contrat.
Le consommateur formule des plaintes et des excuses inutiles.
Le client a des antécédents d’irresponsabilité financière.
Un client nie être responsable de la dette.
La première chose qui indique que vous avez besoin d’une aide externe pour votre recouvrement de créances, c’est lorsque vos débiteurs commencent à devenir difficiles à gérer. Les agents de recouvrement savent comment traiter avec des débiteurs difficiles qui semblent toujours éviter de payer. Ils sont spécialement formés pour traiter avec les débiteurs difficiles et ont les connaissances, les outils et l’expérience pour faire le travail là où le service de crédit d’une entreprise ne peut tout simplement pas.
Une autre chose qui peut déclencher un signal d’alarme indiquant que vous avez besoin d’une aide externe est le fait que vos dettes prennent trop de temps à recouvrer. La plupart des débiteurs paient généralement ce qu’ils doivent après les premiers rappels. Toute personne qui refuse de payer après cela peut avoir besoin de procédures plus strictes que vous ne pourrez peut-être pas gérer.
Encore une fois, plus une facture reste impayée longtemps, moins elle a de chances d’être recouvrable à l’avenir. Plutôt que de laisser le service du crédit tenter d’obtenir un paiement pendant une longue période, vous obtiendrez probablement un rendement plus important si vous envoyez les comptes à une agence de recouvrement.
Encore une fois, il peut y avoir des cas où vos débiteurs peuvent sembler introuvables. Il est fortement recommandé d’envoyer ce compte à une agence de recouvrement, surtout lorsque le crédit est assez important.
Les agents de recouvrement disposent de ressources considérables pour les aider à retrouver les débiteurs qui se sont cachés pour éviter de payer leurs dettes, et sont beaucoup plus susceptibles de trouver un débiteur manquant que le service de crédit d’une entreprise. Une fois qu’ils auront trouvé la personne, ils sauront faire pression sur le débiteur pour s’assurer du paiement.
Il existe de nombreuses lois fédérales et étatiques qui régissent le secteur du recouvrement de créances, et les consommateurs bien informés n’hésiteront pas à poursuivre en justice si leurs droits sont violés. Si vous n’êtes pas familier avec ces lois, le recouvrement des créances devient un champ de mines de problèmes juridiques potentiels.
Cela montre que vous ne devriez même pas recouvrer vous-même des dettes au-delà des rappels que vous êtes autorisé à donner. Les collectionneurs tiers connaissent bien les lois fédérales sur la collecte et les lois régissant chaque État dans lequel l’entreprise détient une licence. Permettre à un collectionneur professionnel de recouvrer vos dettes impayées en votre nom élimine les risques juridiques liés à la tentative de recouvrement des dettes par vous-même.
Les agences de recouvrement enregistrent toutes les communications avec les débiteurs. Si vous décidez de poursuivre un débiteur à l’avenir, la documentation complète de l’agence de recouvrement démontre au tribunal que vous avez déployé des efforts considérables pour recouvrer la dette. Si vous réclamez la créance irrécouvrable comme déduction fiscale, vous aurez besoin de cette documentation pour vos dossiers fiscaux. En cas d’audit, l’IRS veut s’assurer que vous avez épuisé toutes les options possibles avant d’annuler la dette et de la réclamer en déduction.
Si après tous les efforts pour joindre le client défaillant s’avèrent vains, d’autres tentatives sont laissées à une agence de recouvrement de créances professionnelle qui connaît ces clients et peut récupérer les fonds ; sinon la totalité, au moins une partie de ce qui est dû.
Comment trouver et choisir l’agence de recouvrement de créances idéale pour votre entreprise
Il existe de nombreuses agences de recouvrement de créances, certaines s’occupent du recouvrement de créances à la consommation (B2C), tandis que d’autres sont spécialisées dans le recouvrement de créances commerciales (B2B), mais de nombreuses agences gèrent les deux.
En choisissant une bonne agence de recouvrement de créances, vous devez d’abord vous poser les questions suivantes :
L’agence est-elle spécialisée dans mon secteur ?
L’agence est-elle assurée ?
L’agence est-elle capable de gérer les dettes ?
Quel est le taux de réussite de l’agence ?
Sont-ils bien respectés ?
5 facteurs à considérer avant d’engager une agence de recouvrement de créance pour votre entreprise
1). Déterminez si elles correspondent à vos besoins
Il est important que vous recherchiez une agence de recouvrement pour savoir si elle correspond à vos besoins spécifiques. Certaines agences traitent avec des entreprises de certaines tailles (petites entreprises et entreprises), certaines excellent dans l’obtention de fonds auprès de grandes entreprises tandis que d’autres réussissent bien avec les petites entreprises.
Certains se concentrent sur une région spécifique (locale, nationale, internationale), d’autres offrent des services supplémentaires tels que la facturation, l’évaluation du crédit, les pré-recouvrements et le conseil en comptes débiteurs. Il est nécessaire de s’identifier à une agence bien adaptée aux besoins de votre entreprise.
Une fois qu’une agence répond à vos besoins, donnez toutes les informations nécessaires sur le compte pour permettre le recouvrement.
Ces informations doivent inclure :
Le nom, l’adresse et le numéro de téléphone du débiteur
Nom du conjoint débiteur, le cas échéant
Débiteurs et conjoint occupation ou dernière occupation connue et numéro de téléphone.
Nom des parents, amis, voisins, associés, clients et références.
Résumé des éventuels litiges
Date de la dernière transaction, commande ou paiement
Téléphone portable, fax, adresse e-mail
Détails sur l’achat ou la transaction, y compris la date.
Toutes ces informations doivent être fournies à l’agence de recouvrement pour rendre le processus de recouvrement plus rapide et plus facile.
2. Déterminez s’ils sont spécialisés dans votre secteur
Certaines agences se spécialisent dans des secteurs spécifiques tels que les soins de santé, les assurances, les services publics, les cartes de crédit, les prêts hypothécaires, tandis que d’autres desservent un éventail de secteurs.
Il est important de faire appel à une agence de recouvrement ayant de bons antécédents en matière de recouvrement de créances réussi dans votre secteur. L’agence doit être familière avec les terminologies de votre secteur ainsi que les règles et réglementations liant votre secteur aux lois gouvernementales.
3. Vérifier la réputation et la légitimité de l’agence
Différentes régions, états et localités ont des règles pour le recouvrement des créances. Demandez des références à votre avocat ou à des associés de confiance dans votre secteur. Découvrez leur taux de réussite et confirmez si l’agence est cautionnée, agréée et adhère aux règles. Assurez-vous qu’il est enregistré auprès d’une association telle que l’Association des professionnels du crédit et du recouvrement (ACA).
4. Renseignez-vous sur les clients de l’agence de recouvrement
Demandez à l’agence de vous fournir une liste de clients actuels et passés. Contactez ces clients et demandez leur avis sur le service de recouvrement de l’agence, leurs faiblesses et leur taux de réussite. Vérifiez les avis et les commentaires sur l’agence sur Google.
Découvrez les tactiques et les technologies que l’agence utilise dans ses efforts de collecte. L’agence dispose-t-elle de négociateurs correctement formés, expérimentés et compétents ?
5. Déterminer si l’entreprise est assurée
Une agence réputée devrait avoir une assurance responsabilité erreurs et omissions (E&O). Cette assurance couvre les réclamations déposées par les consommateurs pour conduite inappropriée, comme le harcèlement, les menaces.
Lors du choix d’une agence de recouvrement, l’intégrité et la réputation doivent être prises en considération. Une agence qui utilise des moyens douteux pour recouvrer des créances peut nuire à votre réputation, vous coûtant des clients actifs et potentiels. Dans certains cas, votre entreprise peut faire face à des litiges pour les méfaits d’une agence de recouvrement.