L’inventaire fait référence au stock physique d’articles qu’une entreprise garde à portée de main pour une gestion efficace de ses affaires.
Par conséquent, la gestion des stocks est la supervision des actifs non capitalisés et des articles en stock. Il s’agit de commander, de stocker et d’utiliser le stock d’une entreprise : matière première composant et fini.
La gestion des stocks a toujours été un défi de taille auquel de nombreuses entreprises sont confrontées. Bien qu’un contrôle strict des stocks et des prévisions de ventes soient deux stratégies qui aident à la gestion des stocks, les entreprises sont toujours confrontées à de nombreux autres défis liés aux stocks.
Prendre le temps d’étudier et de comprendre ces défis peut être un tournant dans leur résolution. Dans cette veine, voici 10 défis critiques de la gestion des stocks et comment vous pouvez les surmonter.
10 défis critiques de la gestion des stocks et comment les surmonter
1) Quand acheter plus d’inventaire
Dans la plupart des entreprises à forte intensité de stocks, une pénurie d’approvisionnement en stocks peut présenter de nombreux effets indésirables pour l’entreprise. D’un autre côté, avoir plus d’inventaire que nécessaire peut entraîner une détérioration, un vol, des dommages ou même une baisse de la demande.
Les points de réapprovisionnement (également appelés niveaux minimum et maximum) sont la meilleure méthode pour vous assurer d’avoir la bonne quantité de stock dans votre entrepôt à tout moment. Si vous avez trop peu de stocks, vous pourriez perdre des ventes, mais si vous en avez trop, votre argent est immobilisé dans des stocks qui ne seront pas vendus.
L’un des principaux problèmes rencontrés par de nombreuses entreprises est la gestion de leur trésorerie. Un moyen rapide de résoudre ce problème du point de vue des stocks consiste à vous assurer que vous avez défini les points de réapprovisionnement appropriés pour votre entreprise.
2) Le logiciel est trop complexe
Certaines méthodes de gestion des stocks peuvent être relativement complexes et difficiles à comprendre de la part du personnel. Cela peut entraîner la nécessité pour les employés de suivre une formation approfondie afin de comprendre le fonctionnement du système, augmentant ainsi les coûts pour l’entreprise ou le propriétaire de l’entreprise.
Pour contrer ce problème, l’entreprise doit faire des recherches approfondies avant de s’engager dans un logiciel de gestion des stocks.
Si vous avez à l’esprit la simplicité et la facilité d’utilisation, le logiciel que vous devriez opter doit avoir les caractéristiques suivantes :
Il doit pouvoir être installé et entretenu sans expertise particulière.
Il doit être personnalisable selon les besoins de l’entreprise
Il devrait avoir une option de support flexible
Il devrait inclure une formation approfondie et approfondie et des formations supplémentaires s’il y a eu une mise à jour majeure de ses fonctionnalités
Il devrait permettre un essai gratuit pendant une période de temps pour déterminer que ce que le logiciel offre est ce dont vous avez réellement besoin.
3. Entrepôts mal agencés
Parfois, les entrepôts où les stocks sont stockés ne sont pas correctement aménagés pour un fonctionnement optimal. Il n’est pas rare de voir de grands entrepôts organisés au hasard. Ces entreprises pourraient économiser de grosses sommes d’argent en apportant quelques changements à l’endroit où elles placent leur inventaire.
Il va sans dire que les articles les plus fréquemment utilisés ou envoyés le plus souvent doivent être conservés à proximité de la porte ou du quai d’expédition. Cela permet à vos employés d’économiser du temps et de l’énergie car ils n’auront pas à parcourir un long chemin pour obtenir l’article. Lorsqu’une entreprise se développe, les stocks peuvent avoir tendance à être abandonnés là où il y a de l’espace plutôt que là où il sera le plus pratique pour une utilisation future. Cela fonctionne pendant un petit moment,
4. Maîtrise inefficace du logiciel de gestion des stocks
Tout comme les fonctionnalités d’un téléphone mobile, le plein potentiel de la plupart des logiciels d’inventaire n’est pas exploité par beaucoup d’entreprises. Souvent, les entreprises ne font qu’effleurer la surface de ce que leur logiciel de gestion des stocks peut faire.
Il n’est pas rare que des entreprises se plaignent auprès de l’éditeur de logiciels d’une fonctionnalité qu’elles souhaitent ajouter au logiciel sans se rendre compte que la fonctionnalité existe déjà dans le logiciel. Plus vous exploitez les fonctionnalités offertes par votre logiciel de gestion des stocks, plus votre opération de gestion des stocks sera efficace.
À cet effet, vous devez affecter quelqu’un qui sera chargé d’apprendre le fonctionnement du logiciel ou vous pouvez payer quelqu’un pour qu’il vienne vous enseigner.
5. S’appuyer sur des processus manuels
Les méthodes manuelles de gestion des stocks telles que le comptage à la main puis l’enregistrement dans une feuille de calcul Excel peuvent sembler une alternative bon marché à court terme, mais en raison des inconvénients, du stress impliqués et du degré élevé d’erreur inhérent au système, cela pourrait se terminer vous coûtera plus cher à long terme.
Les processus manuels ne sont pas seulement chronophages et sujets aux erreurs, ils rendent également presque impossible le suivi des tendances à long terme, des goulots d’étranglement de la chaîne d’approvisionnement ou des inefficacités.
Ils entravent également la collaboration et le partage d’informations. Un moyen simple de surmonter ce problème serait d’automatiser le processus de gestion des stocks à l’aide d’un logiciel. Le logiciel de gestion des stocks intègre la lecture de codes-barres ainsi que le suivi des numéros de série et des lots pour éliminer les erreurs liées à la saisie manuelle des données.
6. Processus redondants
Parfois, au cours du processus de gestion des stocks, il peut sembler qu’il y ait un besoin perçu pour différents employés de manipuler un produit plusieurs fois en raison de la nature du processus d’entreposage. Cette tendance perdure dans les pratiques actuelles.
Un bon exemple de ce processus redondant est celui où les employés d’entrepôt passent le même ticket par plusieurs mains. Même si cette pratique peut être nécessaire dans certains cas, force est de constater que ce processus redondant prend non seulement du temps, mais augmente également le coût de la main-d’œuvre.
Vous pouvez utiliser la technologie des codes-barres pour rationaliser le processus d’entreposage, en supprimant les processus redondants tout en optimisant l’utilisation des ressources.
7. Veiller à ce que chacun ait accès aux informations d’inventaire dont il a besoin
Gestionnaires d’entrepôt, production, approvisionnement, logistique, ventes, service client, comptabilité, de besoin d’une forme d’information d’inventaire ou de l’autre. Ils ont besoin d’informations non seulement exactes mais aussi à jour. Ce n’est généralement pas une épreuve facile si l’on considère le fait que plusieurs sites font chacun leur travail de différentes manières.
Même si les informations d’inventaire sont très critiques, leur accès et leur flux doivent être contrôlés afin que leurs informations vitales ne soient pas volées, supprimées ou modifiées de quelque manière que ce soit.
Vous pouvez résoudre ce dilemme en utilisant votre logiciel de gestion des stocks pour restreindre l’accès aux seules personnes ou services qui en ont besoin pour qu’il soit mis à leur disposition et uniquement lorsqu’ils en ont besoin.
8. Saisonnalité de la demande
Les variations dans la quantité de demande d’une entreprise peuvent causer un problème dans la gestion des stocks. Une réduction du volume des ventes en raison d’un ralentissement économique mondial peut être problématique pour une entreprise en raison de l’augmentation du nombre de stocks dont elle peut disposer.
Bien qu’il n’affecte pas toutes les industries de la même manière, le problème met en évidence le défi des fluctuations de la demande dues à des forces indépendantes de la volonté de l’entreprise.
Pour gérer la saisonnalité de la demande, vous devrez disposer d’informations précises et en temps opportun sur la fabrication, la vente au détail et l’industrie. Les écarts d’informations entre l’entrepôt et les autres entités concernées limitent la capacité du distributeur à surveiller et à répondre efficacement aux changements de la demande. Il est pertinent pour les entreprises d’utiliser des informations opportunes et précises pour planifier et prévoir la demande ainsi que pour fournir une visibilité sur la chaîne d’approvisionnement.
Afin de lutter contre certains des effets de la demande saisonnière, vous pouvez réorganiser l’inventaire dont vous disposez pour qu’il corresponde à l’état actuel de la demande. Un tel réaménagement impliquera de placer les articles actuellement très demandés au cours de la saison en cours devant où ils peuvent être facilement accessibles.
Faire face à la saisonnalité de la demande, cependant, va au-delà de la simple mise en page et de la cueillette. Le problème nécessite également une bonne gestion des réseaux de transport et un approvisionnement stratégique des services de transport. Ces solutions à long terme construisent une capacité durable avec une valeur stratégique pour le distributeur.
9. Inventaire inexact
La gestion des stocks doit être précise et efficace. Des stocks inexacts entraînent des problèmes tels que le maintien de niveaux de stock inappropriés et l’accumulation de stocks obsolètes. Des problèmes de prélèvement surviennent également lorsque les préparateurs s’appuient sur des informations inexactes, ce qui entraîne des processus inefficaces.
Un inventaire inexact est également désavantageux dans le sens où il entraîne une augmentation des dépenses, une perte de revenus et une faible productivité. L’automatisation est un facteur clé dans la résolution des problèmes liés à la précision.
Les systèmes automatisés offrent des informations précises en temps réel sur les niveaux et la composition des stocks. La technologie employée dans la gestion des stocks est essentielle au succès car la valeur du système automatisé est tout aussi bonne que la qualité du système lui-même.
Un système de mauvaise qualité conserve certains des risques associés à un inventaire inexact. Un processus de sélection minutieux et éclairé réduit le risque de se procurer un système d’automatisation qui ne répond pas aux besoins de l’entrepôt.
Les entrepôts sont confrontés à un environnement en constante évolution, où la chaîne d’approvisionnement mondiale peut avoir un effet sur une entreprise locale. Pour contrer ces défis qui résultent des nouveaux développements, c’est utiliser des solutions peu coûteuses qui offrent des bonnes pratiques durables. Les responsables d’entrepôt doivent surveiller et suivre les changements dans l’environnement commercial et réagir en fonction des réalités sur le terrain.
10. Gestion périodique des stocks
Les entreprises avaient l’habitude de fermer pendant un jour à une semaine chaque année pour entrer dans leur entrepôt et compter physiquement tout pour s’assurer que cela correspondait aux informations de leur logiciel. Cette pratique est en grande partie dépassée en raison du temps et de l’argent qu’elle prend.
Faire ces contrôles dans des cycles plus petits et plus réguliers évite à une entreprise de fermer ses portes. Il est recommandé de choisir une section chaque jour pour vérifier les niveaux de vos produits par rapport aux informations de votre logiciel d’inventaire.
En conclusion, il est bon de se rappeler que la gestion des stocks et les problèmes qui y sont associés sont des défis permanents auxquels les entreprises doivent constamment faire face. Le plus souvent, ils ne peuvent pas être résolus une fois pour toutes, mais nécessitent un travail persistant et des approches innovantes, sinon ils peuvent devenir de graves problèmes qui auront un impact majeur sur la rentabilité d’une entreprise.