Chaque entreprise a besoin d’un bon système comptable pour la survie de l’entreprise. Par comptabilité, j’entends le livre de caisse, les registres de paie, la facture de vente, le livre de crédit, le livre d’achat à crédit. Aussi le livre de débit, les bons de paiement en espèces, les registres de paie, les enregistrements d’actifs, le livre de stock et le livre de transactions bancaires.
Avant l’ère d’Internet, tous ces livres étaient tenus séparément et manuellement ; Il est donc très stressant de garder des stocks, en particulier pour les grandes organisations.
Mais de nos jours, il existe des logiciels de comptabilité qui facilitent la tenue des registres comptables des entreprises. Dans cet article, je discuterai de sujets tels que les avantages de la comptabilité pour les petites entreprises et les 10 meilleurs conseils de compte pour les débutants.
4 mesures comptables importantes que les entrepreneurs de petites entreprises doivent connaître
Warren Buffett, l’investisseur le plus riche du monde a dit un jour que « la comptabilité est le langage des affaires » et je crois que c’est la vérité dans son intégralité. Il existe plusieurs mesures comptables que les entrepreneurs et les gestionnaires doivent comprendre pour gérer une entreprise avec succès, mais vous trouverez ci-dessous cinq de ces mesures commerciales. Si vous êtes prêt, alors continuons.
1. Flux de trésorerie
L’aspect le plus important de toute entreprise est le flux de trésorerie. Même une entreprise rentable avec de grandes marges, des ventes en plein essor, un produit innovant et des soldes sains dans les stocks et les comptes débiteurs peut échouer si elle ne peut pas accéder aux liquidités nécessaires pour maintenir les opérations quotidiennes.
Garder un œil sur les flux de trésorerie est l’un des aspects les plus importants des fonctions de tout gestionnaire de petite entreprise. Voici quelques concepts clés des flux de trésorerie à garder à l’esprit :
Lorsque le crédit est accordé aux clients sur les ventes, les encaissements accusent un retard par rapport aux ventes réelles
Une petite augmentation des comptes débiteurs peut avoir un impact négatif significatif sur les réserves de trésorerie
Les clients retarderont généralement le paiement aussi longtemps qu’ils le pourront afin de tirer parti de leur propre argent
Si une entreprise souffre de problèmes de trésorerie, mais que toutes ses autres mesures sont saines, les gestionnaires pourraient envisager certaines des mesures suivantes pour consolider les réserves de trésorerie et éviter les déficits de trésorerie à l’avenir :
Appliquez une meilleure gestion des stocks – les stocks peuvent immobiliser une partie importante des réserves de trésorerie d’une entreprise
Offrez des remises aux clients qui paient intégralement dans un certain laps de temps – si les liquidités sont faibles, conserver suffisamment de liquidités pour maintenir l’activité peut être une priorité plus élevée que de collecter un peu plus de revenus par la suite.
Recherchez des moyens de tirer parti du crédit lors de l’achat – acheter des stocks avec des conditions de crédit ou payer des dépenses en capital importantes en plusieurs versements peut libérer de l’argent précieux
2. Marges brutes
La marge brute d’une entreprise (ventes moins coûts directs) est le montant d’argent restant une fois que les coûts directement associés à la vente du produit – par exemple la main-d’œuvre de production, les matières premières, l’expédition – sont pris en compte.
Ce nombre a un impact direct sur la capacité d’une petite entreprise à réaliser un profit ; par conséquent, la bonne gestion des marges brutes est l’une des clés pour s’assurer qu’une entreprise peut atteindre la rentabilité.
Par exemple, une boulangerie peut s’approcher de sa capacité de production, mais toujours ne pas générer de profit si ses prix sont si bas qu’elle ne génère pas suffisamment de revenus pour couvrir ses dépenses fixes.
Sans comprendre la marge brute et être en mesure d’identifier les faibles marges brutes comme étant le problème, le propriétaire hypothétique de la boulangerie pourrait prendre de mauvaises décisions pour compenser les pertes de l’entreprise, comme baisser les prix pour augmenter sa capacité à concurrencer d’autres entreprises.
La gestion des marges brutes peut être délicate, car le propriétaire d’entreprise doit constamment garder à l’esprit la concurrence lors de la gestion des prix. Cependant, connaître la marge brute exacte sur chaque vente est crucial pour le fonctionnement d’une petite entreprise.
3. Les ventes
Aucune entreprise sur terre ne peut survivre sans ventes. Même les startups technologiques qui comptent sur l’acquisition gratuite d’utilisateurs pour gagner des parts de marché doivent éventuellement être acquises par une entreprise qui peut tirer parti de leurs utilisateurs dans les ventes. Une entreprise peut avoir une marge brute élevée et des coûts fixes faibles, mais sans ventes, elle est vouée à l’échec.
4. Passif d’impôt
Chaque propriétaire de petite entreprise doit être pleinement conscient des obligations fiscales liées à l’exploitation d’une entreprise. Des taxes fédérales aux taxes d’État en passant par les taxes municipales, le fait de ne pas suivre l’impôt à payer de votre entreprise peut gravement nuire à la situation financière d’une entreprise.
Bien que les petites entreprises n’aient pas autant de marge de manœuvre fiscale que les grandes entreprises, la structuration d’une petite entreprise pour minimiser l’impôt à payer peut être cruciale pour le succès d’une entreprise.
Grâce à une bonne planification, à la sélection de la bonne structure juridique, aux bonnes déductions et à la préparation appropriée des déclarations de revenus, les petites entreprises peuvent minimiser leurs obligations fiscales et s’assurer qu’il n’y a pas de mauvaises surprises de la part de l’IRS qui pourraient paralyser l’entreprise.
10 conseils comptables pour les entrepreneurs de petites entreprises/débutants
1. Connaître les bases de la comptabilité et de la tenue de livres
À moins que vous n’ayez l’argent nécessaire pour engager un comptable professionnel, vous devriez apprendre les bases de la tenue de livres et savoir comment tenir des livres comptables. Cela vous fera économiser beaucoup d’argent que vous dépenserez pour engager les services d’un comptable professionnel. Il existe des cours en ligne gratuits sur la comptabilité de base et la tenue de livres qui vous aideront à démarrer.
Revenez aux racines de la comptabilité et familiarisez-vous avec les procédures de tenue de livres, même si vous n’avez pas l’intention d’être comptable. Peut-être avez-vous délégué la tâche de comptabilité à un employé ou à votre partenaire commercial, mais cela ne devrait pas signifier que les bases seront toujours couvertes. Il est de votre devoir en tant qu’entrepreneur de tout savoir sur votre entreprise.
2. Gardez-le séparé
Une grosse erreur que font la plupart des propriétaires de petites entreprises est qu’ils ne séparent pas leurs transactions commerciales des transactions personnelles.
Imaginez avoir un seul compte bancaire pour les dépenses professionnelles et personnelles, vous commencerez à faire des dépenses personnelles avec de l’argent destiné aux affaires. Ayez un compte bancaire séparé pour votre entreprise et un autre pour votre usage personnel. De plus, vous devez séparer vos dépenses personnelles des dépenses professionnelles.
3. Restez simple
Si vous ne pouvez pas comprendre les détails de chacun de vos livres comptables en un coup d’œil, cela signifie que vous ne faites pas simple. Ayez un livre séparé pour vos dépenses, vos revenus, vos dettes et bien d’autres; Pour que vous puissiez, vous ne finissez pas par vous confondre.
Vous devriez essayer de rendre votre tenue de dossiers aussi simple que possible. Les premières années de votre entreprise devraient vous servir de processus d’apprentissage et vous devriez développer lentement vos méthodes comptables. Se précipiter dans des choses compliquées peut parfois être une voie au désastre, et plonger dans quelque chose que vous ne comprenez vraiment pas complètement est tout simplement accablant.
4. Considérez chaque petit détail
Il y a quelques petites dépenses que nous avons tendance à négliger, qui s’additionnent pour devenir problématiques pour nous à l’avenir. Les dépenses que vous avez faites ou l’embauche des services d’un ouvrier, les petites incitations que vous offrez à votre employé doivent toutes être enregistrées dans vos livres comptables, car que vous le considériez ou non, elles font partie de votre écriture de crédit ou de vos dépenses.
5. Obtenez-le en ligne
J’ai mentionné plus haut qu’il existe des logiciels de comptabilité qui vous aideront à rendre votre tâche comptable plus facile et moins ennuyeuse. Voici des exemples de logiciels de comptabilité en ligne que vous pouvez utiliser pour votre entreprise : Kashoo, Invocera, Xero et Quickbooks en ligne. Vous pouvez également opter pour le stockage cloud de vos données pour vous aider à y accéder quand vous le souhaitez, et éviter la perte de données car la dématérialisation de la comptabilité est désormais l’essentiel.
6. Examen périodique
Prévoyez toujours du temps pour équilibrer et rapprocher vos livres comptables en ligne et hors ligne. Il peut être hebdomadaire ou mensuel ; celui qui fonctionne pour vous. De cette façon, vous garderez une longueur d’avance sur vos finances et saurez quand votre entreprise commencera à faire défaut.
Vous devez toujours prendre note de vos soldes de compte mensuels et même quotidiens. Si quelqu’un le fait pour vous, ce qui est nécessaire, prenez toujours le temps de vérifier de temps en temps et de vous assurer que cela est fait.
7. Examinez vos déclarations fiscales
En tant que propriétaire d’entreprise, vous devez payer certaines taxes et vous devez les payer à la date d’échéance. Impliquez toujours votre paiement d’impôt dans vos dépenses pour éviter que les pénalités de non-paiement ne s’accumulent. Il s’agit d’une forme de dette évitable que vous pouvez éviter.
8. Surveillez vos dépenses pour vérifier les dépenses non désirées
Certaines dépenses que vous faites de temps en temps ne contribuent pas à la croissance positive de l’entreprise. Ce sont des dépenses que votre entreprise et faire sans. Examinez vos livres, trouvez ces dépenses et trouvez un moyen de les supprimer.
Faire et respecter le budget aidera toujours à maintenir les dépenses en ligne et vous permettra de voir les résultats réels reflétant ceux prévus. Cela vous aidera sûrement à orienter vos dépenses et à maintenir vos bénéfices.
9. Gardez une trace de vos débiteurs
La vente à crédit en entreprise est inévitable, gardez toujours une trace de vos débiteurs. Si possible, ouvrez un livre de comptes débiteurs pour garder une trace d’eux et envoyez-leur des rappels de temps en temps pour leur rappeler de payer si vous avez besoin d’argent pour gérer votre entreprise.
10. Employez les services d’un pro
Dans la mesure où j’ai mentionné qu’il est moins cher de tenir vos registres comptables, mais si à tout moment vous commencez à vous perdre, n’hésitez pas à demander les conseils ou les services d’un comptable professionnel. De plus, à mesure que votre entreprise commence à croître et à se développer ; les services d’un comptable professionnel peuvent devenir inévitables. Recherchez un comptable qui travaillera avec vous. En cas de doute, il est essentiel d’inviter ou d’appeler un comptable qui travaillera avec vous et vous aidera également à atteindre tous vos buts ou objectifs financiers.
11. Appliquer deux méthodes à la fois de comptabilité électronique et papier
La comptabilité sur papier peut ne pas sembler utile, mais croyez-le, elle en vaut vraiment la peine. Pour beaucoup, la comptabilité électronique est facilement source de confusion avec des chiffres de déséquilibre qui n’ont aucun sens.
La tenue de dossiers papier est toujours plus pratique et, dans la plupart des cas, il est plus facile de découvrir où vous vous êtes trompé. Assurez-vous de conserver des copies imprimées des documents importants en cas d’urgence si vous préférez travailler sur les ordinateurs.