Rédiger et soumettre une proposition commerciale gagnante est l’étape la plus importante pour obtenir un contrat avec une organisation.
Ce document, lorsqu’il est bien préparé, peut soit élever votre entreprise, soit la maintenir dans sa position. Et en tant que tel, tout comme savoir rédiger un plan d’affaires est crucial pour chaque entrepreneur, apprendre à rédiger une proposition d’affaires est également l’une des compétences de rédaction d’affaires les plus importantes que vous devrez acquérir.
Si vous vous êtes déjà demandé ce qu’il faut pour rédiger une proposition commerciale gagnante qui ne sera guère rejetée par aucune organisation, voici comment rédiger une proposition commerciale au Congo – Kinshasa, Afrique ou ailleurs dans le monde :
Étape 1 : Étudiez attentivement les exigences de la demande de proposition
Parfois, vous devrez peut-être soumettre une proposition en raison d’une offre de contrat en cours. D’autres fois, on vous demandera peut-être de soumettre une proposition commerciale parce que vous essayez de rechercher une forme de parrainage ou des goûts d’une institution.
Quel que soit le cas, la première étape consiste à étudier attentivement la demande de proposition (RFP) pour vous assurer de bien comprendre ce qui vous est demandé, avant de procéder à la rédaction de votre proposition commerciale.
Si, par exemple, vous ne répondez pas aux exigences minimales ou ne pouvez pas livrer en dessous d’un certain budget stipulé, vous feriez mieux de ne pas soumettre de proposition, car vous ne serez certainement pas choisi.
Étape 2 : Posez toutes les questions dont vous avez besoin :
Après avoir satisfait aux exigences, obtenez autant d’informations que possible sur la nature de la proposition commerciale. Demandez à d’anciennes entreprises qui peuvent avoir exécuté des contrats ou concouru pour un contrat similaire dans l’organisation.
Vérifiez auprès d’un initié pour connaître la meilleure façon de présenter votre proposition commerciale au lectorat et assurez-vous que vous n’allez pas être complètement faux et irréaliste en stipulant ce que vous avez l’intention de réaliser pour l’organisation.
Certaines questions que vous devriez poser sont :
Pourquoi externalisent-ils le service ?
Y a-t-il un budget fixe pour ce projet ?
Que veulent-ils réaliser avec le projet ?
Comment ont-ils déjà essayé de l’exécuter eux-mêmes et quels résultats ont-ils obtenu ?
Quand veulent-ils que ce projet soit terminé?
Quels seront les critères d’évaluation des propositions commerciales ?
Ont-ils des inquiétudes ?
Alors demandez-vous :
Puis-je vraiment résoudre ce problème ?
Comment mon entreprise peut-elle exécuter cela ?
Comment présenter mon entreprise comme la vraie solution à leurs problèmes ?
Étape 3 : Décrivez la portée du projet :
Ensuite, décrivez chaque étape du projet. Étudiez attentivement chaque angle sous lequel il va venir et comment vous avez l’intention de l’exécuter. À ce stade, de solides compétences en gestion de projet seront utiles.
Certaines choses que vous devez couvrir sont les « qui, quoi, où, comment, quand et pourquoi ».
Qui : Qui va gérer le projet ? Qui fera le travail requis? Qui répondra au client en cas de problème ?
Quoi : Que faut-il pour exécuter le projet ? Que faut-il livrer ? Quelles sont les attentes du client ? Combien ça coûtera? Que faudra-t-il pour tout faire ?
Où : Où le travail doit-il être effectué ? Où le projet achevé doit-il être livré ?
Quand : Quand commençons-nous ? Quand les indicateurs clés seront-ils connus ? Quand le travail sera-t-il terminé? Quand doit-on effectuer le(s) paiement(s) ?
Comment : Comment le projet sera-t-il exécuté ? Comment sera-t-il correctement géré ? Comment le client sera-t-il satisfait ? Comment les risques seront-ils contrôlés ? Combien de temps le projet prendra-t-il ? Comment le client profite-t-il du projet ?
Pourquoi : Pourquoi utilisons-nous les approches que nous avons choisies ? Pourquoi le client nous accompagne-t-il ?
Étape 4 : Préparez-vous à offrir le plus de valeur
Après avoir répondu à toutes les questions valables et défini les grandes lignes du projet, l’étape suivante consiste à vous préparer, ainsi que l’organisation et l’équipe, à offrir le meilleur rapport qualité-prix et à montrer comment cela sera fait. Cette étape est très importante car la valeur ajoutée déterminera si le client vous accompagnera ou choisira la prochaine partie.
Étape 5 : Rédigez votre proposition commerciale
Maintenant que vous avez compris les besoins des clients et que vous êtes prêt à offrir plus de valeur que quiconque, vous pouvez maintenant rédiger votre proposition commerciale gagnante.
Voici les catégories détaillant comment rédigé une proposition commerciale :
1). Introduction:
Ici, vous présentez votre entreprise en détail. Vous devez mettre en évidence votre énoncé de mission et ce qui distingue votre entreprise des autres. Vous devez également déterminer la durée de cette section en fonction de la nature du contrat proposé.
S’il s’agit d’un contrat à très court terme, disons, un jour, l’introduction pourrait être courte et précise, mais si c’est une relation d’affaires qui doit durer de nombreuses années, vous devez alors tout mettre en œuvre et montrer comment votre marque se tiendra hors de la compétition.
2). Résumé
Cette partie très importante de votre proposition commerciale doit être traitée avec la plus haute importance. Dans cette section, vous devez montrer pourquoi votre entreprise est la bonne pour le poste et mettre en évidence les points clés à retenir qui montreront non seulement à quel point votre marque est précieuse pour leur organisation, mais transmettra également un message qui les fera réfléchir à deux fois avant de sauter votre entreprise.
3). Insérer la table des matières
Si votre proposition commerciale doit être longue et contenir beaucoup de contenu, il est préférable de créer une table des matières. Mais il est généralement conseillé de toujours préparer des propositions commerciales courtes qui font mouche en enfonçant directement les points.
4). Ecrire le corps
Après avoir présenté votre entreprise et convaincu les lecteurs de votre proposition commerciale, l’étape suivante consiste à rédiger le corps de la proposition. Ici, vous répondrez à toutes les questions qui ont été bien répondues plus tôt dans le cadre du projet. Vous parlerez également des livrables, des prix, de vos clients, des projets déjà exécutés et bien plus encore pour montrer comment le travail peut être effectué et livré à temps.
Dans cette section, vous devez également indiquer exactement ce que vous pouvez livrer en fonction des spécifications du projet et ce que vous ne le ferez pas. Assurez-vous de souligner que certaines formes de modifications ou de changements complets peuvent entraîner des frais supplémentaires pour le client.
5). Conclusion
Voici le point que vous faites votre argumentaire de vente final. Vous devez faire en sorte que le lecteur se souvienne de la valeur que votre entreprise apporte et pourquoi elle doit vous accompagner. Vous devez mettre à nouveau en évidence les projets en suspens que vous avez déjà exécutés et avoir un appel à l’action qui inciterait le client à vouloir en savoir plus sur votre entreprise ou à agir immédiatement.
6). appendice
Bien que facultative, vous pouvez inclure dans cette section les certifications et récompenses que votre entreprise a reçues, vos curriculum vitae, des témoignages de clients, des projections de graphiques et d’autres éléments qui ne pourraient pas s’intégrer directement dans le corps de la proposition commerciale.
Étape 6 : Soumettez votre proposition commerciale et faites le suivi
Votre travail ne se termine jamais après avoir soumis votre proposition commerciale. Au contraire, il ne fait que commencer. Pour faire approuver votre proposition, vous devez effectuer un suivi par des appels et vous rendre disponible pour répondre aux questions. Vous pouvez également essayer de contacter les employés clés des organisations pour connaître l’état de votre proposition commerciale, afin qu’ils puissent vous aider à faire des suivis, ce qui pourrait invariablement augmenter vos chances de réussite.
Que pensez-vous de cet article sur la façon de rédiger une proposition commerciale au Congo – Kinshasa, en Côte d’Ivoire, au Sénégal, en Afrique ou partout ailleurs dans le monde ? Faites-nous savoir en laissant un commentaire ci-dessous.