Êtes-vous préoccupé par la fuite d’informations confidentielles de l’entreprise et souhaitez-vous l’empêcher ? Si OUI, voici 10 meilleurs moyens de protéger les documents commerciaux.
Le monde est un village planétaire et Internet a facilité la gestion de nos entreprises, mais l’un des inconvénients d’Internet est qu’il a facilité la compromission des informations commerciales et le vol de données.
Il est maintenant devenu très important pour les propriétaires d’entreprise de prendre des mesures proactives pour empêcher que leurs informations commerciales ne soient compromises et que leurs secrets commerciaux ne soient volés. Jetons un coup d’œil à certaines des façons dont les informations commerciales sont compromises :
3 façons dont les informations commerciales sont compromises ou volées
Employé qui change d’emploi
Lorsqu’un employé travaille pour vous pendant un certain temps, il en apprend beaucoup sur votre entreprise et apprend probablement certains secrets commerciaux que vous utilisez pour améliorer le succès de votre entreprise.
Désormais, si l’employé décide de quitter votre entreprise pour travailler pour un concurrent, il peut révéler certains de ces secrets commerciaux à vos concurrents. Un employé peut également quitter votre entreprise pour démarrer une entreprise similaire, devenir votre concurrent et utiliser certains de vos secrets commerciaux pour stimuler son entreprise.
Investisseurs et partenaires
Dans le processus de recherche de fonds pour votre entreprise, il vous serait demandé de présenter un plan d’affaires qui serait utilisé pour évaluer la viabilité de l’entreprise. Ce plan d’affaires peut contenir des idées et des stratégies commerciales uniques qui peuvent être volées par les investisseurs, surtout si l’accord n’aboutit pas.
Le piratage
Les informations de votre entreprise pourraient également tomber entre des mains indésirables par le biais de pirates informatiques. Alors, comment protégez-vous vos informations et documents commerciaux confidentiels contre des mains indésirables ?
10 façons à toute épreuve de protéger les informations/documents confidentiels
Analysez les informations de votre entreprise pour déterminer celles qui doivent être protégées contre les mains indésirables.
Si vous possédez des informations que vous considérez comme des secrets commerciaux, vous devrez les analyser attentivement. Les secrets commerciaux sont généralement définis comme des informations ou des idées uniques qu’une entreprise utilise pour prendre l’avantage sur ses concurrents.
Proposez une politique de protection des données que vous communiqueriez à vos employés
Ceci pour les aider à comprendre les types d’informations qui doivent être gardées secrètes et les aider également à comprendre leurs responsabilités en matière de conservation de ces informations. Vous devez également organiser régulièrement des réunions et des formations pour rappeler à vos employés la nécessité de protéger les informations de l’entreprise.
Créez des zones de stockage pour les documents confidentiels
Cette zone doit être hautement sécurisée et surveillée avec des caméras et tout accès non autorisé doit être fortement interdit.
Processus d’élimination des documents
La façon dont les documents indésirables sont éliminés est également très importante. Les documents peuvent tomber entre des mains non autorisées s’ils ne sont pas éliminés correctement. Il est donc important que vous achetiez une déchiqueteuse pour détruire les documents indésirables ou que vous engagiez des entrepreneurs en déchiqueteuse pour le faire en votre nom.
Assurez-vous que toutes les informations confidentielles sont correctement étiquetées et qu’il est indiqué que le document ne peut pas être copié ou utilisé sans autorisation
Lorsque vous embauchez des employés pour travailler pour vous, vous devez vous assurer qu’ils signent des accords dans le cadre des conditions d’emploi.
Certains des documents que vous devriez leur demander de signer incluent :
Clause de non-concurrence – : Il s’agit d’un accord signé par le salarié stipulant qu’il ne s’engagerait pas dans une activité similaire en concurrence avec l’employeur.
Non-sollicitation : il s’agit d’un autre accord que vous devez demander à votre employé de signer indiquant qu’il ne solliciterait pas de clients, d’opportunités commerciales ou d’employés directement ou indirectement de votre entreprise.
Inclure des accords de confidentialité dans les documents contractuels
Les informations commerciales ne sont pas seulement divulguées par les employés. Parfois, ils peuvent être divulgués par des entrepreneurs, des consultants et des prestataires de services.
Par exemple, les informations privées d’une banque peuvent être compromises par ses consultants informatiques. Par conséquent, tous les propriétaires d’entreprise devraient se faire un devoir d’inclure des accords de confidentialité dans leurs documents contractuels avec tous les fournisseurs de services.
8. Les propriétaires d’entreprise devraient également essayer autant que possible de réduire le nombre de personnes ayant accès aux documents confidentiels.
Lorsqu’un employé quitte votre entreprise, n’oubliez pas de lui demander de restituer tous les documents
Aussi les propriétés de l’entreprise en sa possession et de lui rappeler également la nécessité et les conséquences du non-respect de ses accords de confidentialité.
Si vous craignez toujours qu’un tel employé ne révèle des secrets d’affaires à la nouvelle entreprise pour laquelle il a été embauché, vous pouvez envoyer une lettre officielle à l’entreprise pour l’informer de l’accord de non-divulgation et de confidentialité que l’employé a signé avec votre compagnie.
Protégez vos documents électroniques
Si vous utilisez beaucoup Internet dans votre entreprise, il est important de protéger vos documents. Vous pouvez parler à un consultant informatique des moyens de protéger vos données sur Internet.
Surveillez vos visiteurs
Assurez-vous que la zone des visiteurs dans vos locaux commerciaux est séparée de la zone de travail et que les visiteurs sont étroitement surveillés pour éviter tout accès non autorisé aux zones restreintes.
Lorsqu’un employé quitte votre entreprise, assurez-vous de modifier tous les mots de passe et codes de sécurité connus de l’employé.
5 étapes à suivre lorsque les informations de votre entreprise sont compromises ?
Vous devez d’abord découvrir comment et pourquoi cela s’est produit. Comment l’information a-t-elle été divulguée? Est-ce dû à une faiblesse de votre système ? Il est important pour vous d’identifier d’abord le canal de fuite afin de vous aider à proposer une solution.
b. Demander une assistance juridique si nécessaire
Si vous découvrez que des informations ont été divulguées à la suite d’une rupture de contrat, vous devrez peut-être impliquer votre avocat afin que la partie responsable puisse être poursuivie et condamnée à payer des dommages-intérêts. De plus, si vous pensez que les informations divulguées peuvent être dangereuses pour votre entreprise ou vos clients, vous aurez besoin d’un soutien juridique pour vous protéger.
c. Informez vos employés et toutes les parties concernées de l’incident.
d. Prenez des mesures proactives pour réduire les dommages. Dans le cas d’un site Web qui a été piraté, vous devrez peut-être fermer complètement pendant un certain temps afin qu’il puisse être nettoyé.
e. Vous devez également prendre des mesures pour éviter de futurs événements.