La plupart du temps, les petites organisations qui n’ont pas de service des ressources humaines fonctionnel offrent des tâches supplémentaires aux employés existants.
Il existe des organisations où un cadre passe des entretiens lorsque cela est nécessaire et il y en a d’autres où un responsable gère également tous les remboursements car elles n’ont pas de service comptable fonctionnel.
En effet, bon nombre d’employés assument davantage de responsabilités par excitation ou curiosité. Au bout d’un certain temps, cette responsabilité supplémentaire devient un fardeau car elle ne contribue en rien à leur productivité. En tant que bon employeur ou gestionnaire, il est crucial que vous vous assuriez que les employés ne commencent pas à se sentir démotivés en raison de leur charge de travail.
Une façon d’y parvenir est d’apprécier vos employés pour leur travail acharné. De petits efforts d’appréciation peuvent les motiver dans une large mesure. Selon les rapports, même une petite note de remerciement peut augmenter considérablement les niveaux de motivation.
Lorsqu’il s’agit de responsabilités supplémentaires, il est très important de s’assurer que les employés qui assument des charges de travail supplémentaires sont incités à faire leurs efforts. Pour une organisation, il est très nécessaire d’établir un ensemble de règles pour offrir des incitations.
Considérons, par exemple, un employé qui assume la fonction supplémentaire de RH et mène des entretiens pendant son temps libre. En tant que gestionnaire, il est de votre devoir de lancer le processus d’incitation pour qu’ils se sentent appréciés pour leur contribution.
N’oubliez pas que le manque d’appréciation peut amener même l’employé le plus fidèle à quitter son emploi et à passer à autre chose. Chaque employeur ou manager a du mal à garder ses employés motivés, mais les grands entrepreneurs comprennent que la motivation des employés est la clé du succès global.
Bien qu’il n’y ait pas un seul moyen de s’assurer que vos employés resteront enthousiastes et inspirés pour assumer des responsabilités supplémentaires, il existe quelques techniques spécifiques et efficaces qui, lorsqu’elles sont mises en œuvre, peuvent avoir des effets majeurs et durables sur la motivation et la productivité au travail.
10 façons d’inciter les employés à assumer des responsabilités supplémentaires
La gratification
Notez que la gratification peut varier d’un titre mensuel d’« employé du mois » à un cadeau pour sa contribution au travail. Vous aurez remarqué à quel point les primes occasionnelles augmentent la productivité et contribuent à créer un lieu de travail heureux.
Des titres comme « employé du mois » motivent non seulement l’employé qui prend les tâches supplémentaires, mais incitent également les collègues à faire preuve d’enthousiasme lorsqu’il s’agit de tâches supplémentaires. Offrir à des occasions comme Noël contribue également à améliorer la motivation des employés.
Montrez-leur que vous vous souciez
Un membre du personnel qui est sur le point d’assumer des responsabilités nouvelles et supplémentaires aura naturellement des questions, des commentaires ou des préoccupations.
Avoir une politique de porte ouverte et créer des lignes de communication toujours accessibles aidera votre personnel à sentir que sa contribution compte (ce qui devrait être le cas !). S’il n’est pas réaliste pour vous d’avoir une politique de porte ouverte, il peut être tout aussi efficace de consacrer du temps pendant les réunions du personnel pour que les gens expriment ou écrivent leurs préoccupations.
Offrir d’autres compensations
Vous pouvez compenser le travail supplémentaire qu’un employé a effectué en lui permettant de définir ses propres heures ou de travailler à domicile de temps en temps. Gardez à l’esprit qu’un horaire de travail flexible est généralement très souhaité par les employés.
Montrez votre appréciation pour une travailleuse qui a fait beaucoup d’efforts en lui disant qu’elle peut venir et partir à l’heure qu’elle choisit.
Toujours suivre
Faire un suivi auprès de vos employés concernant leur contribution est tout aussi pertinent que de le leur demander. Bien que vous ne puissiez pas répondre à toutes les questions ou résoudre tous les problèmes, le suivi montre au moins aux employés que vous avez pris le temps de considérer leurs remarques, plutôt que de les ignorer ou de les envoyer à quelqu’un d’autre. Votre personnel saura que vous les écoutez et n’aura pas peur de revenir vers vous à l’avenir.
Offrir des incitatifs
Notez que vous pouvez donner à un employé des vacances supplémentaires ou un jour de congé personnel pour effectuer des tâches supplémentaires. Un jour de congé supplémentaire permettra à un employé de savoir que son travail a été apprécié et lui donnera l’occasion de recharger ses batteries, ce qui améliorera son rendement au travail.
Rendre le travail amusant
Bon nombre d’employeurs ont mis en place une stratégie appelée « gamification », qui consiste à appliquer des concepts de type jeu à des tâches de travail ordinaires afin de générer de l’enthousiasme et d’établir une compétition amicale sur le lieu de travail. Google a mis en œuvre un excellent exemple de cette stratégie à travers ce qu’on appelle le « Google Code Jam », où l’entreprise organise un concours de codage afin de rechercher des recrues potentielles.
Bien que toutes les organisations ne puissent pas (ou n’aient pas besoin de) gamifier quelque chose comme leur processus d’embauche, des choses aussi simples qu’un jeu de bingo pour les représentants des ventes pour les motiver à vendre des articles plus gros feront que le travail ressemble plus à un jeu. En effet, vous serez choqué de voir à quel point votre personnel deviendra compétitif pour une récompense aussi simple qu’une carte-cadeau de 10 $ ou un après-midi de congé (et, bien sûr, le droit de se vanter).
Comprendre le processus de prise de responsabilité
Rappelez-vous toujours qu’une bonne performance n’est pas seulement un acte. C’est le résultat final d’un processus qui peut être reproduit maintes et maintes fois s’il est bien compris.
Une fois que vous remarquez qu’un certain membre de votre équipe fonctionne bien et prend plus de responsabilités, découvrez ce qu’il fait et comment vous pouvez aider d’autres employés à mettre en œuvre le même processus. Cela motivera vos employés à mieux performer car cela vient de leurs collègues et non de l’extérieur de l’organisation.
Reconnaître le travail acharné
Récompenser vos employés pour le travail acharné est décisif dans leur motivation. Les reconnaître pour leurs réalisations peut également être rentable. Vous n’êtes pas obligé d’utiliser des récompenses monétaires ou même de dépenser de l’argent pour un prix.
Selon les rapports, Deloitte s’est tourné vers un logiciel qui aide à inciter les tâches sur le lieu de travail en offrant aux employés la possibilité d’apparaître sur les tableaux de direction ou de gagner des badges en échange de l’accomplissement d’une tâche. Offrir à votre personnel des opportunités continues d’être reconnu pour ses efforts onéreux les gardera motivés sur de plus longues périodes.
Choisissez vos mots
Lorsque vos employés prennent plus de responsabilités, ils sont susceptibles de faire des erreurs d’autant plus qu’ils font ce qu’ils ne connaissent pas très bien. Et c’est très normal. Il est impératif pendant ces périodes de les corriger en utilisant des mots encourageants plutôt qu’en étant un critique. Ne vous concentrez pas sur les faiblesses de vos employés mais sur leurs forces.
Dites-leur ce qu’ils peuvent faire mieux à l’avenir plutôt que de leur dire ce qu’ils ont fait de mal. La correction est pertinente pour que tout le monde soit plus performant mais elle n’est efficace que si elle est bien faite. Comme le dit le proverbe, la correction aide, mais l’encouragement aide davantage. Concentrez-vous sur ce qui peut être amélioré et moins sur ce qui ne peut pas être changé lorsque vous donnez plus de responsabilités à vos employés.
Ayez une vision claire
Une vision claire est essentielle dans toute organisation qui souhaite croître et étendre ses activités. Une vision claire est non seulement essentielle pour vous en tant que leader, mais également pour vos employés en leur montrant la voie à suivre. Une fois la vision claire, tous les départements collaboreront les uns avec les autres pour réaliser la vision. Lorsque vous formez vos employés, rappelez-leur toujours la vision de l’organisation.
La plupart du temps, les employés surmenés finissent par souffrir en silence car ils ne peuvent pas directement refuser la direction. Il est donc très important pour les employeurs ou les cadres supérieurs d’identifier ces points clés et de travailler à l’amélioration de leur main-d’œuvre.