Un secrétaire occupe un poste très puissant dans toute organisation.
Lorsqu’une personne entre dans votre entreprise pour la première fois, la première personne qu’elle verra probablement est votre secrétaire ou votre réceptionniste et la façon dont elle est traitée par eux contribuera grandement à former une impression de votre entreprise dans l’esprit des visiteurs.
Par conséquent, il n’est pas faux de dire que les secrétaires/réceptionnistes sont des créateurs d’image de votre entreprise. Ils doivent savoir bien s’habiller, bien parler et même bien parler ; ils doivent aussi être des personnes qui peuvent garder des informations confidentielles et qui peuvent être ponctuels au travail tous les jours. Certaines des choses à surveiller lors d’un entretien pour un poste de secrétaire ou de réceptionniste comprennent :
6 facteurs à surveiller lors d’un entretien avec une secrétaire / réceptionniste
Niveau d’expérience
Vous devez savoir ce que la candidate sait sur le métier de réceptionniste/secrétaire et si elle a déjà occupé un poste similaire auparavant.
Compétences
Une autre chose à surveiller est les compétences du candidat telles que la communication et la dactylographie.
Capacité à travailler avec les supérieurs
Les réceptionnistes/secrétaires auraient pour la plupart des travailleurs seniors avec lesquels ils devraient travailler. Vous voudriez savoir si cette personne peut bien travailler avec ses supérieurs.
Compétences en communication inter-bureaux
Vous voudrez également déterminer si cette personne est capable de faire face aux différentes personnalités qu’elle est susceptible de rencontrer au quotidien.
Ponctualité
Toutes les autres personnes pourraient jouer l’absentéisme, mais pas la réceptionniste. Le poste qu’elle occupe est tellement important qu’elle doit être au travail à tout moment et il faut savoir si cette personne est capable de s’y engager.
Compétences multiprises
La charge de travail d’une secrétaire est généralement lourde. Elle doit taper, répondre aux appels, recevoir des invités et faire plein de choses en même temps. La capacité à effectuer plusieurs tâches à la fois est une compétence très importante que chaque secrétaire doit posséder.
Comment se préparer à une séance d’entrevue avec une secrétaire/réceptionniste
Choisissez un lieu pour l’entretien. L’emplacement doit être un endroit calme avec moins de distraction.
Décidez du moment de l’entrevue. Combien de temps va durer l’entretien.
Sélectionnez le panel d’entretien. Si vous avez un responsable du personnel, il devrait être dans le panel d’entretien. Vous devez également inclure certaines des personnes avec lesquelles la réceptionniste travaillerait au sein de l’organisation.
Imprimez une copie du curriculum vitae de chaque candidat et remettez-le aux membres du jury d’entretien afin qu’ils puissent apprendre certaines choses sur le candidat et connaître certaines des questions à poser avant l’entretien.
Préparez vos questions à l’avance et décidez qui posera chacune des questions.
Certaines des questions que vous devriez poser lors de l’entretien comprennent :
35 questions possibles que vous pouvez poser aux futurs secrétaires / réceptionnistes
Avez-vous de l’expérience en matière de gestion de calendrier et de planification de réunions ? Si oui, comment organisez-vous une réunion?
Quelles sont les choses qui doivent être prises en compte lors de la planification d’une réunion?
Quel logiciel de gestion d’agenda connaissez-vous ?
Qu’est-ce qu’une information confidentielle ?
Si une information/un fichier est identifié comme confidentiel, comment le traiteriez-vous ?
Dites-moi ce que vous savez sur les systèmes de classement.
Comment gardez-vous les enregistrements?
Comment géreriez-vous le classement informatique ?
Qu’est-ce qu’une lettre formelle et informelle?
Qu’incluriez-vous dans une lettre formelle que vous ne voudriez pas avoir dans une lettre informelle ?
Avez-vous des exemples de lettres formelles que vous avez écrites dans le passé ?
Quels sont les différents types de systèmes de communication d’entreprise ?
Quel logiciel ou quelle application utilisez-vous pour vous assurer que vous écrivez correctement ?
Donnez à la secrétaire une lettre avec quelques erreurs et demandez-lui de modifier la lettre en quelques minutes.
Quels défis rencontrez-vous lorsque vous essayez de fournir une communication écrite?
Quelles mesures prenez-vous pour vous assurer que les fichiers sont facilement retrouvés, surtout en votre absence ?
Pourquoi voulez-vous quitter votre emploi actuel ?
Quelles suggestions ou conseils d’amélioration avez-vous pour nous sur la base de nos procédures de secrétariat actuelles ?
Si vous aviez plusieurs priorités à gérer en même temps, comment sélectionnez-vous celle à gérer en premier ?
Décrivez le multitâche ?
Pensez-vous être capable d’effectuer plusieurs tâches à la fois ?
Et si vous découvriez que votre charge de travail est un peu trop lourde, que feriez-vous ?
Comment feriez-vous face à des délais stricts ?
Racontez-moi une fois où vous avez dû composer avec un délai très strict dans un délai insuffisant.
Quels types de logiciels et d’applications informatiques connaissez-vous très bien ?
Quelle est votre vitesse de frappe ?
Lors d’une réunion de gestion, quelles sont les choses qu’une secrétaire est censée faire ?
Comment gérez-vous les personnes difficiles au téléphone ?
Un visiteur ou un client a-t-il déjà été impoli avec vous ? Si oui, qu’avez-vous ressenti et comment l’avez-vous géré ?
Comment gérez-vous les clients en colère ?
Êtes-vous un travailleur très rapide ou aimez-vous prendre votre temps pour ne pas faire d’erreurs à la place ?
Qu’est-ce que la relecture ?
A quoi faut-il faire attention lors de la relecture ?
Aimez-vous travailler avec d’autres personnes ou préférez-vous travailler seul?
Quel est le montant minimum que vous pouvez prendre si cet emploi vous est proposé?
Ce sont les questions de base que vous devriez poser aux candidats qui passent un entretien pour un poste de secrétaire/réceptionniste. Vous pouvez également envisager d’aller plus loin en donnant au candidat des tâches pratiques à effectuer comme écrire une lettre ou répondre à un appel téléphonique.
Vous devez également observer la façon dont la candidate s’habille et se comporte ; les secrétaires sont censées être bien habillées, polies et avoir une bonne conduite en tout temps. Étant donné que la personne traiterait également de nombreuses informations confidentielles, vous voudrez peut-être examiner les antécédents du candidat et demander des références afin d’être du bon côté.