Vous souhaitez réduire vos frais de déplacements professionnels sans compromettre votre confort ? Si OUI, voici 20 façons garanties d’économiser de l’argent sur les voyages d’affaires.
Si vous êtes un homme ou une femme d’affaires, il y a des tendances que vous allez faire des voyages d’affaires de temps en temps. En effet, il y a des hommes et des femmes d’affaires dont les affaires impliquent qu’ils voyagent plus souvent qu’ils ne restent chez eux ou au bureau.
Il existe également des entreprises qui sont connues pour avoir un budget élevé pour les voyages d’affaires, non seulement pour leurs cadres supérieurs, mais aussi pour les membres clés du personnel.
Si vous êtes obligé de voyager pour mener vos affaires, alors il est sage pour vous de rechercher des conseils qui vous aideront à réduire vos dépenses de voyage d’affaires. Ces conseils vous aideront à réduire vos déplacements locaux et internationaux via n’importe quel moyen de transport (aérien, terrestre et maritime). Voici 20 conseils pour réduire vos dépenses de voyage d’affaires.
20 meilleures façons garanties d’économiser de l’argent sur les voyages d’affaires
1). Achetez vos billets à l’avance
Si vous êtes un voyageur d’affaires international ou même quelqu’un qui voyage à l’échelle nationale, l’une des options qui s’offrent à vous pour réduire vos dépenses de voyage d’affaires est de vous assurer d’acheter vos billets bien à l’avance. Par exemple, si vous devez voyager pour une réunion d’affaires, le meilleur moment pour acheter vos billets est environ six semaines avant la date de votre voyage.
Une recherche récente menée par Airlines Reporting Corporation a révélé que le meilleur moment pour acheter votre billet d’avion est environ six semaines avant le voyage. La vérité est que si vous achetez votre billet à peu près au moment où vous voulez voyager, vous êtes tenu de payer plus cher.
2. Source pour la promotion
Assez bien, il existe des promotions pour les vols locaux et internationaux, ainsi que pour le transport ferroviaire et en bus exécutif. La plupart des entreprises le font pour attirer des clients ou augmenter leurs ventes. Vous pouvez lire des magazines de voyages et de visites pour trouver des compagnies aériennes offrant des cadeaux.
Ainsi, une partie de ce que vous devez faire pour réduire vos dépenses de voyage d’affaires consiste à rechercher une promotion. En fait, certaines promotions réduiront les billets d’avion jusqu’à 50 % et certaines offrent un billet gratuit pour deux billets ou plus achetés pendant la période de promotion.
3. Utilisez une seule compagnie aérienne/compagnie de transport
Une autre astuce qui vous aidera à réduire vos dépenses de voyage d’affaires est de n’utiliser qu’une seule compagnie aérienne ou compagnie de transport pour tous vos déplacements. Ceci est applicable si la compagnie aérienne ou la compagnie de transport a un système de récompense de fidélité. S’ils le font, vous serez récompensé pour être leur client fidèle.
Assurez-vous simplement de profiter des programmes de récompenses. La plupart des chaînes hôtelières et des compagnies aériennes ont un programme de récompenses pour leurs clients fréquents, proposant des séjours ou des vols gratuits.
En fait, la plupart des compagnies aériennes qui exploitent des systèmes de récompense de fidélité garantissent que plus vous voyagez fréquemment avec leur compagnie aérienne, moins les frais que vous devez payer lors de l’achat de leur billet sont élevés.
4. Voyagez pendant les périodes creuses
Voyager pendant les périodes creuses est un autre moyen intéressant de réduire les frais de voyage d’affaires. Vous remarquerez que pendant les vacances d’été et autres périodes de vacances, les billets d’avion sont généralement élevés. Ceci est applicable si vous avez la capacité de planifier vos déplacements professionnels.
Si vous le faites, assurez-vous de planifier tous vos déplacements professionnels pendant les périodes creuses. La norme est que plus la demande de billets d’avion n’est élevée, plus le prix des billets d’avion sont élevé.
5. Achetez des billets via des agents de billetterie de confiance
Un autre conseil qui vous aidera à réduire les dépenses de voyage d’affaires en tant qu’homme ou femme d’affaires est d’acheter vos billets d’avion auprès d’agents de billetterie fiables et fiables. Bien sûr, les agents de billetterie sont tenus de réaliser des bénéfices, mais il existe des agents de billetterie fiables et de confiance avec de bons antécédents qui peuvent vous aider à obtenir des billets d’avion moins chers. Ils peuvent obtenir vos billets d’avion moins cher que vous ne pouvez en obtenir vous-même.
6. Achetez vos billets directement auprès de la compagnie aérienne/de transport
L’achat de vos billets directement auprès de la compagnie aérienne/de la compagnie de transport est un autre moyen intéressant de réduire les frais de voyage d’affaires. Ceci est applicable si vous ne pouvez pas obtenir un agent de billetterie fiable et de confiance pour acheter.
Lorsque vous achetez vos billets directement auprès de la compagnie aérienne ou de la compagnie de transport, vous avez réussi à éliminer la commission que les agents de billetterie vous feront. Assurez-vous de visiter le site Web de la compagnie aérienne pour comparer son tarif avec d’autres.
7. Voyager en groupe
Un autre moyen pratique de réduire les frais de voyage d’affaires est de voyager en groupe si possible.
La vérité est que si vous voyagez en groupe de cinq personnes ou plus, vous bénéficierez probablement d’une réduction de la part de la compagnie aérienne. Ceci s’applique s’il s’agit d’une entreprise qui a plus de cinq personnes voyageant en même temps pour des voyages d’affaires au même endroit.
8. Utilisez la classe économique si possible
À bien y penser, votre objectif d’être en affaires, surtout en tant qu’entrepreneur, est de réduire ou de minimiser les coûts de fonctionnement de votre entreprise et, bien sûr, de faire de bons profits. L’un des moyens d’y parvenir, surtout si vous devez voyager pour des voyages d’affaires, est d’utiliser si possible la classe économique.
La vérité est que le montant que vous avez tendance à économiser lorsque vous utilisez la classe économique par rapport à la classe affaires/première classe lorsque vous voyagez est énorme.
9. Ne voyagez que si c’est vraiment nécessaire
Une autre option qui s’offre à vous lorsqu’il s’agit de réduire les frais de déplacement professionnel dans votre entreprise est de vous assurer de ne voyager que lorsque cela est absolument nécessaire.
La vérité est qu’il y a certains voyages d’affaires qui peuvent être mis de côté. La communication par e-mail ou par téléphone peut aider à prendre en charge le besoin de voyager. Donc, si vous cherchez à réduire les frais de voyage d’affaires pour votre entreprise ou votre entreprise, assurez-vous de ne voyager que si cela est absolument nécessaire.
10. Voyagez via les moyens de transport les moins chers
Un autre conseil qui peut vous aider à réduire vos frais de déplacement professionnel est de vous assurer de voyager par le moyen de transport le moins cher disponible.
Par exemple, si vous voyagez dans une ville éloignée de votre ville, il peut être économique de vous y rendre en voiture ou d’utiliser les systèmes de transport en commun tels que les bus de métro, le train électrique, etc. Si vous ne courez pas contre la montre, il ne sert à rien de voler si vous savez qu’il sera moins cher de voyager en train électrique, avec votre voiture ou la voiture de société.
11. Utilisez une société de gestion de voyages et un outil de réservation en ligne
L’utilisation d’outils de gestion des voyages et de réservation en ligne est un autre moyen de réduire vos dépenses de voyage d’affaires. Une société de gestion de voyages, ou TMC, fonctionne comme un agent de voyages d’affaires, ses fonctions principales sont d’aider les entreprises et les gens d’affaires à réserver des voyages et à garantir des tarifs réduits contractuellement avec les compagnies aériennes, les hôtels et autres fournisseurs de voyages.
Les outils de réservation en ligne, ou OBT, sont des moteurs de réservation conçus spécifiquement pour les voyageurs d’affaires ; le « contenu », ou l’inventaire des vols et des hôtels affiché dans un OBT, est basé sur les tarifs négociés par une entreprise. Les TMC et les OBT sont les pierres angulaires du cadre des voyages gérés. Ensemble, ils contribuent à garantir que les employés réservent des options conformes aux politiques.
12. Développer la bonne politique de voyage
Un autre conseil qui aidera votre organisation à réduire les frais de voyage d’affaires est de vous assurer que votre organisation développe la bonne politique de voyage. La vérité est qu’avec la bonne politique de voyage, une organisation peut économiser une fortune sur les voyages d’affaires.
Par exemple, dans le document de politique de voyage d’une organisation, ils peuvent clairement indiquer que la classe affaires est réservée uniquement à une catégorie de personnel de direction et que tous les voyages d’affaires pour l’année doivent être réservés longtemps à l’avance. Par exemple, tous les voyages pour 2018 doivent être planifiés, budgétisés et réservés en 2017.
13. Seul le personnel clé et essentiel doit voyager
Si vous cherchez à réduire les frais de voyage d’affaires pour votre organisation, une partie de ce que vous devez faire est de vous assurer que seul le personnel clé et essentiel voyagerait pour les réunions d’affaires. Dans le but de réduire les frais de voyage d’affaires, vous pouvez embaucher un pigiste pour vous aider à effectuer certaines fonctions sous la supervision de votre membre clé du personnel qui voyagera pour le projet.
Par exemple, si vous souhaitez que votre équipe prenne des photos ou vidéo un site de projet, au lieu d’envoyer un chef de projet et un caméraman pour se lancer dans le voyage, vous ne devez envoyer que le chef de projet et la source d’un photographe ou vidéaste indépendant pour gérer la couverture sous la supervision du chef de projet. Avec cela, vous réduirez les dépenses de voyage d’affaires pour votre entreprise.
14. Partenariat avec une compagnie aérienne ou une société de transport
Si votre entreprise est connue pour voyager fréquemment, l’une des options dont vous disposez pour réduire les frais de voyage d’affaires est de vous associer à une compagnie aérienne ou à une société de transport. Prenez, par exemple, si vous dirigez une entreprise de services pétroliers qui travaille en mer, vous êtes censé transporter vos travailleurs vers et depuis les plates-formes.
Dans d’autres, pour réduire les frais de voyage d’affaires, vous devez vous associer à une compagnie aérienne ou à une société de transport. Cela permettra à votre entreprise d’économiser beaucoup sur les frais de voyage d’affaires.
15. Tirer parti des réunions virtuelles
Un autre moyen intéressant de réduire les frais de déplacement professionnel consiste à tirer parti des réunions virtuelles. Sans aucun doute, rencontrer vos clients ou votre partenaire commercial en face à face est parfois indispensable, mais il est plus facile et moins coûteux de les rencontrer virtuellement.
Vous pouvez tirer parti de plates-formes telles que Skype ou d’un outil centré sur l’entreprise comme GoTo Meeting ou WebEx et al. La vérité est que vous serez très étonné du montant que vous économiserez à votre entreprise lorsque vous optez de temps en temps pour des réunions virtuelles plutôt que de voyager jusqu’au bout pour avoir une réunion d’affaires.
16. Profitez de la règle des 24 heures
L’une des astuces qui peuvent vous aider à réduire vos frais de déplacement professionnel est de profiter de la règle des 24 heures. C’est ainsi que cela fonctionne, après avoir réservé votre vol, assurez-vous de revenir vérifier le lendemain matin pour voir si le prix de votre billet d’avion a baissé.
Dans certains cas, les billets d’avion baissent généralement lorsqu’ils n’ont pas assez de passagers pour voyager. Si vous avez la chance de découvrir que le billet d’avion a baissé, vous devez appeler la compagnie aérienne pour annuler votre vol et généralement, vous pouvez réserver à nouveau le même vol sans aucune conséquence.
17. Utilisez différentes compagnies aériennes pour un voyage
Une autre astuce dont vous avez besoin si vous souhaitez réduire les frais de voyage d’affaires est d’utiliser de temps en temps différentes compagnies aériennes pour un voyage. Vous pouvez vous rendre à la destination de votre rendez-vous d’affaires avec une compagnie aérienne, puis revenir sans une autre compagnie aérienne.
En fait, certaines compagnies aériennes n’auraient généralement pas assez de passagers pour rentrer à la base, d’où la nécessité de réduire les tarifs des vols aller simple. Vous pouvez profiter de cette situation. Veuillez noter que dans certains cas, il vous sera payant de réserver des voyages aller-retour si vous souhaitez réduire le coût des voyages d’affaires.
18. Réservez des vols anticipés
Savez-vous que réserver des vols anticipés vous aidera probablement à réduire vos frais de voyage d’affaires ? Oui en effet, le premier vol du matin est généralement le moins cher que vous puissiez obtenir, en particulier les vols locaux. Ceci est applicable si votre heure de réunion est flexible ou conforme à votre horaire de vol prévu ou si vous avez un salon pour traîner en attendant l’heure de votre réunion. Donc, si vous souhaitez réduire les frais de voyage d’affaires, vous devez réserver des vols tôt.
19. Inscrivez-vous aux alertes de billets d’avion gratuits
Si vous êtes un voyageur d’affaires fréquent et que vous souhaitez réduire les dépenses de voyage d’affaires de votre organisation, l’une des choses que vous devez faire est de vous inscrire aux alertes gratuites sur les billets d’avion. Vous pouvez vous inscrire sur airfarewatchdog.com.
Ils envoient généralement des alertes pour de bonnes affaires sur les billets d’avion à leurs abonnés. Vous pouvez également rechercher des sites Web similaires qui envoient également des alertes lorsque les billets d’avion baissent.
20. Réservez des vols de correspondance, le cas échéant
Enfin, une autre astuce qui peut vous aider à réduire vos frais de voyage d’affaires est de réserver des vols de correspondance le cas échéant. Une recherche menée par AP montre que la réservation de vols de correspondance pourrait vous faire économiser jusqu’à 100 $ aller-retour.
Assurez-vous simplement que vous avez des plans solides et que vous disposez de suffisamment de temps en cas de problème avec votre vol de correspondance ou si votre vol est retardé.