Voulez-vous apprécier un client pour son patronage ? Si OUI, voici un exemple de modèle sur la façon d’écrire une lettre de remerciement à un client pour son entreprise.
Apprécier ses clients est l’une des règles d’or des affaires. Les caissiers remercient les clients d’être passés au magasin. Les pilotes remercient les clients d’avoir volé avec eux. Et les sites Web remercient les clients pour leur achat. Outre les affaires, dire merci est une partie importante de tout échange social. Dire merci est tellement ancré dans notre société que tout degré d’action positive justifie souvent une sorte de remerciement.
Pourquoi remercier votre client ?
La raison de notre obsession sociale de se remercier mutuellement est la même raison pour laquelle remercier vos clients est payant: la règle de la réciprocité. Cette règle est très simple et directe. Quand quelqu’un fait quelque chose de gentil pour nous, nous sommes programmés pour vouloir rendre la pareille.
Si quelqu’un nous invite à une fête, nous nous sentons obligés de l’inviter à la nôtre. Et si une entreprise prend le temps de remercier et d’entretenir sa relation avec nous, nous nous sentons obligés de rendre la pareille dans la façon dont nous dépensons notre argent.
Bien qu’un simple « merci pour votre achat! » sur votre site Web, il est peu probable que vous inspiriez une fidélité à vie, écrire à votre client une lettre de remerciement est juste le genre d’action personnalisée, réfléchie et chronophage qui inspirera la réciprocité – espérons-le sous la forme de relations commerciales répétées et de publicité de bouche à oreille.
Il y a une valeur en particulier dans une note de remerciement manuscrite. Si quelqu’un fait quelque chose pour vous ou vous fait un cadeau, une note de remerciement est traditionnellement envoyée au donateur pour exprimer votre gratitude. Vous pensez peut-être: «Nous sommes en 2021 et Internet a changé les choses».
Oui, les temps ont changé, mais les commodités de la technologie ne sont vraiment pas une excuse pour ne pas écrire une note pour exprimer votre gratitude. Cela peut sembler insignifiant, mais il porte un grand message d’appréciation et de gratitude plus qu’aucun texte ne l’a jamais fait.
Il y a quelque chose de désuet et surtout de sincère à l’écrire à la main pour l’écrivain et le destinataire. C’est aussi la bonne chose à faire et cela peut faire la différence pour attirer le client. Il sert de souvenir. Personne n’enregistre généralement un e-mail ou un texte mais une lettre, certainement! Cela vous montre que vous êtes une personne attentionnée et reconnaissante.
Comment écrire une lettre de remerciement aux clients
Entretenir les relations avec les clients est un élément crucial d’une entreprise prospère. Il existe de nombreuses façons d’y parvenir, mais il est important de se rappeler que les petits gestes peuvent aller très loin. Les clients aiment se sentir valorisés et une simple lettre de remerciement manuscrite montre à quel point vous vous souciez de chacun de vos clients. Vous trouverez ci-dessous un guide sur la façon d’écrire des lettres de remerciement.
Connaître le meilleur moyen de communication
Avant même de commencer à rédiger votre lettre de remerciement, vous devriez envisager le meilleur support à utiliser pour l’occasion. En règle générale, les notes manuscrites sont toujours plus efficaces que les e-mails ou les messages texte. C’est parce que ces notes prennent du temps à écrire, et si vous dirigez une entreprise occupée, vous n’aurez peut-être pas le temps d’écrire chaque note de remerciement à la main.
Dans ce cas, il est plus efficace d’utiliser des outils d’automatisation des e-mails pour remercier vos clients pour leur entreprise. De cette façon, vous pouvez enregistrer des notes manuscrites pour les instances qui nécessitent un service client au-delà.
Soyez opportun
Gardez à l’esprit que les clients apprécient une action rapide, c’est pourquoi plus tôt vous enverrez votre lettre de remerciement, mieux ce sera. Une lettre de remerciement envoyée rapidement indique que même si vous êtes une personne occupée, vous pouvez prendre le temps de faire de votre client une priorité.
Cela garantit également que votre client se souviendra réellement de la conversation ou de l’action pour laquelle vous le remerciez. Envoyer une lettre de remerciement en temps opportun à votre client n’est pas seulement bénéfique pour lui en tant que destinataire: c’est également utile pour vous en tant qu’écrivain.
Lorsque vous envoyez une note de remerciement rapidement après une interaction, les détails de l’échange resteront frais dans votre esprit. Cela signifie que vous pouvez rédiger une lettre de remerciement plus personnalisée et plus précieuse que vous ne pourriez le faire une semaine ou deux plus tard. En envoyant une lettre de remerciement en temps opportun, vous vous assurez également de ne pas oublier de l’envoyer complètement.
Commencez par des salutations appropriées
Votre lettre doit commencer par une salutation appropriée. Si vous avez déjà eu une relation avec cette personne, cette salutation doit être chaleureuse et courtoise. Utilisez leur prénom pour créer un ton accueillant et amical qui renforce le lien que vous avez développé avec eux.
Si vous êtes moins familier avec cette personne, votre message d’accueil devrait donner un ton professionnel à la conversation. Adressez-vous au destinataire par son titre approprié et utilisez une ouverture qui correspond de manière appropriée à votre relation avec lui.
Soyez bref et clair
Notez qu’une excellente lettre de remerciement doit être relativement brève et directe. Vous voulez dire merci sans surcharger votre client d’informations ou de blocs de texte disgracieux. Essayez d’éviter les lettres plus longues si la situation (ou votre style d’écriture) l’exige – faites de votre mieux pour vous assurer que vos pensées sont bien définies, significatives et organisées!
Assurez-vous d’inclure un détail spécifique propre à votre relation avec ce client pour montrer que vous portez une attention particulière à chaque personne. Votre souci du détail dans la lettre de remerciement définit les attentes pour l’ensemble de la relation que vous établissez avec le client. Ils voient à quel point votre entreprise est engagée à prêter attention aux petites choses.
Dites pourquoi vous êtes reconnaissant et soyez sincère
Lorsque vous dites à votre client pourquoi vous êtes reconnaissant, rappelez-vous que la spécificité est la clé. Être précis dans votre lettre de remerciement rendra naturellement la lettre plus personnalisée. Les gens sont doués pour flairer le manque de sincérité. Nous pouvons le sentir à un kilomètre de distance (et même percevoir le manque de sincérité là où il n’y en a pas).
Une excellente façon de transmettre la sincérité est d’éviter le matériel d’autopromotion dans votre lettre. Une autre façon de transmettre la sincérité consiste à choisir votre ton et vos mots. N’écrivez pas une lettre de remerciement à votre client qui soit trop formelle ou étouffante. Évitez les déclarations génériques qui donnent l’impression que votre lettre est copiée et collée.
Parlez d’humain à humain et transmettez de la chaleur
Une lettre de remerciement d’une personne réelle vaut plus d’un milliard de lettres automatisées. Accueillez votre client par son nom – jamais avec «cher client». Connectez-vous avec eux en tant qu’individu, pas en tant qu’entreprise (les entreprises sont, après tout, composées de personnes). Vous pouvez le faire en utilisant le «je» personnel plutôt qu’un «nous» d’entreprise.
N’ayez pas peur de montrer de l’émotion dans votre lettre de remerciement – utiliser un ton sérieux et humain peut vous aider à gagner de gros points de sincérité. Une grande partie de ce qui rend une lettre de remerciement vraiment précieuse sera la quantité de chaleur qu’elle transmet. Être chaleureux, c’est être compatissant, ouvert et accessible. Cela aussi, vous pouvez y parvenir avec les bons mots.
Signez votre lettre de remerciement
Une fois que vous avez terminé avec une signature amicale, assurez-vous de signer votre travail. Si vous entretenez une relation de longue date avec le destinataire, utilisez simplement votre prénom. Cela crée un ton plus décontracté qui développe une relation plus étroite avec vos clients ou vos pairs.
Si vous communiquez avec un nouveau client ou un employeur, ajoutez une formalité à votre signature en incluant votre nom de famille. Si vous écrivez votre lettre à la main, signez le document en cursive pour une esthétique plus professionnelle.
Avoir une ligne de communication ouverte
Assurez-vous toujours de laisser une ligne de communication ouverte pour une collaboration future. Quelque chose comme «Si vous avez des commentaires ou des questions à l’avenir, n’hésitez pas à me contacter» fonctionne bien, mais il peut être personnalisé en fonction de votre situation spécifique.
Le contexte est toujours utile. Par exemple, si un client rencontre des difficultés avec les intégrations technologiques avec votre produit SaaS, indiquez comment votre équipe est toujours disponible pour l’aider à résoudre les problèmes d’intégration.
Un exemple de lettre de remerciement aux clients
Échantillon 1
Cher Junior,
Chez Africa band, nous apprécions sincèrement votre entreprise et vous souhaitons la bienvenue dans notre longue liste de clients satisfaits, respectés et très appréciés. Tout notre succès chez Africa Band vient du soutien continu de nos clients et de la confiance en nos produits et services, ce à quoi nous nous engageons et que nous ne sacrifierions jamais.
Nous nous efforcerons toujours d’accroître la satisfaction de nos clients. Conformément à cette stratégie, nous vous demandons de partager avec nous vos commentaires à tout moment, qu’ils soient positifs ou négatifs. Il y a toujours moyen de s’améliorer; Donc, si nous pouvons mieux vous servir de toute façon, veuillez nous en informer.
Dans l’espoir de vous revoir
Martins, du groupe Africa band
Échantillon 2
Chère Sandra,
Merci d’avoir fait de Transport Kin votre compagnie de transport préférée ! Nous sommes vraiment impatients de vous aider à atteindre votre destination en toute sécurité et à temps, de protéger vos propriétés et de vous assurer une conduite confortable.
Si vous avez des questions à l’avenir, n’hésitez pas à nous contacter à tout moment. Nous sommes toujours à portée de main ou de courrier électronique.
Tous mes vœux,
Fred chez Transport Kin