Chaque fois que votre entreprise doit accueillir des visiteurs professionnels de l’étranger, vous devez rédiger une lettre d’invitation pour un visa d’affaires.
Ces visiteurs peuvent être vos acheteurs existants ou potentiels, des investisseurs existants ou potentiels, des visiteurs de salons ou de conférences, des partenaires ou agents étrangers, des employés étrangers ou des personnes venant suivre une formation sur place dans les installations de votre entreprise.
Votre lettre d’invitation est destinée à communiquer clairement les motifs et les activités prévues de la visite. Il déclarera également les projets du candidat de retourner dans son pays à la fin de sa visite. Mais vous devez garder à l’esprit qu’une lettre d’invitation ne garantit pas que le visa d’affaires de votre visiteur sera approuvé. Cependant, ne pas en écrire un entraînera certainement le refus du visa de visiteur, car la lettre est toujours une condition préalable pour les visiteurs d’affaires.
Si votre entreprise invite un visiteur à des fins professionnelles, vous ou un autre représentant de votre entreprise devez rédiger la lettre d’invitation pour le visiteur. Vous devez envoyer au visiteur deux exemplaires originaux de la lettre – l’un à soumettre lors de la demande de visa et l’autre à présenter à son entrée dans votre pays.
La qualité de la rédaction de votre lettre d’invitation pour un visa d’affaires peut déterminer dans une bonne mesure si le visa de votre visiteur sera approuvé ou non (bien que les demandeurs de visa examineront d’autres facteurs, tels que le droit du demandeur à visiter votre pays). Vous devez donc savoir comment rédiger des lettres d’invitation commerciale convaincantes. Voici les directives générales pour rédiger une lettre d’invitation pour un visa d’affaires.
Comment rédiger une lettre d’invitation pour un visa d’affaires
Adresse correcte
Votre lettre d’invitation de visa d’affaires sera rejetée si elle est mal adressée. La plupart des ambassades ou des hauts commissariats ne pardonneront même pas une faute d’orthographe dans l’adresse, vous devez donc faire les choses correctement. Avant de rédiger votre lettre, visitez le site Web officiel de l’ambassade de votre pays dans le pays de ce visiteur pour obtenir l’adresse correcte à laquelle ces lettres doivent être adressées.
De plus, vous devez également utiliser le message d’accueil approprié. Si vous connaissez le nom du fonctionnaire consulaire qui recevra la lettre, vous pouvez l’inclure. Mais si vous ne connaissez pas le nom du destinataire probable, une simple salutation comme « Cher fonctionnaire consulaire » suffira.
Indiquez le nom et la position du visiteur
Vous devez indiquer clairement le nom du visiteur demandant le visa de visite d’affaires exactement comme il apparaît sur son passeport. Pour éviter les erreurs, vérifiez auprès du visiteur avant de rédiger votre lettre. Notez qu’il doit y avoir une cohérence dans toute la documentation. Par exemple, si le nom de famille du visiteur vient en premier dans toutes ses informations d’identification, écrivez son nom de famille en premier dans votre lettre pour éviter toute confusion.
Indiquez la position du visiteur et d’autres informations pertinentes
Dans votre lettre d’invitation de visa d’affaires, vous devez également indiquer le titre du visiteur, le nom de l’entreprise qu’il représente, sa position dans cette entreprise et sa relation avec votre entreprise.
Selon les demandes du destinataire, vous devrez peut-être inclure la date de naissance du visiteur, la ville, le pays de naissance, le numéro de passeport, l’état matrimonial et d’autres détails personnels. Dans tous les cas, indiquez les coordonnées complètes du visiteur, car le bureau consulaire voudra peut-être les contacter directement pour des questions.
Indiquez le but et la durée de la visite
Votre lettre d’invitation de visa d’affaires doit également inclure le but pour lequel vous invitez le visiteur ainsi que le temps qu’il passera dans votre pays avant de retourner dans son pays d’origine.
En outre, vous devez indiquer l’intention du visiteur de quitter votre pays dès que le but de la visite est atteint. Pour en convaincre le destinataire, vous devez mentionner tous les engagements du visiteur dans son pays d’origine qui l’inciteront à partir immédiatement après avoir atteint le but de sa visite.
Indiquez qui couvrira les dépenses
Dans votre lettre, vous devez également indiquer si vous ou le visiteur couvrirez le voyage du visiteur et les dépenses connexes. Si vous devez couvrir les dépenses, vous pourriez être invité à fournir des preuves de fonds pour couvrir les dépenses, comme un relevé bancaire.
Après avoir inclus toutes les informations importantes, indiquez dans le dernier paragraphe que vous pouvez être contacté pour toute clarification. Et incluez vos coordonnées. Arrondissez votre lettre avec « Sincèrement » ou une autre clôture acceptable; puis suivez-le avec votre signature, votre nom et votre fonction dans l’entreprise que vous représentez.
Encore une fois, rappelez-vous qu’une lettre d’invitation n’est pas un document obligatoire, mais qu’elle offre des preuves documentaires à l’appui de la demande de visa et peut faciliter le processus de demande de visa.