Dans le monde des affaires, les notes de remerciement sont toujours appréciées.
Que ce soit pour dire merci pour un renvoi ou une recommandation, ou pour une autre faveur d’un individu ou d’une organisation, prendre le temps de dire merci montrera non seulement au destinataire à quel point vous appréciez la faveur, mais cela montrera également votre attention et aider à bâtir une relation plus solide avec le destinataire.
Bien qu’un appel téléphonique ou un e-mail occasionnel puisse sembler suffisant, il n’a pas la même gravité qu’une lettre envoyée par la poste. Étant concret plutôt qu’électronique, un mot de remerciement ajoute une touche plus personnalisée à votre message de remerciement. Il a également un impact émotionnel plus fort sur le destinataire et a tendance à laisser une impression qui dure plus longtemps.
Étant donné que les notes de remerciement peuvent être très efficaces pour établir de nouvelles relations, développer les relations existantes et montrer la prévenance de l’expéditeur, il est plus que nécessaire que chaque propriétaire d’entreprise ou professionnel sache les écrire. Voici les lignes directrices pour rédiger une lettre de remerciement inoubliable.
Comment écrire une note de remerciement pour votre entreprise
Choisissez une salutation appropriée
Si vous envoyez la lettre de remerciement à une personne en particulier, adressez-vous à elle par son titre et son nom de famille – par exemple, « Cher M. Adams. ”Lorsque vous vous adressez à plusieurs personnes, incluez-les toutes par nom et titre dans la ligne de bienvenue.
Évitez les salutations clichées et impersonnelles comme « À qui cela peut concerner» ou «Cher Monsieur. «De telles salutations enlèvent l’éclat de votre lettre et atténuent l’intérêt du destinataire pour elle. Votre message d’accueil doit convaincre le destinataire que la note de remerciement lui a été envoyée spécifiquement.
Commencez par «Merci»
La première phrase de votre lettre de remerciement doit être structurée autour des mots «merci». Cette phrase viendra après le salut, mais avant l’explication des raisons pour lesquelles vous remerciez le destinataire. Évitez de prolonger ou d’affaiblir cette phrase avec des mots inutiles, comme dans «Je voudrais exprimer ma gratitude pour…» et «J’écris juste pour dire merci pour…» À la place, utilisez une phrase directe rendue au simple présent parfait – comme «Merci beaucoup pour…» ou «Nous apprécions grandement votre…»
Expliquez la raison de votre lettre
Il est important que vous expliquiez la raison spécifique pour laquelle vous écrivez la note de remerciement en premier lieu. Votre lettre n’aura pas l’impact émotionnel souhaité si vous n’indiquez aucune raison ou si vous indiquez une raison vague comme celle-ci pourrait signifier mille choses – telles que « Nous apprécions votre entreprise » ou « Merci beaucoup d’être là pour nous.
«Au lieu de cela, écrivez quelque chose comme:« Merci beaucoup de m’avoir offert un rabais énorme la dernière fois que je suis venu faire des achats dans votre magasin »ou« Merci de nous permettre de vous servir pendant 10 ans. «
Énoncez l’avantage ou la signification de la faveur
Pour faire comprendre au lecteur à quel point vous appréciez et appréciez ce pour quoi vous le remerciez, indiquez le principal avantage ou l’impact de la raison que vous avez indiquée plus tôt.
Par exemple, vous pourriez écrire: « Vos conseils se sont avérés inestimables pour nous aider à atteindre les objectifs annuels de notre entreprise » ou « Le rabais dont j’ai bénéficié m’a aidé à économiser quelques centaines de dollars, qui étaient tout ce dont j’avais besoin pour payer mes factures de services publics le mois dernier. »Des déclarations comme celles-ci motivent le lecteur à poursuivre cette relation et à offrir encore plus.
Énoncez votre espoir pour l’avenir
L’une des parties les plus inspirantes et les plus stimulantes d’une lettre de remerciement est votre pensée ou votre espoir pour l’avenir – lié à l’avantage que vous avez énoncé. Assurez-vous de lier cet espoir aux efforts ou aux objectifs actuels du destinataire.
Par exemple, vous pourriez écrire: » J’espère que nous pourrons continuer à répondre à vos besoins en matière de maintenance des actifs lorsque vous ouvrirez votre nouvelle installation à Kinshasa. » Une telle déclaration indique au destinataire ce que vous attendez avec impatience et indique explicitement votre désir d’établir une relation à long terme avec lui.
6. Réitérez vos remerciements et fermez votre lettre:
Votre dernière phrase doit être simple et réitérer vos remerciements d’ouverture. Commencez par quelque chose comme « Merci encore pour… », mais utilisez des mots différents pour votre raison.
La plupart du temps, il sera approprié de clôturer votre note de remerciement par une variante de « Meilleures salutations», «Votre sincère» ou «Sincèrement. »Cela devrait ensuite être suivi de votre signature. Signez toujours votre nom au stylo, même si la lettre est tapée. Et le cas échéant, incluez votre titre ou votre poste et le nom de votre entreprise sous votre nom.