Combien d’intérêts pouvez-vous facturer sur les factures en souffrance sans enfreindre la loi ? Voici tout ce que vous devez savoir et comment faire payer vos clients à temps.
Facturer des frais de retard sur les factures en souffrance peut sembler une petite décision, mais c’est une décision qui peut être angoissante. Comprendre ce qui se cache derrière le retard de paiement peut vous aider à savoir s’il faut sonner le client pour cela ou établir de nouvelles stratégies de facturation.
Cependant, lorsqu’un compte est en souffrance ou qu’un paiement est en retard, les entreprises sont autorisées au Canada à facturer des intérêts composés mensuellement au taux bancaire moyen majoré de 3 % à compter de la date d’échéance jusqu’à la veille de la date de réception du paiement.
Même s’il peut être très tentant de mettre des frais de retard sur une facture impayée, il est très pertinent d’être prudent. Notez que vous ne pouvez facturer des frais de retard ou des intérêts que si le contrat original pour les produits et services le permet. Lorsque vous rédigez votre contrat, assurez-vous toujours d’indiquer explicitement le montant des frais de retard pouvant être facturés (généralement un pourcentage du solde restant dû mensuel) et de mentionner également le délai régissant les frais de retard.
Même si la loi vous oblige à facturer les frais de retard, vous pouvez constater que vous êtes en fait payé plus rapidement si vous offrez au client des incitations à payer (comme une remise si le paiement est reçu dans un court laps de temps), plutôt que de menacer la pénalité de retard. Vous ne pouvez pas non plus vraiment prédire si les frais de retard forceront un client à débourser l’argent qu’il vous doit si vous ne savez pas pourquoi le client paie en retard.
Si votre client a contracté des services mais n’est pas en mesure de payer, gardez à l’esprit que les circonstances peuvent régir votre réponse. Peut-être que le client a traversé une période difficile temporairement, et tout ce qui est requis est un plan de paiement raisonnable. Si ce même client continue de payer en retard, vous voudrez peut-être lui expliquer poliment que vous ne travaillez pas gratuitement et passer à autre chose.
Notez également que certains clients paient en retard parce qu’ils le peuvent. Si vous êtes une petite entreprise, les gros clients peuvent se rendre compte qu’ils détiennent toutes les cartes et retiennent le paiement juste pour le plaisir. D’autres pourraient simplement considérer votre facture comme une faible priorité. Dans les deux cas, vous devrez peut-être rappeler à vos clients que vous n’êtes pas dans le domaine de l’octroi de crédit. Soyez toujours prêt à laisser partir ces clients.
4 façons simples mais efficaces de s’assurer que les clients paient à temps
Notez que l’établissement de politiques et de procédures standard peut aider à inciter les clients à payer plus rapidement afin de maintenir le flux de trésorerie de votre entreprise.
Tout cela se résume à rester au courant de vos factures, à assurer le suivi des clients et à mettre en place des politiques conviviales pour vous assurer d’obtenir votre argent sans aliéner vos clients. Ces procédures peuvent inclure :
Suivi des factures impayées
Dès que vous avez mis en place les bases de vos comptes clients, il est temps de surveiller la situation. Si vous avez beaucoup de clients, vous courez le risque d’être éventuellement confronté à des retards de paiement et à des comptes non recouvrés. Gardez à l’esprit que certaines entreprises ignorent ces défaillances ou ne les hiérarchisent pas, tandis que d’autres s’y concentrent régulièrement.
Notez que vous ne pouvez pas recouvrer les factures impayées si vous ne savez pas que vous les avez. C’est là que le suivi entre en jeu. Prenez l’habitude de suivre les factures et de faire le suivi des factures en retard. Même si vous ne pouvez pas recouvrer 100 % de vos comptes en souffrance, il vaut mieux faire quelque chose que ne rien faire.
Envoyer des rappels par e-mail
En effet, le paiement à temps de vos clients protège la trésorerie de votre entreprise, mais si vos clients perdent leurs factures ou sont distraits par d’autres questions, ils risquent d’oublier de payer. Pour réduire les retards de paiement et resserrer le délai de paiement, il est impératif d’envoyer des rappels par e-mail, qui offrent une approche plus douce et moins directe des recouvrements.
Notez que ces rappels sont envoyés instantanément, contrairement aux rappels postés qui ajoutent des frais de port et prennent du temps pour la livraison. De plus, c’est un moyen non invasif d’attirer l’attention de votre client sans passer un appel téléphonique inconfortable. Vous pouvez envoyer des rappels polis aux clients au cas où ils auraient tout simplement oublié de payer.
Dans certaines situations, tout ce dont un client a besoin est un petit coup de coude pour effectuer le paiement. Vous devriez également envisager d’inclure une copie de la facture en souffrance avec l’e-mail pour rappeler au client la facture et lui donner les informations dont il a besoin pour la payer.
Notamment, les services de facturation en ligne vous permettent souvent de configurer des rappels automatiques par e-mail si la facture n’est pas payée dans un certain laps de temps. Avec cette option, vous n’avez pas à passer beaucoup de temps à rechercher les retards de paiement et à envoyer les rappels par e-mail manuellement. Votre logiciel gère le travail pour vous, en donnant aux clients les rappels dont ils ont besoin pour avancer dans leurs paiements.
Si le client ignore votre premier rappel par e-mail, il est peut-être temps de l’intensifier et d’utiliser un langage plus fort mais toujours poli et professionnel. Vous devriez toujours garder la correspondance professionnelle car elle se reflète sur votre entreprise. Cependant, il est peut-être temps d’informer le client que vous attendez votre paiement immédiatement et que vous prévoyez de prendre des mesures si le compte n’est pas réglé.
Assurez-vous de faire comprendre au client ce que vous prévoyez faire ensuite. Par exemple, vous pourriez dire : « Si nous ne recevons pas de paiement d’ici le 10 août, nous enverrons votre compte en souffrance aux collections. » Cela peut suffire à inciter le client à payer afin qu’il ne soit pas confronté à une activité de recouvrement supplémentaire.
Automatisez votre facturation
Gardez à l’esprit que l’automatisation de vos factures et l’envoi de factures en ligne peuvent aider à réduire les risques de retard de paiement. Avec ces services, vous pouvez envoyer des factures rapidement pour inciter les clients à payer immédiatement.
Lorsque vous facturez un client juste après la livraison du produit ou du service, cela est frais dans l’esprit de votre client et cela peut accélérer le paiement. De nombreuses entreprises offrant ce service vous permettent d’émettre des factures lors de vos déplacements et de configurer des alertes par e-mail automatisées pour rappeler aux clients lorsque leur compte est en souffrance. La plupart des systèmes stockent également vos factures en un seul endroit, vous pouvez donc avoir une image claire de celles qui n’ont pas été payées.
Rationalisez les options de paiement
Notez que certains clients laissent intentionnellement les paiements aller au-delà de la date d’échéance, car les options de paiement ne sont pas pratiques. Gardez à l’esprit que l’élargissement des méthodes de paiement que vous acceptez peut aider à proposer des solutions à certains des comptes en souffrance.
Regardez les options de paiement que vous offrez à vos clients maintenant. Proposez-vous plusieurs options ou une seule ? Envisagez de l’ouvrir à d’autres modes de paiement si les options sont limitées. Cela comprend les espèces, les chèques, les cartes de crédit, les virements électroniques de fonds, les virements électroniques ou les remises de paiement via des systèmes tiers.
Rappelez-vous toujours que la flexibilité dans la façon dont vous recevez les informations de paiement de vos clients peut également vous aider. Certains clients ont tendance à trouver plus facile de fournir des informations de carte de crédit par téléphone ou de remettre physiquement un chèque à un endroit autre que votre vitrine principale.
Conclusion
Facturer des frais de retard n’est peut-être pas le seul moyen de traiter les comptes en souffrance. En organisant votre processus de collecte et en affectant un employé comme personne-ressource pour contacter les clients en retard, vous pourrez peut-être prendre des dispositions de paiement. Envisagez d’offrir des incitations pour un paiement anticipé et proposez des plans de paiement dès le départ. Vous pourriez exiger 50 % de vos frais avant de commencer un nouveau projet, en facturant le reste lors de la livraison.
De plus, soyez toujours clair dès le début sur vos procédures de facturation afin que votre client sache exactement ce qui est attendu. L’évaluation des frais de retard n’est pas toujours le meilleur choix possible lorsque vous essayez d’être payé sur une facture en souffrance. Créez des protocoles et des procédures de paiement à l’avance et essayez d’autres voies pour être payé.