Oui, le café peut être amorti en tant que dépense d’entreprise, mais cela dépendra de certains facteurs très cruciaux.
Les dépenses d’entreprise déductibles d’impôt sont presque toutes les dépenses « ordinaires, nécessaires et raisonnables » qui aident à gagner un revenu d’entreprise. Les dépenses déductibles sont celles qui peuvent être soustraites du revenu d’une entreprise avant qu’elle ne soit assujettie à l’impôt.
Le suivi des dépenses professionnelles est impératif lorsqu’une entreprise souhaite déduire ces dépenses du revenu brut des déclarations de revenus ou des rapports de pertes et profits.
En Afrique (RDC, Côte d’Ivoire, Cameroun, Gabon) ou en Europe (France, Belgique, Suisse, Royaume – Uni), les propriétaires d’entreprise peuvent déduire de nombreuses dépenses, bien que toutes les dépenses ne s’appliquent pas à toutes les entreprises.
Pour les dépenses professionnelles éligibles à la déduction, l’entreprise devra implémenter des catégories de dépenses dans les fichiers comptables ou le logiciel de tenue de livres pour comptabiliser facilement les totaux de fin d’année.
Agréablement, le café et le lieu de travail ont tendance à aller de pair. Qu’il s’agisse d’ouvriers d’usine qui savourent un expresso pendant leurs pauses, d’un expresso pour que les employés puissent facilement obtenir leur caféine, ou peut-être des innombrables cafetières à dosettes dans les bureaux aujourd’hui, les dirigeants d’entreprise comprennent désormais que le café est un investissement crucial pour stimuler le moral et la productivité des employés.
Le café fait partie d’une catégorie de compensation appelée avantages de minimise (minimaux). Il s’agit d’une classification des avantages sociaux qui comprend d’autres éléments tels que les fêtes de bureau occasionnelles, les petits cadeaux et d’autres dépenses mineures, qui peuvent tous normalement être déduits des dépenses d’entreprise.
Pour les entreprises en Afrique (Congo – Kinshasa, Côte d’Ivoire, Cameroun, Gabon) , une dépense de repas ou de divertissement peut signifier différentes choses. Ce type de dépenses peut inclure des activités telles que des dîners, des déjeuners, des boissons après le travail, des cafés, assister à un spectacle en direct, l’opéra, le ballet, un événement sportif, une fête de Noël au bureau, etc.
Cependant, pour que quoi que ce soit soit une dépense d’entreprise déductible, le coût doit avoir été engagé en tant que dépense d’entreprise. Gardez à l’esprit que votre café quotidien de Starbucks ne peut pas être considéré comme une dépense d’entreprise en soi. Si vous êtes convaincu qu’il s’agit d’une dépense d’entreprise, vous devrez prouver pourquoi.
La question de savoir si le café sur votre lieu de travail est une dépense d’entreprise dépend de la façon dont vous fournissez le café, à qui il est destiné et à quoi il sert. Vous trouverez ci-dessous quelques facteurs qui vous aideront à déterminer si vos dépenses en café peuvent être considérées comme des dépenses professionnelles et déductibles de vos déclarations fiscales.
3 facteurs qui détermineront si votre café est considéré comme une dépense d’entreprise
1. La quantité de café
La valeur du café que vous fournissez à vos employés ne devrait pas représenter un pourcentage significatif de leur rémunération globale. Ce faisant, vous pouvez déclarer que le café que vous avez fourni à vos employés est « administrativement peu pratique » à justifier.
Notez que bien que cela puisse sembler un peu vague, il est absolument impératif pour votre capacité de réclamer une déduction basée sur le coût du café. Une fois que le café pourrait être considéré comme un pourcentage significatif de compensation, il serait imposable en tant qu’avantage en nature. Et bien que le café du bureau soit certainement gentil, et certainement un avantage, personne ne devrait payer d’impôts inutiles sur son café du matin.
2. L’objectif lié à l’entreprise
Pour que le café soit considéré comme une dépense d’entreprise, le but du café doit être lié à l’entreprise. Cela signifie que le café fourni au bureau doit être disponible gratuitement pour tous les employés, sans égard à l’ancienneté. Ou, si vous prenez un café en dehors du bureau, vous devez le faire avec un client ou un collègue pour que cela soit considéré comme un objectif commercial légitime.
3. Les reçus détaillés
Si vous suivez les règles ci-dessus, vous pourrez probablement déduire les machines à café, le café lui-même et les équipements et fournitures connexes. Mais pour que tout café en dehors du bureau soit considéré comme une dépense professionnelle, vous aurez besoin à la fois de reçus détaillés et d’un enregistrement de l’objectif commercial pertinent légitimant la déduction.
Autres choses qui peuvent être considérées comme des dépenses d’entreprise à part le café
Gardez à l’esprit que toutes les déductions peuvent être refusées même pour des dépenses professionnelles légitimes si ces dépenses ne sont pas suffisamment étayées par des dossiers commerciaux. Certaines des principales choses qui peuvent être qualifiées de dépenses d’entreprise sont décrites ci-dessous :
4. Les dépenses générales et administratives
Les frais généraux et administratifs sont liés au maintien en activité de l’entreprise. Pour une entreprise avec un emplacement physique, cela comprend le loyer.
Pour une entreprise à domicile, cette dépense peut inclure un pourcentage de la maison utilisée exclusivement à des fins commerciales. Les services publics, les services téléphoniques et Internet font partie des dépenses administratives, tout comme le domaine du site Web et les coûts d’hébergement.
5. Équipement, matériaux et fournitures
Assurez-vous que même le vendeur Internet le plus rationalisé a besoin de fournitures et d’équipements pour gérer une entreprise. Ces dépenses d’entreprise comprennent, sans s’y limiter, les ordinateurs et les imprimantes, les copieurs, les télécopieurs et l’équipement requis pour les besoins techniques.
Par exemple, un soudeur a les outils et l’équipement nécessaires pour faire son travail avec des matériaux qui incluent le fil à souder. Cette dépense comprend également le papier, les stylos et tout le reste nécessaire pour mener à bien les opérations commerciales quotidiennes. Ceux-ci sont généralement réapprovisionnés régulièrement – pensez simplement à tout ce que vous achetez au magasin de fournitures de bureau.
6. Marketing et publicité
En Afrique (RDC, Côte d’Ivoire, Cameroun, Gabon), une entreprise peut désigner les coûts associés au marketing et à la publicité comme des dépenses professionnelles déductibles des déclarations de revenus. Ce sont les coûts durs des publicités imprimées ou numériques. Cependant, ces dépenses vont au-delà des coûts matériels et incluent les services de conception et les œuvres d’art achetées. Les cartes de visite, les flyers et les catalogues font également partie des frais de marketing et de publicité.
Conclusion
Lorsque vous essayez de déterminer si le café ou toute autre dépense peut être considérée comme une dépense d’entreprise, ne basez pas entièrement vos informations sur la sagesse d’Internet. Si vous souhaitez en savoir plus sur la réglementation de l’IRS concernant les avantages sociaux, y compris le café, vous pouvez le faire en demandant l’avis d’un professionnel agréé.