Votre équipe commerciale a-t-elle des performances inférieures à la moyenne en matière de service client et de livraison ? Si OUI, voici plus de 10 façons sûres d’augmenter la productivité et l’efficacité des entreprises.
Des sondages ont montré que 80 à 90 pourcent des gens passent moins de 50 pourcent de leur temps de travail à des choses qu’ils considèrent comme leurs principaux objectifs. C’est une statistique assez incroyable quand on prend le temps d’y réfléchir.
Cela montre que la plupart des gens sont passifs dans la façon dont ils abordent la semaine de travail. Ils répondent aux e-mails, aux téléphones, aux réunions et aux objectifs d’autres personnes et ils rentrent chez eux avec l’impression d’avoir travaillé si dur, mais en réalité, ils n’ont pas accompli grand-chose.
La demande et le besoin d’une plus grande productivité ont augmenté en raison des progrès technologiques, des attentes des clients et de la mondialisation. Une entreprise dans un pays du monde doit désormais concurrencer d’autres entreprises dans différentes parties du monde dont elles ne connaissent peut-être même pas l’existence.
Pourquoi travailler sur l’augmentation de votre productivité et de votre efficacité ?
La productivité et l’efficacité sont toutes deux très importantes pour construire une éthique de travail fantastique. Dans un sens générique, la productivité fait référence à la façon dont une organisation convertit les intrants tels que le travail, les matériaux, les machines, le capital en biens et services qui satisferont un besoin.
De nos jours, une productivité accrue signifie travailler plus intelligemment. L’efficience tend vers la comparaison entre ce qui est produit et ce qui peut être produit avec la même quantité de ressources. En d’autres termes, l’efficacité essaie d’examiner à quel point une entreprise est bien et exempte de déchets.
Augmenter votre productivité et votre efficacité au travail n’est pas vraiment un processus difficile, mais cela nécessite quand même qu’un individu soit plus conscient de la façon dont il gère les ressources à sa disposition. Voici quelques stratégies efficaces qui vous aideront à augmenter la productivité et l’efficacité de votre personnel au travail.
10 façons sûres d’augmenter la productivité et l’efficacité des entreprises
Utiliser un logiciel de gestion des tâches
Un logiciel de gestion de tâches efficace pour des équipes spécifiques peut aider tout le monde à travailler main dans la main, à prendre note de la progression du projet et à rester en phase avec la tâche. Ces derniers temps, le courrier électronique n’est pas le moyen le plus efficace de communiquer et de collaborer entre les équipes.
Vous pouvez utiliser de nombreux logiciels de gestion des tâches comme Trello pour permettre la communication et la progression du travail en un seul endroit. Cela vous évitera le stress d’avoir à faire des allers-retours avec des e-mails.
Faites une pause
De nombreuses études ont montré que prendre une petite pause mentale du travail, comme une courte promenade, peut aider à augmenter votre attention et votre efficacité. Essayer de travailler pendant des périodes excessivement longues d’affilée peut être très contre-productif.
Fixez-vous des délais que vous vous imposez
Même si beaucoup de gens considèrent le stress comme une mauvaise chose, il ne doit pas nécessairement l’être, car un niveau de stress gérable peut aider à augmenter votre efficacité et votre productivité.
Pour les tâches qui n’ont pas de date limite (c’est-à-dire les tâches ouvertes), essayez de vous donner une date limite et respectez-la comme s’il s’agissait d’une véritable date limite. Vous serez surpris de découvrir à quel point vous serez concentré et productif lorsqu’une échéance est attachée à une tâche.
Si possible, déléguez
Essayer de tout faire par vous-même ou essayer d’être partout en même temps peut rapidement épuiser un individu. Il est important de noter que peu importe la compétence d’un entrepreneur ou d’un employé, il ne peut pas effectuer toutes les tâches.
Au lieu d’essayer de micro gérer les tâches, il est préférable de déléguer les tâches excédentaires à des membres du personnel compétents. C’est là qu’une équipe efficace entre en jeu. En répartissant le travail plus uniformément, tout le monde aura moins de tâches et sera ainsi plus efficace et productif.
Avoir les bons outils et équipements
Avoir les bons outils et équipements est vraiment nécessaire car cela aidera les employés à être en mesure d’accomplir leurs tâches plus efficacement et à temps. De petites choses comme le temps supplémentaire passé à attendre l’impression d’un document en raison de l’absence d’une machine d’impression rapide peuvent vraiment être contre-productives.
Des programmes et des équipements modernes de qualité supérieure peuvent vraiment faire une grande différence sur la rapidité avec laquelle le travail est effectué et aussi sur la façon dont le travail est perçu. Un équipement comme un MFP qui sert de scanners, d’imprimantes, de copieurs et de télécopieurs peut vraiment être utile dans l’environnement de travail.
S’assurer que les conditions de travail sont optimales
Des études ont montré que la température idéale d’un lieu de travail devrait se situer entre 68 et 70 degrés F (20-21 C). Un lieu de travail trop chaud ou trop froid peut être inconfortable et distrayant dans le sens où les employés passeront plus de temps à se promener pour se rendre à leurs manteaux ou à leurs ventilateurs électriques. Il est important de s’assurer que les systèmes de climatisation et de chauffage sont en bon état de fonctionnement pour la saison appropriée.
Pratiquez le renforcement positif
Afin d’assurer un environnement de travail productif et efficace, il est nécessaire d’encourager, de motiver et de récompenser les employés lorsque l’occasion l’exige. Applaudissez-les dans les occasions où ils ont bien fait et faites également des critiques constructives dans les occasions où vous pensez que leurs actions ont laissé à désirer. Il est également conseillé d’offrir des incitations lorsqu’ils font bien leur travail.
La récompense peut prendre la forme de vacances gratuites, d’une récompense en espèces ou même d’un café à emporter gratuit. Il est nécessaire d’indiquer le succès d’un employé à d’autres membres du personnel afin de les motiver et de les inciter à faire de même. Lorsque vous mettez vos employés au défi de travailler plus dur et d’obtenir des récompenses pour leur travail acharné, ils auront quelque chose à atteindre et ils seront plus susceptibles d’être plus productifs.
Réduire le stress dans l’environnement de travail
Les travailleurs qui opèrent dans des conditions de pression intense ne seront certainement pas au meilleur de leur forme en termes de productivité et d’efficacité. Un lieu de travail stressant engendre de mauvais résultats, une productivité moindre et un niveau de désengagement plus élevé.
Par conséquent, il est nécessaire de s’assurer que les employés sont heureux de faire ce qu’ils font. Même si de nombreux employeurs négligent le pouvoir de montrer à leurs employés à quel point ils sont valorisés et appréciés sur le lieu de travail à un niveau personnel, cela fait beaucoup de chemin.
Associez les tâches aux compétences
Avoir une bonne idée des forces, des faiblesses et des styles de comportement de vos employés est essentiel pour s’assurer qu’ils produisent à leur maximum d’efficacité. Par exemple, un penseur extraverti et créatif est généralement la meilleure personne pour présenter des idées aux clients.
Cependant, placer le même individu dans une tâche exigeante en règles et axée sur les détails peut ne pas en tirer le meilleur parti, contrairement à la tâche précédente. S’attendre à ce que vos employés soient bons en tout est tout simplement irréaliste et inefficace. Avant de déléguer des tâches à vos employés, vous devez vous efforcer de savoir qu’il est le mieux placé pour accomplir la tâche.
Gardez les objectifs clairs et concentrés
Il n’est pas surprenant d’avoir des employés inefficaces dans un environnement où les buts et objectifs ne sont pas bien définis et connus. Si les objectifs dans un environnement de travail ne sont pas correctement définis et réalisables, les employés seront certainement moins productifs.
Pour contrer cela, vous devez vous assurer que les tâches des employés sont claires et aussi étroites que possible. Faites-leur savoir exactement ce que l’on attend d’eux et l’impact qu’aura leur mission en général.
Fini les excès
Dans la mesure du possible, évitez de confier aux employés des tâches inutiles plus petites lorsqu’il y a une tâche plus importante à accomplir. Essayez de réduire les tâches qui ne donneront pas aux employés plus de temps pour se concentrer sur des tâches plus prioritaires.
Par exemple, si les employés doivent rédiger un rapport quotidien pour leurs superviseurs, mais que leurs superviseurs n’ont pas le temps de parcourir un tel rapport, il peut être judicieux de supprimer l’exigence de rapport. Les choses ne devraient pas être faites sur la base qu’elles ne sont que des formalités, car il s’agit simplement d’une perte de temps et de ressources.
Former et développer votre personnel
Réduire le nombre de sessions de formation du personnel ou tout simplement s’en débarrasser peut sembler être un très bon moyen de gagner du temps et également de réduire les coûts, mais cela pourrait finalement se retourner contre vous. Forcer les employés à apprendre leur travail à la volée peut être extrêmement inefficace, donc au lieu de laisser le personnel trébucher en apprenant à faire de nouvelles choses, prenez une journée pour leur enseigner les compétences nécessaires dont ils ont besoin pour le travail.
De cette façon, vous leur auriez permis d’accomplir les tâches eux-mêmes et de ne pas perdre votre temps à l’avenir à répondre à des questions simples qu’une formation aurait empêchées. Après leur formation initiale, il est nécessaire d’encourager la formation continue des employés en les aidants à élargir leurs compétences au profit de l’organisation.
Faire des évaluations de performance
Il est presque impossible d’améliorer l’efficacité de vos employés s’ils ne savent pas qu’ils sont inefficaces en premier lieu. C’est là que les évaluations de performance sont utiles. Vous pouvez l’utiliser pour mesurer les performances de votre personnel, puis organiser une réunion privée avec eux pour leur dire ce qu’ils font bien et les domaines dans lesquels ils se relâchent. Après leur avoir donné votre avis, vous pouvez leur demander ce qu’ils pensent que vous pouvez faire pour les aider à s’améliorer. Demander des commentaires vous donnera non seulement un moyen clair et immédiat d’aider votre personnel, mais encouragera également une culture de dialogue ouvert.