En tant que propriétaire de petite entreprise, le suivi du temps de travail de vos employés vous aidera à contrôler les coûts de main-d’œuvre, à minimiser les risques de conformité et à améliorer la productivité de vos employés.
Mais faire cela peut être plus difficile que vous ne le pensez. Si vous pensez que la meilleure façon de suivre les congés et la présence de vos employés sur le terrain est de simplement noter combien d’heures vos employés travaillent chaque jour, alors vous vous trompez.
Une bonne tenue des dossiers ne se limite pas à cela. En plus de consigner les heures de travail de vos employés chaque jour, vous devez notamment comptabiliser les jours de vacances, les congés de maladie et les heures supplémentaires.
Pour s’assurer que le processus se déroule sans heurts et avec précision, de nombreuses petites entreprises utilisent un système de congés et de présence, qui leur permet de gérer facilement le processus de suivi du moment où leurs employés travaillent et quand ils ne le sont pas.
Ainsi, si vous souhaitez suivre vos employés, rien de plus simple qu’un système de congés et de présence. Un système de congés et de présence est un progiciel informatique qui permet d’enregistrer le moment où les employés commencent et arrêtent le travail, ainsi que le service où le travail est effectué. Il suit également les repas et les pauses, le type de travail effectué et le nombre d’articles produits.
En plus du suivi des heures de travail des employés, un système de congés et de présence surveille également les périodes d’inactivité, ce qui vous aide à réduire le trop-payés. Et puisqu’il fournit une preuve de présence et de travail effectué, un système de congés et de présence assurera la conformité de vos employés. Maintenant, il y a tellement de systèmes de congés et de présence disponible, vous pouvez facilement rester coincé en essayant de trouver la meilleure option. Voici trois solutions fiables de congés et de présence que vous devriez envisager.
3 façons fiables de suivre les congés ou la présence des employés sur le terrain
1. Kroonos Workforce Ready Time Keeping
Si vous avez besoin d’une solution qui automatise entièrement les informations sur les congés et les présences de vos employés, alors Kroonos Workforce Ready Time Keeping est une bonne option à considérer. Une solution basée sur le cloud, Workforce Ready fournit un arrangement où vos employés peuvent pointer à l’arrivée et au départ via des appareils mobiles, des ordinateurs et des pointeuses. Il peut également gérer une variété de types d’employés, y compris ceux qui sont horaires, salariés et contractuels.
Kroonos Workforce Ready Time Keeping dispose d’une fonction GPS qui suit les emplacements des employés mobiles chaque fois qu’ils pointent à l’arrivée ou au départ. Il donne également aux employés la possibilité de vérifier leurs horaires de travail, d’examiner les accumulations d’avantages et de demander des congés. Si vous souhaitez tirer le meilleur parti du logiciel Kroonos Time Keeping, intégrez-le aux solutions de ressources humaines, de paie et de fiscalité. Tous ces éléments sont disponibles sous forme d’applications complémentaires également développées par Kroonos.
b. Tsheets
Tsheets sert également de système de suivi et de gestion des employés. Il permet aux employés de pointer à l’arrivée et au départ à l’aide de leur ordinateur de bureau ou portable, ainsi que de leurs appareils mobiles. Et comme Kroonos Time Keeping, il propose également une option GPS qui vous permet de savoir où vos employés commencent et terminent leur journée. Et en plus de pointer à l’entrée et à la sortie, vos employés peuvent utiliser Tsheets pour allouer manuellement du temps à des champs, des tâches ou des projets personnalisés.
Tsheets vous permet également de gérer les congés, les congés de maladie et les jours fériés de vos employés. Les alertes d’heures supplémentaires, les approbations de feuilles de temps et la possibilité de savoir quels employés travaillent à un moment donné sont des fonctionnalités supplémentaires fournies avec Tsheets.
c. TimeForce II pour les petites entreprises
Un autre système basé sur le cloud, TimeForce II est conçu pour vous aider à collecter et organiser facilement et avec précision les données de temps des employés. Il garde une trace du temps de travail de vos employés ainsi que de leurs congés payés, heures supplémentaires et autres enregistrements de temps et de présence.
Avec TimeForce II, vos employés peuvent pointer à l’arrivée et au départ à l’aide d’un navigateur Web ou d’une simple carte de pointage. Et étant un système basé sur le cloud, il est toujours facilement accessible pour vous et vos employés, et il ne nécessite aucune maintenance informatique.
TimeForce II offre un large éventail de fonctionnalités supplémentaires, telles que les notifications de demande de congé, les notes de refus de congé, les notifications d’erreur de carte de pointage et les options de sécurité basées sur les rôles qui contrôlent la partie du système que chaque employé peut voir ou accéder . Le système propose également une application mobile qui permet aux employés de pointer à l’arrivée et au départ à l’aide de leur smartphone.
Comme indiqué précédemment, il existe plus que des systèmes de suivi des congés et des présences dénombrables à votre disposition. Mais nous décidons de nous arrêter sur ces trois-là car ils sont complets avec tout ce dont vous avez besoin pour un suivi et une gestion efficaces des employés.
Donc, si vous avez toujours pensé que vous pouvez gérer l’ensemble du processus manuellement, vous devriez maintenant être convaincu que vous pouvez y parvenir sans l’aide de ces systèmes.