Votre équipe commerciale a-t-elle des performances inférieures à la moyenne en matière de service client et de livraison ? Si OUI, voici plus de 10 façons sûres d’augmenter la productivité et l’efficacité de votre entreprise.
Des sondages ont montré que 80 à 90 pourcent des gens passent moins de 50 pourcent de leur temps de travail à des choses qu’ils considèrent comme leurs principaux objectifs. C’est une statistique assez incroyable quand on prend le temps d’y réfléchir.
Cela montre que la plupart des gens sont passifs dans la façon dont ils abordent la semaine de travail. Ils répondent aux e-mails, aux téléphones, aux réunions et aux objectifs d’autres personnes et ils rentrent chez eux avec l’impression d’avoir travaillé si dur, mais en réalité, ils n’ont pas accompli grand-chose.
La demande et le besoin d’une plus grande productivité ont augmenté en raison des progrès technologiques, des attentes des clients et de la mondialisation. Une entreprise dans un pays du monde doit désormais concurrencer d’autres entreprises dans différentes parties du monde dont elles ne connaissent peut-être même pas l’existence.
Pourquoi travailler sur l’augmentation de votre productivité et de votre efficacité ?
La productivité et l’efficacité sont toutes deux très importantes pour construire une éthique de travail fantastique. Dans un sens générique, la productivité fait référence à la façon dont une organisation convertit les intrants tels que le travail, les matériaux, les machines, le capital en biens et services qui satisferont un besoin.
De nos jours, une productivité accrue signifie travailler plus intelligemment. L’efficience tend vers la comparaison entre ce qui est produit et ce qui peut être produit avec la même quantité de ressources. En d’autres termes, l’efficacité essaie d’examiner à quel point une entreprise est bien et exempte de déchets.
Augmenter votre productivité et votre efficacité au travail n’est pas vraiment un processus difficile, mais cela nécessite quand même qu’un individu soit plus conscient de la façon dont il gère les ressources à sa disposition. Voici quelques stratégies efficaces qui vous aideront à augmenter la productivité et l’efficacité de votre personnel au travail.
12 façons sûres d’augmenter la productivité et l’efficacité de votre entreprise
1. Compétences organisationnelles
Décidez d’améliorer vos compétences organisationnelles et utilisez un système de remplissage à la maison, au travail ou sur votre ordinateur. Jusqu’à 30 pourcent du temps de travail est consacré à la recherche d’articles égarés.
Ce sont des choses qui sont perdues parce qu’elles n’ont pas été classées correctement en premier lieu. Passer un temps précieux à rechercher des informations ou des documents égarés en raison d’un système de classement imprudent ou inexistant peut être assez frustrant.
Le meilleur et le plus simple de tous les systèmes de classement est un système de classement alphabétique. Parallèlement à cela, il est conseillé d’avoir un enregistrement de tous vos fichiers en un seul endroit, comme sur votre bureau. Cette liste principale devrait vous donner le titre de chaque fichier et devrait vous indiquer où se trouve le fichier.
2. Automatisez autant de tâches que possible
Chaque fois qu’il est possible d’automatiser une tâche, assurez-vous de le faire. En effet, dans l’environnement concurrentiel d’aujourd’hui, l’automatisation de votre entreprise est une nécessité et non un luxe.
En automatisant les tâches monotones, vous pourrez gagner du temps et vous concentrer sur des tâches plus importantes qui nécessitent une réflexion analytique et une touche humaine. Même si la mise en œuvre de l’automatisation sur le lieu de travail peut être assez coûteuse au début, mais à plus long terme, elle s’avérera beaucoup moins chère en réduisant les coûts et en augmentant l’efficacité de l’entreprise.
3. Interagissez davantage en face à face
Tout en examinant l’envoi d’un e-mail ou d’un message de discussion à un collègue comme méthode pour obtenir des réponses et résoudre des problèmes à première vue, cela peut sembler être un moyen efficace d’obtenir les réponses que vous recherchez ; mais souvent cependant, cela peut avoir l’effet inverse. C’est parce que l’envoi de messages ultérieurs peut même prendre plus de temps que de les rencontrer en face à face.
Bien que les e-mails et les chats soient très utiles sur le lieu de travail, vous devez être à l’aise pour vous assurer que vous communiquez avec vos collègues en face à face. Cela permettra à l’entreprise de fonctionner efficacement, car un problème qui pourrait être résolu en cinq minutes de discussion en face à face ne finira pas par être un fil de discussion de 20 messages.
4. Prime time
Vous pouvez augmenter votre productivité en tenant compte de votre prime time. Avec le prime time, vous organiserez votre vie de manière à faire un travail créatif pendant votre prime time interne. Votre prime time interne est le moment de la journée où vous êtes le plus alerte et productif. Pour la plupart des gens, ce moment de la plus haute performance est le matin lorsqu’ils ont passé une bonne nuit de sommeil.
Pour d’autres, c’est le soir ou la nuit. Il est important de savoir quand est votre prime time afin de planifier vos projets les plus importants en conséquence pour augmenter votre productivité. Vous devez également être conscient de ce que l’on appelle les heures de grande écoute externes. C’est le moment de la journée où vos clients et clients sont les plus disponibles. Les gens devraient penser à structurer leur journée pour leurs heures de grande écoute externes et internes.
5. Productivité du transport aérien
Un domaine important où les compétences organisationnelles sont vitales est le transport aérien. Si vous êtes dans une entreprise qui nécessite de voyager de temps en temps, vous devez utiliser ce temps pour être très productif.
En raison de l’environnement de travail ininterrompu qu’une compagnie aérienne peut fournir, cela peut en faire un environnement de travail encore plus efficace qu’un bureau. Si vous planifiez à l’avance et organisez votre travail avant de partir pour l’aéroport, vous pouvez augmenter votre productivité en accomplissant beaucoup de travail lorsque vous êtes dans les airs.
6. Gérez votre temps efficacement
Le temps est une ressource tout à fait unique, dans la mesure où il ne peut pas être stocké et une fois perdu, il ne peut pas être remplacé. Afin de faire plus de choses de manière efficace et efficiente, il va sans dire que de bonnes compétences en gestion du temps sont essentielles.
Pour élaborer une stratégie de gestion du temps efficace qui fonctionne pour vous, vous devrez vous connaître. Vous devrez également avoir une bonne maîtrise de l’autodiscipline et de la méthode d’organisation qui vous convient le mieux.
7. Préparez-vous à l’avance
Se préparer à l’avance est toujours essentiel si vous souhaitez gérer et maximiser votre temps. Préparez votre liste de travail pour le lendemain le soir ou la veille. La dernière chose que vous devriez faire à la fin de la fin est de définir le jour qui est sur le point de venir. Le meilleur exercice est de planifier toute votre journée du lendemain comme la dernière chose que vous faites avant de rentrer du travail.
Lorsque vous planifiez votre journée la veille, votre subconscient se mettra au travail sur les plans et les objectifs pendant que vous dormez. Très souvent, vous vous réveillez le matin avec des idées et des idées qui s’appliquent au travail de la journée.
L’un des principaux avantages de préparer votre liste quotidienne la veille est qu’elle vous aidera à mieux dormir. L’une des causes des nuits blanches est que les gens restent éveillés en essayant de ne pas oublier toutes les choses qu’ils doivent faire le lendemain.
Mais une fois que vous avez écrit tout ce que vous avez sur la liste, cela vous éclaircit l’esprit et vous permet de dormir profondément. Cela vous aidera à augmenter votre productivité tout au long de la journée de travail suivante, car vous serez plus détendu et rafraîchi.
8. Planifiez votre temps
La planification de votre temps réduit le stress. Le sable libère de l’énergie. Le simple fait d’utiliser vos compétences organisationnelles pour planifier votre journée, votre semaine ou votre mois vous donnera un plus grand sentiment de contrôle et vous rendra ainsi plus productif tout au long de la journée. Planifier votre journée à l’avance contribue également à augmenter votre estime de soi et améliore le sentiment de pouvoir personnel.
9. Commencez tôt
Plus vous passez de temps à planifier, plus vous serez organisé dans tous les domaines de votre vie. Beaucoup de gens qui réussissent se présentent à 5h00 ou 5h30 du matin afin qu’ils puissent avoir suffisamment de temps pour penser et planifier le jour à venir.
De ce fait, ils sont toujours plus efficaces que ceux qui dorment jusqu’au dernier moment possible. Quelques minutes de réflexion silencieuse avant de commencer toute entreprise peuvent vous faire gagner de nombreuses heures dans l’exécution de la tâche. Lorsque vous vous levez tôt, planifiez votre journée à l’avance, vous avez tendance à être plus calme, lucide et créatif tout au long de la journée.
10. Limiter les interruptions
L’une des raisons pour lesquelles les membres du personnel ont du mal à accomplir efficacement les tâches est due aux interruptions constantes. Plusieurs réunions, alertes par e-mail, messages contextuels et notifications de votre logiciel de gestion de projet interne, etc. ont la capacité de servir de sources majeures de distraction. En général, il faut généralement un certain temps avant qu’une personne puisse reprendre son travail efficacement après avoir été interrompue.
Une façon d’aider à atténuer le problème de la distraction constante sur le lieu de travail est de planifier plusieurs réunions le même jour au lieu de les avoir plusieurs fois et jours au cours de la semaine. Alternativement, vous pouvez également utiliser certaines applications telles que la pause de la boîte de réception pour réduire les notifications par e-mail.
11. Concentrez-vous sur une seule tâche plutôt que sur le multitâche
Même si beaucoup de gens préfèrent effectuer plusieurs tâches à la fois, cela ne signifie pas nécessairement qu’ils sont plus efficaces ou efficients dans les tâches qu’ils effectuent. De plus, le multitâche n’est pas utile, surtout si les tâches à accomplir sont importantes. Le multitâche implique de porter votre attention sur de nombreux projets, ce qui signifie que vous n’êtes pas entièrement concentré sur un seul.
Très bien, beaucoup de tâches seront commencées, mais beaucoup d’entre elles ne seront pas terminées à temps ou efficacement. Si vous voulez vraiment faire quelque chose, concentrez-vous sur toute votre concentration car cela le fera beaucoup plus rapidement et produira de meilleurs résultats. Concentrez-vous sur une seule tâche jusqu’à ce qu’elle soit terminée.
12. Respectez la procédure régulière
Si vous avez déjà un projet en cours, essayer d’accélérer le projet peut entraîner des raccourcis qui peuvent se refléter sur la qualité du produit final. Respectez le processus déjà établi qui a été testé et approuvé pour fonctionner et produire les meilleurs résultats. Prendre des raccourcis peut également entraîner l’absence d’un ingrédient ou d’un processus dans le projet, ce qui peut finir par coûter plus de temps et d’argent.
Cela ne signifie cependant pas qu’une entreprise ne doit jamais changer la façon dont les choses sont faites. Si vous devez changer la façon dont les choses ont toujours été effectuées, assurez-vous d’avoir pris le temps d’évaluer délibérément la nécessité et les implications du changement. Ne mettez pas en œuvre quelque chose de nouveau sur un coup de tête ou parce que vous êtes en retard.