Vous vous demandez quelle est la meilleure façon de rédiger une lettre de recouvrement de créances sans enfreindre la loi ? Cet exemple de lettre de récupération de service vous sera d’une aide précieuse.
Le recouvrement des dettes des débiteurs peut parfois être assez compliqué. Même si vous devez entretenir de bonnes relations avec le débiteur parce que ce sont vos clients, vous voulez quand même rester financièrement responsable et recouvrer les dettes au moment où elles sont dues.
Lorsque vous collectez des créances auprès de débiteurs défaillants, vous devez garder à l’esprit que vous avez votre réputation à protéger dans votre région. Assurez-vous que vous n’agissez d’aucune manière qui porterait une mauvaise réputation à votre entreprise, c’est-à-dire que vous ne devez pas harceler ou insulter votre débiteur car cela peut entraîner une poursuite indésirable en plus de nuire à votre réputation. Une mauvaise réputation peut grandement contribuer à tuer votre entreprise en vous faisant perdre plus de clients et de profits.
Une lettre de recouvrement de créance ou une mise en demeure est une lettre qui demande au sujet d’une dette de régler sa facture impayée, qui est en défaut, dans le délai imparti et l’informe du montant total de la dette. Un dernier avis peut être envoyé à vos débiteurs comme une dernière opportunité d’effectuer le paiement avant que vous n’engagiez une agence professionnelle de recouvrement de créances pour prendre le relais.
Une lettre de recouvrement de créance doit être rédigée de manière claire, libre de toute forme d’ambiguïté afin que le client comprenne exactement votre intention d’écrire la lettre. Les mots doivent également être fermes, afin de transmettre correctement votre message.
Une lettre standard de recouvrement de créances doit contenir les éléments suivants:
Le montant exact qui est dû
Quel service a été fourni et quand la facture aurait dû être payée
Il doit également inclure un avertissement de poursuites judiciaires et de toute agence de recouvrement qui opèrera en votre nom
Une lettre de recouvrement de créances est toujours envoyée par la poste ou par fax. Ces deux méthodes sont généralement utilisées pour que le débiteur puisse confirmer qu’il l’a effectivement reçu par écrit. Le fait que la lettre ait été envoyée et la réception confirmée signifie qu’elle peut être présentée comme preuve devant le tribunal.
Un modèle de lettre de recouvrement de créances est utilisé dans les formes suivantes:
Lettre de rappel générale : elle est également connue sous le nom de «modèle de lettre souple». Il sert de rappel initial et de rappel de suivi facultatif; les deux incluent le montant total de la facture. Cette lettre tente de mettre l’accent sur le paiement de l’encours de la dette mais ne précise pas de date précise pour le remboursement car c’est le premier rappel. Le nombre de ce type de «rappel» peut varier entre un et trois.
Voici un exemple de ce type de lettre de recouvrement de créances.
Cher (nom du débiteur),
Nous avons le regret de vous informer qu’en raison du montant de votre dette impayée de (montant total de la dette, frais supplémentaires et frais d’intérêt) envers (nom du créancier et société), à compter d’aujourd’hui, (date), nous avons porté votre affaire devant les tribunaux. Vous allez maintenant être contacté par les avocats officiels du tribunal qui vous informeront de la date de l’audience. Par conséquent, vous recevrez une assignation à comparaître au tribunal où vous pourrez présenter votre défense.
Si vous souhaitez régler le montant restant dû, n’hésitez pas à nous contacter.
Cordialement votre,
(Nom de la personne de contact, nom de l’agence de recouvrement)
2. Demande finale : elle est également connue sous le nom de «lettre avant action». Les lettres contiennent le montant total de la dette, les frais de retard (le cas échéant) et le coût des intérêts. Il met l’accent sur le fait de dire au débiteur qu’il doit rembourser la dette dans les plus brefs délais, tout en indiquant le montant total du défaut de paiement et le délai de règlement intégral de la dette, avant de procéder à des poursuites judiciaires.
Voici à quoi ressemble une telle lettre de récupération :
Cher (nom du débiteur),
Malgré nos rappels précédents, nous n’avons toujours reçu aucun paiement ni aucune réponse de votre part. Par conséquent, nous avons le regret de vous informer que si nous n’obtenons pas le paiement de (montant) intégralement avant (date limite), nous n’aurons pas d’autre alternative que d’engager des poursuites judiciaires contre vous afin de récupérer le montant de la dette pour notre client ( nom et société du créancier).
Veuillez trouver le montant total de la dette et les coûts supplémentaires ci-dessous:
Valeur du compte: (insérer le montant de la dette)
Frais de retard de paiement: (insérer le montant)
Coût des intérêts: (insérer le montant)
Total: (insérer le montant)
Si votre paiement n’est pas reçu en totalité dans les sept prochains jours à compter du (date actuelle) au (date limite), des poursuites judiciaires immédiates seront engagées.
Nous vous conseillons de traiter cette question de toute urgence et nous pensons que vous n’ignorerez pas ce dernier rappel. Pour vous éviter les inconvénients des actions en justice, nous vous suggérons de régler le montant total de la dette et des frais supplémentaires dans les plus brefs délais.
Nous sommes convaincus que les actions en justice ne seront pas nécessaires et attendons avec impatience de recevoir le paiement par retour.
Cordialement votre,
(Nom de la personne de contact, nom de l’agence de recouvrement)
Les étapes pour rédiger une lettre de recouvrement de créances ne sont pas gravées dans le marbre, cependant, vous devez vous assurer que votre lettre est ferme et convaincante (ce qui peut conduire au recouvrement réussi du montant de la dette même sans recours en justice) et légale.
Les lettres de recouvrement de créances ne doivent contenir que des déclarations juridiques. Les mots harcelants, insultants et oppressants n’ont pas leur place dans ce type de lettre, sinon vous pouvez courir le risque d’être poursuivi par le débiteur.
Debt Collection Limitations
Au niveau des États et au niveau fédéral, des lois sont mises en place dans le but de réglementer la manière dont les créances sont recouvrées. Les lois fédérales telles que la Fair Debt Collection Practice Act (FDCPA) interdit à une agence de recouvrement d’utiliser des moyens abusifs, injustes ou trompeurs pour recouvrer les dettes en souffrance des clients. Cependant, cette loi FDCPA s’applique uniquement aux agences de recouvrement et non aux créanciers.